浅议当前水利档案的开发与利用

2017-03-01陈婷婷

黑龙江水利科技 2017年8期

关键词：档案馆水利利用

陈婷婷

(黑龙江省水利水电勘测设计研究院，哈尔滨 150080)

浅议当前水利档案的开发与利用

陈婷婷

(黑龙江省水利水电勘测设计研究院，哈尔滨 150080)

水利事业一直是支撑国家发展的基础性和保障性产业，大数据时代要求水利要适应新经济发展模式，勇于自我变革与创新，实现从工程水利向资源水利的转变，从传统水利向现代化大水利的转变。水利档案是水利活动的原始记录，亦是一个国家的基础设施建设和社会信息资源的重要组成部分，是水利建设管理的基石，是水利事业无可替代的宝贵财富。水利档案价值的实现，直接影响水利事业发展改革的每一个环节，所以做好水利档案信息资源开发利用工作，全面实现水利档案的价值，使其全面发挥功用，更好地服务于国家基础设施建设和经济社会发展，是当前水利事业发展必须面对的重大课题。

水利档案；档案管理；信息利用

1 水利档案开发利用的意义

水利发展是百年大计，水利工程从立项、审批、设计、开工建设到竣工验收，形成了大量的档案资料，在历史发展中呈现连续性的特点，而水利档案作为呈现历史原貌的资料保存，潜在的保障了这一特点，成为国家档案资源的重要组成部分。

首先研究水利档案的开发利用，积累水利建设经验，充足水利建设技术储备，水利档案也为水利建设过程提供服务，完善和提高水利档案的利用效率是水利工程实施的基础要求，是维护水利工程经济效益的重要途径。

其次对水利档案的开发与利用是对传统水利工作的突破，有利于水利档案事业紧跟信息时代步伐，与时俱进向前发展。

2 当前水利档案开发与利用存在的问题

建国初期，国家已对档案福安网建设提出明确的方向和要求，经过半个世纪的积累，如今已形成相当规模。目前，全国共有档案馆4000多个，包括国家专门档案馆、部门档案馆、企事业档案馆等多级别的档案馆。水利部门也在各省市、地区建有各级各类档案馆，在全国初步形成了一个综合性、专业性的水利档案馆网体系。然而，目前我国水利档案在开发与利用方面仍然存在诸多问题和不足，不仅成为当下水利工程建设的掣肘因素，更严重阻碍了水利事业的可持续发展。

2.1 水利档案部门管理体制的问题

1)馆际关系不协调。由于地域、技术、经费等条件的制约，馆际间各自为战，虽然偶有培训，却没有形成一个有效的档案信息交流系统平台，培训时间短、问题交流少、信息缺乏互通等等问题，严重影响馆际业务的开展。

2)机构设置不健全。《档案法》第十三条规定：各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。但实际情况是：许多单位未按照规定配备专门的档案管理人员，部分水利档案室硬件设施缺乏，档案堆积摆放，“六防”措施不到位，档案室杂乱无序，还有一部分水利档案为图方便在各处室自行保管，没有集中归档专人专管，造成利用时无从查询。

2.2 水利档案管理不规范

1)水利档案信息建设不完善。许多水利应用技术软件如水质监测系统、水资源管理系统等不能同步进行，水利档案管理工作相对不健全，缺乏统一的管理模式，对于电子档案概念的建立是比较模糊的，仍然着重强调纸质档案，这使得整个档案信息建设处在一个失衡的状态。另外，水利档案的储存与信息不够集中、基础工作不扎实。水利档案平时无人管理，用时到处翻找的状况严重，无法进行系统的编研工作，尤其是一些重要技术资料可能流失在个人手中，使用时查无下落，技术档案资料的完整性遭到破坏、无法实现水利档案的积累和水利工作效率的提高，严重制约了水利档案的开发与利用。

2)馆藏管理不到位。在馆藏工作中存在3方面问题：①库藏结构不合理，偏宏观的、反映一般性工作较多，而微观的、专业性的档案太少；反映上级机关活动、指示性、方针政策性的档案多，反映下级机关单位活动的档案偏少；纸质档案偏多，其他载体的档案偏少，不利于档案的长期保存；②库藏档案文件亟待优化，文件重复保存情况偏多，保存价值低或已经失去保存价值的，或经鉴定需要销毁的文件仍存在；③档案收集不全，许多重要水利档案资料没有及时完整归档，造成了档案的缺失，严重破坏了档案资料的完整性和系统性。

2.3 传统的水利档案开发管理问题依旧存在

当前水利档案开发利用，主体轨迹是向着数字化、高效化的方向发展，然而目前我国水利档案开发传统管理模式依旧比较普遍，其中存在的问题也比较明显，主要是3个方面的问题：

1)认知观念不正确，重视程度不够。一提到水利，大家想到的就是防洪治洪、农田基建等工程建设，而对于作为水利建设资料基础依据的水利档案认知观念不正确，甚至认为没有必要成立专门的档案室，只需要各处室进行存储即可，这样节约时间便于之后的查询。然而实际问题是各处室有专门的工作，若将档案归于自己部门，长年积累必然会造成原件的丢失或损毁，而且难以追究责任。另外，工程设计人员和监理人员往往只专注于工程进度和质量，没有将档案工作当一回事，工作通常比较随意，这些都间接影响了档案管理人员的技术水平，使之怠于档案整理、创新，档案工作发展滞后，很难上升到一个新高度。

2)服务方式单一，利用效率较低。水利档案的服务方式一直以“你来我查”的馆内服务为主，信息的提供也以内部为主，虽然编目检索等基础工作做得不少，但却没有与利用有机结合，功能性较差，使用范围小。大家对水利档案馆内资源了解的少，查询资料与档案储存信息内容不对等，很多时候工作中遇到具体问题才临时抱佛脚，很难找到自己需要的文档资料，这也是水利档案利用效率低，没有充分发挥作用的重要原因之一。另外，在编研工作上没有突出地位，档案部门的信息仍存在分散储存、缺少系统整理等问题。

3 完善水利档案开发与利用的对策

3.1 推动水利档案管理体制规范化

实现水利档案管理体制的规范化，首要问题是树立水利档案管理工作目标，使整个系统的每个单元明晰自己的职责，即建立目标责任制，确立水利档案事业的总体目标和近期目标，各省、市、地、县所属的档案部门确定具体目标。在总目标的指导下，各水利部门的具体目标通过制定具体计划进行落实，最后落实到水利档案工作人员。

3.2 推动水利档案管理科学化

科学化管理是信息化时代对于水利档案管理的必然要求，我们可以建立数据库进行档案文件信息录入、档案目录动态检索、借阅情况统计、馆藏资源更新等等，更要实现与其它部门联网，及时更新并方便查阅。从目前我国水利档案的利用情况看，我们对计算机的有效利用还只是简单录入与查询，没有发挥计算机网络的更多功能作用，无形中也是对软件设备的一种浪费。要推动水利档案管理科学化，实现水利档案的自动化管理，必须将水利档案管理与信息技术深度结合。

其次丰富水利档案馆藏资源，具体来说，一方面要保证水利档案量足质优。水利档案收藏的丰富性取决于其数量与质量，拥有足够数量的档案资料是档案为机关工作服务的保证。档案馆是能够将档案长久保存，并有充分空间有效利用档案的基地，如果仅仅只是在数量上进行扩充，并不能确保档案的准确性，因此把握质与量之间的协调发展，是丰富档案资源的首要工作。另一方面水利档案可以按梯级结构收集，《水利档案工作规定》第八条明确指出：各流域机构应建立档案馆，负责本流域应进馆档案资料的收集管理和提供利用工作。例如国家党政有关的重要决策，可能对本单位有长远影响的永久、长期档案都纳入档案馆内；重大水利工程建设及其他重要水利活动；机关、团体组织与当地各项社会活动有关的重要档案纳入档案馆内；地方、县级对本单位影响较小的可以只将永久的档案纳入馆内，至于如何把握梯度，则要求了解档案的形成环境、背景，在收集工作中坚持内容全面重点突出的原则，保证档案收集的全面准确。

3.3 推动水利档案管理现代化

1)实现管理思想现代化。只有树立了先进的管理思想，才能为之后组织结构与行为、方法和手段的优化打下坚实的基础。在当前的水利档案管理中，我们必须转变观念，顺应时代发展，提高档案相关人员的档案意识，深刻认识到档案管理的成效要从社会效益、经济效益等多方面进行综合考量，而不能仅仅强调某一方面。

2)增加资金投入。以往水利的资金主要用于建设项目，投资于档案软件系统方面的很少。没有相应的资金投入使得各应用系统标准不一、开发滞后、数据不全等问题凸显，而系统间的互通互联也有一定的困难。加强水利档案学科教育培训投资，不应按照当前的得失来判断，应以发展的眼光看到水利档案蕴藏的价值和对未来经济社会发展将会起到的巨大作用。水利档案与多个基础性学科都有深刻联系，这些专业都是国家发展的经济支柱，创造的经济和文化效益无法估量。将档案学与各专业学科综合运用，可以避免走弯路、进误区，加强对水利档案工作人员的培训，提高领导信息化知识能力，培养理念先进、技能精通的复合型人才，实现信息资源共享，才能提高档案信息资源的利用率。

3)应用现代技术开发利用水利档案。可充分利用网络覆盖面广、信息量大的优势，将馆藏概况、档案管理情况等信息放到互联网上。除此之外，缩微技术的发展为水利档案的保存提供了很大便利。档案室可以利用缩微设备将收藏的重要档案的影像摄入缩微胶卷，近年来，缩微技术和网络技术的进步，将水利档案缩微胶卷和计算机相结合，使得档案的存贮、检索、还原复制等操作更加方便。以缩微胶卷代替原件提供利用，减少原件的磨损，增加了原件的保存寿命。

4)推动水利档案管理的互动化。水利档案的开发与利用要在新媒体时代立足并发展，获得更加长久的生命力，必须主动探索、积极互动，不断深化水利档案与经济社会和百姓生活的联系，实施“动起来、走出去”战略。一要建立完善更具人文特色的水利档案网站。凸显档案的文化魅力，更要突出水利档案的个体风格。二要充分利用新媒体实现有效互动。增加富有亲和力的内容，拉近水利档案和市民群众的距离，通过门户网站扩大文化宣传，多开展线上档案文化服务。三要依据需求提供更多智能化个性化服务。主动收集用户反馈，依据公众需求提供个性化服务。