浅析高校科研档案存在问题及对策

王建宇

随着我国科教兴国战略的大力实施，高校科研工作的不断深化，科研活动形成的原始记录——科研档案的管理在高校档案工作中也显得尤为重要。如何搞好高校科研档案管理工作，创新科研档案管理模式是高校档案部门亟待解决的问题。

一、高校科研档案管理存在的问题

1.档案意识淡薄，科研档案管理不到位。

目前，高校科研部门主要致力于科研项目的申报、研究、成果的开发而忽视了对科研档案的收集整理，更没有将科研档案工作纳入日常科研管理中，造成了科研档案管理游离于科研工作之外。而承接科研项目的科研人员档案意识淡薄，甚至将科研材料视为个人私有财产，私自将一部分科研档案截留，占为己有，从而造成了科研档案原始材料的流失。另一方面，科研档案工作人员档案专业知识不强，缺乏对科研档案文件材料的归档范围和归档方法的了解和把握，兼之高校档案部门人员又往往跟科研部门沟通接触少，对科研档案的情况不甚了了，从而形成了科研档案工作管理上的盲区和混乱现象。

2.重保管轻利用，科研档案的价值没有得到充分发挥。

科研档案工作的终极目的就是尽可能的开发利用其信息资源的潜在价值。但多年来，科研档案管理多重保管而轻利用，高校档案部门只重视科研档案的保管和一些最简单、最基本的工作查考，而忽视了对科研档案信息资源深层次的编研和开发，导致了科研档案的潜在价值仍“待字闺中”，没有能够得到充分的利用和挖掘。

3.缺乏形之有效的科研档案管理制度。

高校档案部门虽建有高校档案管理制度，但缺乏围绕科研档案的特点而特别为科研档案量身订制的档案管理制度，因而在科研档案工作开展过程中，很多问题就显现出来：科研档案材料收集范围不明确、科研档案上交材料的质量、整理要求等都缺乏系统详细的规定以及制度的约束等。制度的缺失是科研档案管理不力的根本所在，极大地影响了科研档案管理的质量与效率。

4.高校科研档案现代化管理水平较低。

当前高校科研档案多以纸质案卷为主，即使建立了科研档案管理系统，也仅仅实现了档案目录级的检索，这给科研档案的查找利用带来了不便。另一方面，科研管理部门建立的科研管理系统与档案管理系统各自独立，互不兼容，导致了科研项目形成的数字信息无法转入档案管理系统中……这些都极大的不利于档案信息资源的共享和利用。

二、加强高校科研档案管理的对策

1.更新观念，强化科研人员档案意识

科研人员既是科研档案形成者又是科研档案的最终受益者，因此对他们进行档案知识的宣贯教育显得尤为重要。既要向他们宣传档案的相关法律法规，告之及时将科研档案归档是每个人应尽的义务。同时又要向他们普及科研档案的归档的意义和作用。通过一系列的宣贯，使他们认识到科研档案工作不是学校摊派的工作，而且，更重要的一点是，科研档案能为自己今后科学研究、职称评定等提供最有力的、最原始的凭证，是一件体现自我价值、与己有利的事情，促使其变被动为主动，主动积极、全心全意地做好科研档案的收集、整理工作。

2.加强制度建设，促使科研档案管理有章可循

一是建立高校科研档案的统一管理制度，对科研档案实行集中统一管理和开发利用，为科学地管理科研档案，确保高校科研档案的完整、系统以及有效利用高校科研档案信息资源等方面提供管理体制保障。二是实行科研档案“三纳入”制度：科研档案纳入科研管理工作制度，纳入科研工作计划、纳入科研人员的工作职责范围，进一步明确科研档案相关部门和人员的工作职责。三是科学地划定科研文件材料归档的范围和整理的要求，为科研档案资源的收集的齐全性、完整性提供制度保障。四是施行科研项目负责人立卷归档负责制。科研项目负责人作为科研文件材料的形成人，可以“近水楼台先得月”地获得科研档案的第一手材料，由其负责科研档案的收集、整理，更加合理、更具可操作性。同时，也能体现出他们归档的主动权。最后，建立科研档案利用与利用权限制度。明确科研人员享有优先利用科研档案的权力，其他人员需要查阅时，必须履行主管领导批准、项目负责人审核的档案利用手续，从而保护了科研档案资源的安全性和保密性。

3.建立科研档案全程控制和档案利用反馈机制，持续改进科研档案工作质量。

一是建立高校科研与建档工作“四同步”管理模式。四同步是指：下达计划任务与科研文件材料归档同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成的情况同步；验收、鉴定科研成果与验收鉴定科研档案材料同步；上報登记和评审奖励科研成果与档案部门检查科研档案归档情况同步。与此同时，高校档案部门应提前介入、超前控制、全程监督，以确保科研档案整理的齐全完整、准确可靠。二是建立档案利用反馈机制。所谓档案利用反馈机制，就是采取各种有效的措施，主动、及时地收集科研人员对科研档案利用的需求的一种管理机制。它包括档案检索工具是否方便快捷，档案服务方式是否有效、是否能为利用者所接受，档案的各项制度是否有力、可行，档案人员服务态度和业务工作是否有待改进加强的地方等等。根据这些具体信息的反馈，有的放矢地采取相应的改进措施，通过“科研档案利用——科研档案利用信息反馈——改进科研档案工作”，这一过程的持续改进，促使科研档案工作质量不断提高，从而使科研档案工作形成一个不断提高、自我完善的良性循环。

4.加强相关人员的培训及奖惩，推动科研档案工作规范化。

一是加强培训。加强对科研人员有关档案理论知识、技能的培训，使他们了解和掌握科研档案归档的范围和整理装订的要求，提高科研人员的档案专业素质，从根源上确保了科研档案归档整理的质量。二是加强对科研人员归档情况的考核，明确奖惩制度。对科研档案搞得好的科研人员要给予表扬和奖励；对科研档案管理混乱的科研人员要求其限期改正，否则科研项目不予结题等惩处，并将奖惩记入科研管理中去。只有奖惩分明，才以充分调动科研人员归档工作的积极性，切实推动科研档案管理规范化、标准化。

5.促进科研档案管理信息化，方便科研档案的利用。

首先，借助现代信息技术和网络技术，建立网络化的科研档案信息检索系统，建立科研档案目录数据库，提高科研档案的查找效率。其次，建立数据化科研档案信息资源库。一是将库存各种载体的科研档案进行数字化处理，并将数据迁移到档案信息检索系统中，实现科研档案材料的全文检索以及网络化。二是做好科研档案信息系统与科研管理系统的对接，使得科研管理系统中生成的文件、数据能直接转入档案管理系统中，从而避免了录入工作的重复和人力的浪费。通过网络化科研档案系统的建立、档案的数字化，最终实现高校科研档案管理技术的创新，方便科研档案的利用，实现科研档案信息的网络共享，拓展科研档案信息服务渠道。

6.开展科研档案的编研，实现科研档案价值。

科研档案学术性、技术性的特性，决定了对科研档案信息资源进行合理的开发利用是非常必要的。高校档案部门应有目的、有针对、有计划地对科研档案信息进行提炼加工，比如就某一利用率较高的专题进行系统的、较深层次地加工，在不违背知识产权的前提下，用新的体系、新的语言汇编成相对系统、集中的信息资源，供科研工作部门或人员参考，同时也避免了不必要的重复研究。此外，高校档案部门还可以利用学校的档案网站，建立高校科研成果信息发布平台，并实现高校科研成果信息与国家、地方科研信息平台的链接、资源共享，为科研成果转化现实生产力“牵线搭桥”。通过这一系列的举措，可以最大化地开发科研档案信息资源，充分挖掘其潜在的价值，提供有效更深层次的服务，同时也充分发挥科研档案文化传递功能。

综上所述，高校科技工作的迅猛发展，对高校科研档案管理工作既是挑战也是机遇，因此，高校档案部门应审时度势，进一步转变观念，改变工作模式，创新服务机制，切实提高科研档案管理与服务水平，从而为高校科研工作发挥更大的作用。

（作者单位： 南通航运职业技术学院）