科学技术档案的实践与体会

颜瑢

摘要：科技档案建设是一项长期、全面而又具体的工作，档案管理是进行一切消息查找的来源渠道，对工作的效率起着非常高的决定作用，意义十分重大。但是目前，我国的科学技术档案管理工作还存在着很多的问题，例如员工的素质、管理制度等等都需要提高。只有及时的发现这些问题并且尽快的加以完善，才会提高我国的档案管理水平。 本文简单描述了本人自参加档案工作以来的体会。

关键词：设计人员的支持 收集、整理 提高素质 现代化

科技档案工作，不仅是企、事业单位职能性管理工作的基础，而且为企、事业单位的基础性管理工作提供资料依据和前提条件。我院档案室是包括科情、科技在内的档案室，隶属于总公办，科技资料工作在业务上由总工程师领导，配有四名工作人员。2006年企业整顿合并以来逐步建立健全了科技档案理制度和各项设施，积极开展了利用工作，为企业提高经济效益发挥了很大作用。加强科技成果档案的管理，是促进企业现代化管理和提高企业经济效益的重要条件之一。

1 设计人员的支持，是做好科技档案工作的关键

科学技术档案工作如果没有设计生产人员的支技就是无法做好。因为设计生产人员是科技文件材料的编制人，他们最清楚地了解档案的前身—科技文件材料的来龙去脉。因此，在档案工作各个环节中取得科技人员的支持是非常重要的。我们在工作中察觉到，在科技人员中大体有两种思想：一种是认为无所谓的思想。有这种思想的人已经工作多年，或没有形成科技文件材料，或形成了但没有积累保存下来，这种人常常是对工作责任心不强，对档案工作重要性缺乏认识。我们对有这种思想的人用宣传档案工作的重要性和对其进行考绩的办法加以解决。第二种思想是对自己在设计生产中形成的科技文件材料很珍惜，习惯自己保存，不忍归档。怕文件材料归档后，要用时找不到、不方便、对有这种思想的人，最好的解决办法是用档案工作的成果去取得他们的信任。维护科、技档案的完整，就是要保证科技档案的齐全成套，不能残缺不全。具体讲完整怕性包括两个方面，一是应建立的科技档案种类、项目必须齐全，二是每个科技项目的档案材料保持成套性，这是实现科技档案完整的基础。维护科技档案的完整也就是维护科技档案的不可分散性。没有科技档案的完整性，也就没有科技档案的准确性和系统性。我院的科技档案由于两院合并、搬家等众多因素，存在“缺、散、乱”的现象。缺，即技术档案残缺不全。一些设计项目边设计、边施工，设计工期短等众多因素，导致档案缺失严重。散，即已经形成的一些技术文件散存在设计部门和技术个人手中，乱，应该归档的不归档，。由于技术档案的“缺、散、乱”，给设计生产造成了很大的损失。针对存在的“缺、散、乱”的状况，我们采取了“补、收、整”三个措施。

2 做好科技档案收集、整理工作

科技档案的收集工作包含两方面的内容：一是设计生产部门按照归档制度的要求将科技文件材料组成保管单位归档；二是科技档案部门主动收集散存在设计生产部门和个人手中应当归档的科技文件材料。科技档案部门的收集工作比较复杂，不但要按归档制度接收由设计生产部门归档的已组成保管单位的科技文件材料的整理和组成保管單位进行监督、检查和指导。首先科技档案部门要与科技业务部门密切合作，在统一的工作计划、要求和规定之下，积极完成归档工作。科技档案人员应深入设计工作第一线，了解、掌握设计、生产中所产生的科技文件材料的种类、形成过程、积累数量以及归档情况。科技档案人员要做好业务指导工作如：向设计生产部门和设计人员介绍、讲解组成保管单位的方法、要求和科技文件材料价值鉴定、确定保管期限以及保管期限以及密级划分等基本原则、方法和要求；协助设计生产部门对应归档的科技文件材料制订归档的具体进度，及时督促，按时完成归档工作；对设计生产部门组成的保管间们的内容和科技文件材料是否完整、准确、系统，对要归档的文件材料、组卷方法等进行检查和指导。其次要疏通各种渠道，抓住重要环节和关键阶段进行收集科技档案来源于设计生产部门，设计生产部门是科技档收集工作的主渠道。根据各设计部门的设计范围和工作特点，确定收集对象。针对于我们档案室来说，现只保管基建档案。抓住基建文件的可研、施工等几个阶段进行收集，符合科技档案的自然形成规律，容易保持科技档案的成套性。注重随时收集与集中收集相结合。此外还要对内和对外收集相结合，不仅要做好本单位内部的收集工作，而且还要做好对外的收集工作。例如外购航测图、区域地质图、气象资料等。

收集来的科技档案，从某种意义上说，只能是科技档案的初级阶段，科技档案人员是无法对它进行科学保管和有效利用的。只有对这些归档材料进行科学整理，及时剔除其中多余部分，补充残缺部分，揭示科技档案的内容、成分和特征，反映科技档案的形成规律和有机联系，才能实现科技档案的条理化、系统化，达到维护科技完整、准确、系统的目的。因此，科技档案的整理，是科技档案从分散到集中、零乱到系统的转化过程，是改善科技档案状态和提高科技档案质量和重要手段。科技档案是否经过整理，以及整理是否科学，都直接影响对科技档案的利用。科技档案的整理工作，必须坚持“遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，便于保管和提供利用”这一基本原则，对科技档案进行科学分类、系统排列、合理地组织保管单位。为做好科技档案的保管、鉴定、统计以及提供利用工作打下基础。

3 提高档案工作人员的素质，是做好科技档案工作的必要条件

从事任何一项工作都有一个从生疏到熟练的过程。只有从事科技档案工作的人员相对稳定，才能把工作做好。不然的话，工作人员变动频繁，原有人员还没有等到熟练就又调走了，就会使工作人员永远处于生疏状态。同是，工作人员变动了，往往工作方法也会因人而异，长此以往，对工作是不利的。院领导对档案工作人员的知识结构、素质状况和档案业务水平，都给予足够的重视。对科技档案工作人员的服务工作提出更高的要求，特别强调科技档案工作服务对象的双向性及服务效益的隐蔽性。因为科技档案工作主要为设计生产提供优质服务；反过来，科技活动又产生科技文件材料，为形成科技档案创造条件。再者，科技档案人员为科技人员提供科技信息；反过来，科技人员又将利用科技档案产生的效果反馈给科技档案人员。

4 依靠档案管理软件，用现代化手段提高科技档案管理工作的水平

档案工作现代化，是指用科学的思想、组织、方法和手段对档案工作进行有效管理，使之获得最佳工作效率、经济效益和社会效益的工作方法。它包括管理思想的现代化。管理组织方法、手段的现代化，管理人员、社会环境的现代化等。档案工作的现代化必坚持传统方法与现代化方法并存的原则，不能急功近利而否定或抛弃原有的基础，相反应当在实现档案工作现代化的过程中充分注意和利用原有的手工工作基础。档案工作的现代化还需要吸收和运用多学科的知识和技术手段，最大限度地延长档案的自然寿命。

结束语

现代科技和生产的发展导致了档案数量的急剧增加、档案利用率的不断提高，传统的手工整理、检索档案已越来越不适应现实，如何能够以较少的人力、物力更好地整理、加工档案，为利用者提供准确、快捷的服务，已经成为待解决的问题。计算机具有运算速度快、精确度高、逻辑判断能力强，存贮容量大、容易操作，能实现联网等人力所无法达到的优点，利用计算机管理档案，正是解决这一问题的最有效的途径。为此我院在2008年与铁一院同步，使用了清华紫光档案管理软件，从录入目录、打印到油印档案盒、检索到查看电子图纸，都大大提高了我院科技档案管理工作的水平。

参考文献：

[1]中国铁道建筑总公司档案管理办法 中国铁道建筑总公司档案馆

[2]科学技术档案工作经验选编 档案出版社