信息化环境下企业图书情报档案信息资源整合研究

缪瑞生

一、引言

当今社会已发展到信息化时代，移动互联网无孔不入，已經渗透到生活的方方面面。企业的发展不再仅仅依靠资金，能源，人力等方面的投入，而往往更多的依靠信息资源的合理开发与应用。在这样的情况下，图书、情报、档案作为信息资源的重要构成部分，就自然具有着独特的价值和非凡的意义。就三者任何一个而言，都不能满足当今企业对信息的综合化，便捷化利用的需求。因此，只有通过对三者的信息资源整合，消除传统模式中三者各自为政的弊端，才能使企业图书、情报、档案中所蕴含的信息最大化的利用，最精准的为企业决策提供支持。

二、国内外对图书、情报、档案信息资源整合的研究概述

早在二十世纪五六十年代，国外就开始对图书、情报、档案的信息整合开始了研究。1967年，联合国科教文组织就将“图书馆组及书目，情报工作与科学名词委员会”更名为“情报工作，图书馆与档案部”。1974年9月，该组织在巴黎召开了全面规划国家文献、图书馆、档案馆基础结构的世界科技情报服务系统大会，提出了建立“国家情报系统”的计划。许多国家由此也启动了图书情报档案发展的各种措施。德国西门子公司，奔驰公司就是图书情报档案整合管理的杰出代表。

我国对于这方面的研究起步较晚，1978年，中国科学院召开了图书情报会议，会上赵克北同志提出了图书情报工作一体化的建议，但之后发展一直很缓慢。进入21世纪之后，随着计算机的普及与互联网的发展，图书馆、档案馆、博物馆等很多资源都被信息化、网络化，图书、情报、档案的资源整合的研究进入了快速发展时期。2010年国家设立了图书情报硕士学位，在图书、情报、档案领域掀起了一股新的学术浪潮，产生了很多有价值的理论成果。就目前情况来看，理论基础很丰富，但针对企业的图书、情报、档案信息化整合并不多，有些文章提到了企业图书、情报、档案的信息整合，但只是涉及网络信息的整合，并没有将人力、机构等整合纳入其中，对信息化环境下企业图书，情报、档案的信息整合的目标、原则叙述的不多或不全面。

三、整合的可行性分析

1. 图书、情报、档案同根同源

在古代，图书、情报、档案是没有明确区别的，有的信息可以是情报，可以是图书，也可以是档案，它们在一定条件下可以相互转化。宋代的崇文院，是宋代保存图书的官署，但里面除了图书，还有大量的档案，因此也可以是档案馆，里面还存放许多名人字画，古玩宝器，因此说是博物馆也可。只是到了现代，随着科学技术的发展，对它们的分工要求越来越细，才有了图书、情报、档案之分。正因为它们同根同源，天生就有着许多相似性，如在管理方法，服务对象上都基本相同，才为将三者整合为一体提供了基础。

2. 信息技术的发展提供了技术上的支持

近年来，信息技术迅猛发展，4G时代的开启为移动互联网注入了巨大的能量，给信息产业带来了前所未有的飞跃。过去很多用手工操作的模式都改为用计算机操作，工作效率得到大大提升，数字图书馆，网上博物馆，电子档案应运而生，很多计算机技术应用到图书情报领域，并且取得了丰硕的成果，面向网络的信息交流初步形成，为图书、情报、档案信息资源整合提供了技术支持。

3. 理论上有基础

系统论原理中贝塔朗菲有条著名的理论，整体系统的属性与功能远远大于组成整体的各个孤立个体的总和。即各个部分有机组合在一起，取长补短，扬长避短，所发挥的功能大于每个部分功能的简单相加。一加一不是等于二而是大于二。图书、情报、档案三者信息整合之后所发挥的作用大于它们独立工作。这为图书、情报、档案三者信息整合，信息共享提供了理论基础。

4. 法律上有保障

目前，我国已经形成了较为完善的信息法律体系和相关政策，《信息法》已进入一个快速发展的时期。这方面颁布的法律包括《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《互联网信息服务管理办法》、《电子出版物管理规定》等，这些法律的实施有效地处理了信息资源管理问题、信息技术及信息产业发展问题、信息安全与计算机犯罪问题、信息国际化问题等等。为信息化环境下图书、情报、档案信息资源整合提供了完善的制度保障和良好的法律环境，从法律法规上保证了图书、情报、档案信息资源整合工作能够顺利进行。

四、整合的必要性分析

1. 发展缓慢

图书、情报、档案的整合工作已经初见成效，但与其他领域相比，发展的速度依然十分缓慢。就目前情况来看，我国企业对这方面的信息资源整合的程度不容乐观。很多中小企业图书、情报、档案资源整合进展缓慢，数字化程度不高，在这方面的人才也十分有限，三个部门缺乏有机整合，无法实现对外一体化的信息服务，从而不能满足在信息化环境下企业发展的需求。

2. 信息化时代的客观要求

在信息化时代下，图书、情报、档案之间的信息联系越来频繁，相互之间的依靠程度也越来越深。而企业对信息的综合性、完整性的要求也越来越多，任何方面的信息缺乏或不完善，都可能对企业的决策制定产生严重制约。因此，加快图书、情报、档案信息资源的整合工作，既是图书情报事业的必然选择，也是信息化背景下企业发展的客观要求。

五、图书、情报、档案信息资源整合面临的问题

1. 缺乏法律支持

在国外，对图书、情报、档案信息资源整合有法律支持，如美国的总统图书馆、加拿大的档案馆，它们在建成之初就出台了相关的法律法规。但在我国，虽然图书、情报、档案各自本身有相关的法律，但尚没有一部对三者统一协调的法律。使得三者容易各自为政，各自分割，严重影响了企业图书、情报、档案信息资源整合的建设。

2. 理论多而实践少

在我国，关于图书情报档案一体化的理论相当丰富，2010年国家设立图书情报硕士学位之后，更是在学术界引起了一波关于这方面的学术浪潮。但是具体的实践工作却没有太多建树，致使理论成了纸上谈兵。究其原因，除了图书、情报、档案信息资源整合本身具有一定难度以外，跟我国的体制也有一定关系。长期以来，图书、情报、档案就隶属于不同的管理部门，图书有图书馆管，档案有档案局管，情报有情报机构管，交流起来有障碍，加之人们对图书、情报、档案三者合为一体并没有什么思想基础，在观念上转化不过来，使得图书、情报、档案信息资源整合起来困难重重。

3. 专业人才的缺乏

图书、情报、檔案信息资源的整合建设对人才的要求比传统的图书、情报、档案单独管理模式对人才的要求要严格的多。它需要一批懂计算机技术，懂图书、情报、档案相关的知识，懂外语、懂管理的能够从整体上把握信息系统实施的综合性人才。只有这样才能为企业信息化建设做出长远的贡献，起到中流砥柱的作用。然而，就目前的情况来看，企业信息部门具有这方面知识背景人才非常匮乏，精通图书、情报、档案并能对三者协调管理的人才更是少之又少，这必将成为对企业图书、情报、档案的信息资源整合工作产生极大的障碍。

4. 信息技术上不够成熟

图书、情报、档案的信息资源整合依赖于计算机技术、通信技术和网络技术和结合，具有很强的开放性和全面性。在用户可以快速便捷的找到所需信息的同时，也面临着被计算机病毒、黑客、恶意用户等利用技术缺陷或漏洞袭击的可能，一旦被袭击，信息资源可能就会被泄露删改，如果比较重要的信息资源如商业秘密被泄露出去的话，可能会给企业带来不可估量的损失。目前我国在信息整合方面的技术还不过关，一些关键技术还依靠国外，要想保证安全必须购买国外的技术，这给企业信息整合工作加大了成本，提高了难度。

六、针对问题提出的解决措施

1. 出台相应的法律标准及技术标准

有相关的法律保障是图书、情报、档案信息资源能够成功实现整合一体的根本保证。因此，有关部门应该从实际出发，制定相关的法律法规，在宏观上对图书、情报、档案信息资源整合进行指导、调节、监督，使得信息资源能够得到合理的配置，为整合工作保驾护航。另外，有关部门还应该制定关于图书、情报、档案的统一标准，制定出的规范既要考虑到三者各自的特点，又要考虑的管理的共同性，改变传统上三者条块分割的状况，以现代化的手段，实现信息共享的需要。

2. 加大实践探索

鉴于目前这方面理论远多于实践，政府应该鼓励支持图书、情报、档案部门做实践工作。首先，应该加大图书情报档案一体化的宣传，给部门的领导开展知识和形势的教育培训，使各部门的领导班子感到图书、情报、档案整合工作的重要性，从而自上而下的展开实践开发，在实践中检验真理。再次，要对图书、情报、档案的整合工作给予政策或经济上的帮助，比如建立一个协调三个部门工作的指导委员会对它们进行科学管理，对整合过程中遇到的困难提供技术或资金上的支持，确保三者的信息资源整合和开发工作顺利进行。

3. 引进高水平专业化人才

鉴于在图书、情报、档案整合过程中缺乏综合性人才这一情况，引进具备综合性素养的人才成为整合工作中的当务之急。引进的人才应当具备如下条件：

（1）熟悉图书、情报、档案三科的知识。

（2）具备网络技术的IT人才。图书、情报、档案信息资源的整合主要是依靠网络技术，要求工作人员具有对数据库管理、信息系统的开发与管理、数据整合技术、网络安全技术等相关技术达到熟练程度。

（3）具有较高的英语阅读水平。

（4）熟悉管理信息系统。

4. 提升技术，加强保障

企业图书、情报、档案信息资源的整合工作是建立在信息技术基础上的，有很强的技术依赖性，它的形成、整理、传输、保密、利用等各个步骤都离不开技术的保障。技术的高低直接影响到整合工作的质量及以后的良好运作。

尽管近年来我国突破了很多关键技术，但仍然有一些技术难点亟需解决。这些技术包括：

（1）数据压缩技术。当今社会处于信息爆炸时代，各类信息迅速飙升，那么如何节约成本节约空间并有效的存储这些信息就成了重中之重，有一个完美的压缩技术对于解决这一问题无疑是雪中送炭。

（2）检索技术。针对目前有多种检索方法、结构和语法，使得检索起来相当繁杂，一定程度上也降低了检索的准确性。因此，要建立统一的检索方法、结构和语法，使用户通过最简单的操作就能准确地查找到所需要的信息，从而实现对三者的高效整合。

（3）安全技术。由于整合后的信息资源处于开放性、动态性的环境下，如果安全技术不过硬的话很可能就会使信息遭到泄露或破坏，造成无法挽回的损失。目前我国所采用的安全技术主要有防火墙技术、加密技术、隔离技术、身份认证技术等等。这些技术虽然很大程度上保护了信息资源的安全，但仍然有很多漏洞，比如不能迅速阻止病毒感染文件，不能防止内部人员破坏。一些关键技术不如国外成熟，很多硬件还依赖国外进口，给信息安全留下了很大的隐患。因此国家要大力发展信息安全技术，自主开发，自主创新，尽快生产高质量的自主产品，研制或完善一些关键技术，如密钥管理技术、安全跟踪技术等等，为信息安全的研发营造一个良好的环境。

（作者单位：黑龙江大学）