关于档案管理中灾害防御机制构建的思考

姚光晖

（湖南省武靖高速公路建设开发有限公司，湖南邵阳422499）

关于档案管理中灾害防御机制构建的思考

姚光晖

（湖南省武靖高速公路建设开发有限公司，湖南邵阳422499）

水火、地震、洪水等灾害频繁发生，其突发性与不可预知性严重威胁到档案的安全，也为档案的日常管理带来了难题。文章以此为切入点，深入分析建立档案灾害防御机制的重要性，并探索建立灾害防御机制的一些具体对策，以期通过机制的构建尽可能的降低灾害对档案安全的伤害度。

档案管理；灾害防御；机制构建

洪涝灾害、地震、滑坡、泥石流、水灾、火灾等自然灾害与人为灾害的发生严重威胁了人民的财产安全，也造成了难以估量的经济损失。灾害的出现也给档案的存续带来了难题，其破坏性带来的损失难以估量，构建档案灾害防御机制是减少档案损失的有效手段，刻不容缓。目前，档案灾害防御机制构建尚停留在理论探索与设想环节，鲜有付诸实践。

一 构建档案灾害防御机制的重要性

灾害具有突发性、偶然性、破坏性等的特点，应对灾害，建立档案灾害预防机制是应有之举，且至关重要，主要表现在以下两方面：

一是灾害防御机制的建立可以大大提高档案管理的安全性。档案是对个人乃至国家全方位的原始记录，可以说是记忆的缩影。由于其记录的资料较多，档案的数量和信息价值都比较大。档案是一种宝贵的社会财富，它能为社会的政治、经济、文化等各方面的研究都能提供珍贵、有价值的借鉴参考。此外一些原始档案往往具有唯一性，一旦遭到损毁或破坏，对于该领域研究所造成的破坏是难以估量的。因此面对无情的自然灾害和人为灾害，建立起有效的档案灾害预防机制对于保护档案的完整性与价值性是非常重要的。

二是灾害防御机制的建立可以更加有效应对突发自然灾害。构建档案灾害预防机制其根本目的就是为了确保档案的安全与完整，但在水火无情的灾害面前，其破坏力是惊人的。如何在自然灾害惊人的破坏力下，在最短的时间内保证档案的安全，无疑是摆在档案管理者面前的重要的课题和现实的要求。因此档案灾害机制的建立可以使档案管理者在应对突发自然灾害时，能够有效应对自然灾害，更好的保障档案完整与安全，将灾害对档案的破坏和造成的损失控制到最低点。

二 构建档案灾害预防机制应当注意的问题

档案独特的社会价值与研究价值使档案管理者非常重视档案的安全问题。档案灾害预防机制的构建无疑是在将档案管理过程中的安全问题再加把“放心锁”，如何将这把“放心锁”加实加好，还应当注重以下几个方面问题：

（一）强化档案管理人员的灾害预防意识

档案的安全与否，其影响因素除了这些地震、洪涝、滑坡、台风等突发性的灾害以外，还有社会对它的漠视、历史社会的变迁、保护不足与管理不善等方面，而在这些影响档案因素中，最主要的因素仍然是档案管理工作人员意识观念的单薄。因此在构建档案灾害预防机制时，除了一些档案建筑物等硬件设施之外，更应该加强档案管理工作人员的应急灾害意识。

“防灾胜于救灾”一针见血的指出了预防灾害的重要性。档案部门更应当加强档案管理人员的防灾意识教育，使防灾意识能够深入档案管理人员人心，从而使观念和意识正确指导工作人员在灾害发生时候的应急行动。因此档案部门在平常要定期的举行关于档案防灾知识的专题讲座、论坛以及档案防灾方面的知识竞赛，充分调动档案管理人员的档案防灾意识教育的积极性。

更为重要的是要把所学的防灾知识充分的运用在防灾行动中。灾害虽不可能每天发生，但是却随时都可能发生。因此定期的举行档案防灾演练，使档案管理人员在灾害发生时更加的得心应手的应对灾难发生时的危急情况。通过一系列的档案防灾教育和演练来有意识地提升工作人员的防灾减灾意识。

（二）形成系统的档案灾害防御应急组织架构

灾害的突发性决定了防御机制必须在短时间内有效形成，国外许多灾害频繁的国家都设立了多层次多等级的灾害防御应急治理机构，机构设立的同时明确了不同层次不同等级防御机构的职责与分工，这些机构的建立为防御灾害的突发形成了有效的组织保障。在我国，从政府管理的层面来看，档案防御部门并未在各级档案行政管理部门以及档案保管单位中占有一席之地，所有的档案灾害防御工作都被动的由地方应急管理部门来承担，应急管理部门相关人员缺乏档案专业知识，往往在面对档案突发灾害无所适从。形成系统的档案灾害防御快速应急组织架构是应对之策，具体应为：改变“条”状为主的单灾防御体系，形成“网”状层叠式防御系统。从中央到地方的纵向指挥，从应急部门到档案部门的横向合作，保证灾害防御政令畅通，保障档案灾害防御中专业意见不被搁置。从档案行政管理部门角度看，应设立灾害防御应急小组，科学运用平战结合的策略，平时做好突发灾害的预警、预案、演练、防治等一系列工作，一旦突发灾害发生，立即启动应急预案，一面将灾情迅速反馈上级部门，一面迅速派出档案专业应急小组配合应急管理部门紧急抢险；从档案保管部门角度看，应加强灾害监测预警与信息沟通工作，档案保管部门是掌控档案灾情的第一线，凡事预则立，及时发现有可能的灾害，平时加强同气象、水文、地震等相关部门的联系，多采集相关数据，用以预防有可能形成的档案灾难，以免错过防御的最佳时机。

（三）完善自然灾害面前档案保护工作的法规制度

档案灾害防御除了有系统的组织架构外，还应当有法可依。法律的权威性和强制约束力可以为灾害防御保驾护航，因此，把档案灾害防御工作纳入法制化轨道刻不容缓。国外许多灾害频繁的国家建有门类众多的档案专业防灾治灾法，为应对各种灾害提供坚实的法律保障。而在我国，灾害防治法律涵盖的领域尚窄，汶川地震过后虽然灾害防治法制化一度被提上日程，但仍旧不健全，如《档案法》中涉及到档案灾害防御的条例少之又少，灾难中档案信息的备份存储与难后修复的条例更是没有，存在法律盲区。为了让档案防御工作有章可循，针对性的开展档案的抢救、保护工作，首先，档案行政管理部门应积极推动档案灾害防御的法制化进程，以健全档案实体与档案内容安全的法律体系为目标，修订已有的相关法律法规，将档案灾害防御工作的责任、职责、监管、义务、监察、法律责任主体等规定纳入相关法律，譬如：现有的针对档案工作应急处置的一些管理办法中，对“事件的严重程度”没有进行具体、细致的定义和等级划分，对不同突发事件“应急处置小组”成员组成、小组成员的职责也没有进行详细的规范，在实际工作中，档案部门很难执行条款；其次，应加强法律法规的执行力度，使得法律条文掷地有声，落实有道。

（四）重视档案异地备份工作

档案的备份工作是档案安全保障的重要辅助方式。它可以为损坏的档案和档案系统提供最为良好有效的恢复手段。而档案异地备份工作主要是针对珍贵档案信息和重要档案信息方面，进行多套备份工作，将原件和珍贵的档案信息存放在一个安全的场所，以确保其完整性与安全性。因此档案的异地备份保存可以延长档案的使用寿命以及可以避免一些人为以及自然因素发生的灾害对其的毁灭性破坏，从而更好的发挥其应有的作用。

21世纪初的“9·11”事件给美国的世贸大厦造成了毁灭性的破坏。这座大厦里汇集的瑞士银行、摩根—斯坦利银行以及其他重要的世界级公司，面对这场突发性、毁灭性的灾难这些公司的档案损失情况也是难以估量的。正当这些档案损失严重的跨国公司进行档案的恢复与搜救工作的同时，摩根—斯坦利银行却立即进行了重新的开业，维持其正常的运转。而这些都要归功于摩根—斯坦利银行在新泽西州建立的一处灾难备份中心。而我国在档案异地备份工作方面却有待完善。最为典型的是2008年发生的一场突发性、毁灭性的里氏8.0级汶川地震。当时处于地震深处的北川县档案馆在这场地震中被夷为平地，该馆馆藏的记录和保存的反映羌族1700多年历史的孤档——《泉州县志》也没有躲过这场惊世的浩劫，被这场灾难深埋地下。中外两个突发灾害事件的对比中，可以清楚的发现档案异地备份工作的功能与作用。如果当时对《泉州县志》的原档进行异地的备份存储的话，就可以避免这次档案史上悲剧的发生。

因此对珍贵档案和重要的档案进行异地备份保存能有效提高档案的安全。同时也可以采用原件进行异地保存，对复制件进行展示，这样也能更好的保护原始的档案的历史价值和信息价值。

（五）重视数字化档案建设工作

现代社会是信息化社会，为提高档案的安全性应加大新技术的运用，应重视档案的数字化工作。档案的保存不能在局限于纸张等形式的传统保存方式，更应该丰富信息化的保存方式。纸质形式的保存固然有其优点，但其占地需求与纸张使用寿命等客观因素也就造成了这种传统保存方式的弊端；而数字化、信息化的保存就可以有效规避这些问题，一个小小的优盘就可以便捷、高效、安全的保存整个档案馆的海量信息，同时也能方便档案信息的传播和使用，还能避免羌族的历史孤档《泉州县志》湮灭于尘土中的事故发生。可见档案数字化、信息化建设能够有效起到了保护档案的作用，成为档案防灾机制的重要组成部分。

[1]王良城.自然灾害对档案的侵袭与应对策略[J].档案学通讯,2010,(3).

[2]黄霄羽.国外档案部门抗震防灾经验分析[J].中国档案, 2008,(7).

[3]姜莉,彭春才.地震灾区档案馆重建应注意的问题[J].中国档案,2009,(5).

[4]毛惠芳.预警应急抢救——档案灾害管理体系的构建[D].安徽大学,2010.

[5]常崴,鞠艳.档案应急抢救机制的建立[J].北京档案,2005, (11).

[6]翟霣远.馆藏国家重点档案抢救的技术与方法[J].档案管理,2007,(2).

（责任编校：周欣）

G271

A

1673-2219（2017）03-0155-02

2016－11－14

姚光晖（1975－），女，湖南望城人，湖南省武靖高速公路建设开发有限公司政工人事部部长，研究方向为人力资源管理、档案管理与薪酬绩效管理。