浅析高校办公自动化系统现状及应用价值

钱多

摘 要：办公自动化是高校自身建设、改革和发展的必然要求，是提高高校行政管理水平和行政效率的重要途径和方式，办公自动化能创造快速便捷的工作环境，为学校各部门的工作提高效率。尽管目前信息技术和网络技术高速发展，但当前中国高校使用办公自动化系统的层次存在差异，发展应用水平一般，有提升与改善空间。

关键词：高校办公自动化 现状 应用价值

中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）10（a）-0013-02

办公自动化是20世纪70年代提出，90年代后进入快速发展阶段。办公自动化快速方便的办事效率越来越受到人们的重视，无论在内涵方面还是外延方面都得到不断扩大，对于办公自动化（简称OA系统）目前尚未形成相对严格统一的定义，通常可以理解为以电子计算机、信息通讯为主要技术支撑，通过人机信息互动系统，提高综合业务管理水平的一种新型的办公形式。

21世纪是信息化的时代，在信息技术快速发展和日趋发达的条件下，教育的管理方式也发生了变化，尤其是高等教育管理模式很大程度上受其影响。近几年，随着各大高校内部网络的建立，办公自动化在很多高校逐步发展建设起来，计算机在高校各个部门和院系普及率已很高，不少高校几乎人手一台电脑，行政人员和教师在工作中每天都使用计算机连接互联网处理自己的工作，同时很多学校校园网的使用不断成熟，也为实现学校办公自动化打下坚实的基础。高等学校作为新技术的开发地，做好教学、科研工作，提高服务社会质量和水平，有必要依靠办公自动化的技术，加快对新知识的传播与应用。同时，由于高等学校组织机构众多，牵涉的部门多，在事务处理方面手工办公方式已渐渐不能满足日益增长的办公业务量。因此，改变思想，转变传统的纸质办公方式，将各类办公业务的处理、流转、管理过程采用办公自动化是大势所趋。

1 高校办公自动化发展的现状

1.1 部门之间使用水平存在差异

不少高校内部机构很早就引进了计算机辅助系统来协助本部门的管理工作，有些部门已建设了一套完善的信息管理系统，如财务管理系统、学生管理系统、教务管理系统等。但还有一些部门仍然不太重视办公自动化的发展，一直使用原始的纸质方式，互联网的优势没有得到充分发挥，信息资源无法共享。教师之间的计算机应用水平也差异不小，年龄大些的教师有的只会打打字、简单编辑下常规软件，对计算机的应用仍然停留在前互联网时代，严重浪费网络资源。

1.2 行政部门推出的工作业务量偏少

高校行政管理工作类别繁多，以办公室工作为例，每天的工作量很大，很多高校目前推进的工作业务主要还是放在高校网页首页诸如发布通知、新闻公告、下载表格等简单内容，真正意义上的业务办公还没有在网上开通，依然采用以手工为主的办事方式。尤其是办公室秘书科发文审批、收文流转等工作仍是以纸质形式在各部门和办公室间流动，没有实现真正意义上的办公自动化。

1.3 各院系职能部门信息不互通

很多高校的职能部门处理事务都有自己的一套系统，没有整体统筹考虑，缺少学院层次上的整体性规划。为了提高本部门的办公效率，各自为阵安装了适合本部门工作流程和特点的办公软件，尽管在一定程度上提高了本部门的工作效率，但缺少部门之间的信息互通，无法共享数据库信息，各部门的办公软件之间没有互通的桥梁，如教务处和学工处经常就出现同一个关于学生数据，系统显示不一致的情况，从长远方面不利于高校整体办公效率的提高。

1.4 人员思想保守不善于接受新技术

很多高校推行办公自动化最大的困难不是没有经费资金的问题，而是教师思想观念没有及时转变的问题。不少教师对办公自动化的本质作用一知半解，简单的将办公自动化理解为只是一个互联网技术在办公中的应用，完全忽略了其决策效能的作用。同时，很多部门管理人员习惯于传统纸质的办公方式，汇报工作还是面对面为主，思想保守，墨守成规。这些固化思维严重影响了办公自动化在高校办公系统中的普及率，导致了办公自动化在高校的推广还需进一步加强。

1.5 重硬件轻软件问题突出

只重视硬件的建设，忽视软件资源的建设是很多高校普遍存在的问题。一味追求硬件条件的领先，却忽视了最重要的适合本校数据资源库管理开发和升级应用的软件系统，不少高校不愿把大量资金投在软件上，而相反选择一些价格比较便宜、功能不是很完善的不太适合本校实际的办公软件，造成当前各高校有好的硬件设施但软件跟不上的情况。

2 高校办公自动化的应用价值

高校通过使用办公自动化系统不但可以提高职能部门的办公效率，还可以加强办公的管理机制，办公自动化的应用价值在高校中得到充分体现。

2.1 实现了远程开放式办公

随着我国高校规模的扩大，扩招后学生人数的激增，不少高校形成了多个校区的格局，同时高校领导经常出差，不能及时回来亲自办理事务，不能对上级文件作出重要批示，种种情况给高校的办公自动化应用提出更高的要求。互联网技术的发展，尤其是与之相配套的办公自动化手机APP软件的进一步拓展，使高校办公自动化的层次类型得到相应提升，办公室工作的虚拟化使高校办公自动化的办公区域得到扩展，学校领导以及办公室人员不管身处家中或者在外地出差，随时都可以通过计算机或者手机进行远程办公，进而几何倍数地提高办公效率。

2.2 有助于领导科学决策

学校通过大数据分析可使办公自动化走向智能化的分析决策层类型，办公室自动化就能够实施管理和信息数据的有效衔接，挖掘看不见的一些内容、揭示其价值和意义，使之通过数据分析为高校领导提供较为科学的决策与治理学校的参考意见，并且高校领导还可依据分析出的有效信息进行進一步的分析研究，从而得出更加科学的作出判断，使学校各项问题的解决具有一定的前瞻性。

2.3 有利于师生之间的学习

高校是知识传播、获取和更新的重要场所，高校的教师主要的工作就是教学和科研，而学生最根本的任务就是学习知识。当教学管理越来越多地融入到高校办公自动化系统中时，其应用价值又进一步得到提升。办公自动化系统可以给教师和学生提供一个智能化的学习平台，将知识贯穿到不同的教学环节中，同时教师和学生通过这个平台可以进行有效地互动，学习更加灵活方便，提高了学生的学习效率和教师的授课效果。

办公自动化系统作为数字化校园的重要组成部分之一，目前推广使用尽管有一些困难，使用现状不尽如人意，但随着时代的发展、人们思维的转变、人员业务水平的提高，办公室自动化系统会为学校全面建设智慧校园、信息化校园打下坚实的基础。

参考文献

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