加强高校学生档案信息化管理

耿伟娜

（黑龙江工程学院，黑龙江哈尔滨 150080）

加强高校学生档案信息化管理

耿伟娜

（黑龙江工程学院，黑龙江哈尔滨 150080）

在高等教育信息化飞速发展的基础氛围之下，学生档案要走数字化、自动化和信息化的道路，这不但是适应高等教育创新发展的基本需要，同时也是学生档案管理跨越式发展的要求。研究分析了高校学生档案信息化过程中存在管理方面的典型性问题，提供了强化高校学生档案信息化意识，提高高校学生档案人员管理水平和信息水平，加强高校学生档案基础信息库建设等对策，为全面优化高校学生档案管理，实现工作信息化提供参考与启发。

高校学生档案；管理；信息化；基础信息库；意识；水平

1 高校学生档案管理在信息化条件下存在的典型性问题

1.1 高校学生档案管理意识亟待提升

信息条件下的高校学生档案管理与高校其他工作一样都需要规范化和科学化的管理意识作为前提，在高校学生档案管理逐步走向体系化的今天，一些高校在管理学生档案工作细节和主要环节上表现出意识不足，认知不高的实际问题。特别在高校对学生档案工作投入不足的现实背景下，高校学生档案工作难于取得更为广泛的体系和组织支持，出现高校学生档案管理难于适应高等教育、高校建设和学生发展的实际，高校学生档案管理缺乏科学性和系统性，高校学生档案管理在具体的环节产生疏漏和隐患。

1.2 高校学生档案管理水平提高较慢

高校学生档案管理水平体现在硬件、软件和体系三个主要方面，现有高校学生档案管理在这些方面存在着不同层次的不足，导致水平长期处于缓慢提升状态，甚至还导致高校学生档案管理水平的回降。在硬件方面高校现有的局域网难于适应学生档案管理的要求，不能对学生信息进行全面而高效率地收集和整理，办公资源也不能对档案管理进行倾斜，影响了高校学生档案工作的效率与灵活性。在软件方面高校从事学生档案工作和管理工作的人员出现综合素质不高，人员数量不足的问题，几乎没有具备档案管理专业背景、计算机操作素质、数据加工技能等综合能力的综合型人才，出现学生档案收集、加工、管理、利用上的问题和隐患，影响着档案应用、档案管理等上一层次需要的满足。在体系方面，很多高校在学生档案收集、检索、管理等工作上处于传统模式和现代模式交替的阶段，手工操作档案工作的现象依旧有广泛存在，单机归档的问题还非常普遍，这不但降低了高校学生档案的准确性，也降低了档案管理的效率，不能形成高校对学生学生信息、发展、成长的规范性资源，将档案管理孤立出整个高等教育大环境，造成高校和高等教育基础体系的欠缺。

1.3 高校学生档案管理基础信息库不够完善

基础信息库是高校学生档案管理的信息与数据基础，使高校学生档案管理自动化和数字化的前提，利用基础信息库高校学生档案管理可以规范档案信息的标准、内容和体系，方便通过计算机、网络达到对高校学生档案信息的深层次加工。而当前高校学生档案基础信息库存在不完善、不系统的问题，学生档案信息种类庞杂，数据完整性不足，高校各部门、各高校、社会、企业对学生档案信息难于进行及时把握和有效交流，不能适应档案管理的录入、检索、加工等深层次功能，远远满足不了学生、高校、社会、企业对档案资料的要求和需要。

2 高校加强学生档案管理的对策和建议

2.1 提高高校学生档案管理的意识

思想意识是行动的指引，加强高校学生档案管理工作的第一个落脚点要放在意识的提升上，要从思想和认识的角度正确看待高校学生档案管理工作，理解高校学生档案管理的核心价值，为改革高校学生档案管理提供意识上的基础。要结合信息化时代表现出的特点和特殊要求，将先进的学生档案管理理念置换传统高校学生档案工作思维，提高对信息化和档案管理科学化的认识，增强对系统科学和技术能力的重视程度，自我进行高校学生档案管理意识创新的时间，改变固化在高校学生档案工作中习惯思维和僵化思想，使其为高校学生档案管理工作的创新提供意识上的路径与方法。在提高高校学生档案管理意识的过程中要提高部门领导、管理人员的意识，将管理工作的核心和要点放在高校学生档案管理的关键环节之上，优化高校学生档案管理的文化和思想，实现对高校学生档案管理的全面、系统地支撑和保障。在高校学生档案管理意识提升的过程中要获得高校领导的认可，使其既能够在高校学生档案工作的物质和财力上进行倾斜，同时也能够承担创新和变革高校学生档案管理的责任与使命，建立起高校学生档案管理优良的意识基础和支撑平台。

2.2 迅速提高高校学生档案管理的水平

提高高校学生档案管理水平要力促硬件、软件和体系三个方面因素的综合提升，单存一个方面的提高不能起到整体的推进作用，而三个方面普遍的提高将会快速提升高校学生档案管理的质量和水平。在硬件方面，要力争高校学生档案工作的外部资源支持和外部环境支援，更新高校学生档案的录入设备、操作设备、加工和处理软件、计算机网络等方面的建设，组建高效而全纳性的高校学生档案管理硬件体系。在软件方面档案管理部门一方面要引进计算机人才，另一方面要加快在学生档案管理人员中的计算机知识培训，尽快使计算机文化成为每个档案管理工作者必须具备的基本职业技能。不仅要提高档案管理人员的技术水平，加强计算机人才的引进。

2.3 加快高校学生档案基础信息库建设

信息化时代无论是计算机操作，还是互联网应用都离不开基础信息库，要加快实现学生档案信息化的建设目标，加快高校学生档案管理数据库建设的步伐，必须进行学生档案基础信息库建设。基础信息库建设要结合高校学生档案工作的实际，加强信息库文件目录体系建设，形成全宗数据库的分类，建立学生档案专门目录的数据库；学生档案的数字化工作必须要建设全文信息数据库，利用数据库技术，通过对学生档案信息基础数据库进行整合，同时应根据各高校学生档案管理的特色与实际情况，使学生档案信息数据库资源不断完善。逐步提高其服务能力。另外，所有的数据库应用都是从应用程序内部产生的。相应地，几乎所有的用户与数据库之间的交互都是通过应用程序间接发生的。

［1］ 肖连勤.高校学生档案管理工作创新［J］.黑龙江教育（高教研究与评估），2010，（3）：156-157.

［2］ 康增瑞，张洪玮.信息化背景下高校学生档案管理工作的新思路［J］.科技情报开发与经济，2010，（28）：127-129.

［3］ 侯淑萍.浅析高校学生档案管理数字化［J］.山东广播电视大学学报，2010，（4）：66-69.

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1008-3383（2017）01-0193-01

2016-02-11