高校财务报账难的原因及对策——以F大学为例

余慧芳　刘文婷



高校财务报账难的原因及对策——以F大学为例

余慧芳刘文婷

（湖南科技学院 计划财务处，湖南 永州 425199）

随着经济和社会的发展，我国对教育越来越重视，国家财政对高校的经费投入也越来越多并呈现出多元化的趋势。新的《高等学校会计制度》颁布以后，对高校会计核算的要求也越来越高，高校的财务管理也面临着更高的要求。在财务管理人员数量和业务素质不变的情况下，高校报账难的问题更加的突出。文章结合F高校实际的经济业务，分析在报账过程中存在的问题，提出了解决高校报账难的一些对策。

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高校财务报账指经办人在经济活动产生后，用取得的发票及原始单据交相关人员的审批然后到财务部门来办理报销业务的过程。一般来说，办理报账的流程是：财务初审人员对票据的真实性，合法性，完整性进行初审并按照要求把票据粘贴在原始凭证粘贴单上，然后交会计制单人员制成会计凭证，接着会计复核人员对会计凭证的科目，金额和经费项目进行再一次检查，最后交出纳人员付款。高校财务报账是高校财务管理的重要组成部分，为高校管理者的决策提供了重要的经济信息。

一　高校财务报账难的现状

近几年来，我国高校的办学规模不断扩大，党的十八大和两会都提出要加大高等教育的经费投入。有的高校校区的合并、重点实验室的建设，科研经费的多元化使经费不断增加，高等学校所涉及的经济活动和业务事项日益复杂。从2000年开始，以“部门预算、国库集中支付、政府采购、非税收入管理、政府收支分类、国有资产管理”等为主要内容的财政改革陆续实施，不断深入推进，这些对高等学校财务管理工作和会计工作提出了新的要求。特别是2014年1月1日新修订发布的《高等学校会计制度》针对高校预算管理以及进一步规范高校收入、支出、结转结余、资产、负债管理等方面提出了一系列新的要求。而高校财务人员的数量和业务素质一般都没有变化，这些使高校的财务报账变得越来越难。以F大学为例，F大学有全日制普通本科在校学生14763人，成人教育在籍学生5000余人，教职员工1232人。其中财务人员20人，会计核算科人员7人，前台处理报账的只有5人。报账时间为上半年3-6月，下半年为9-12月。特别是年底，报账工作非常紧张，12月的会计凭证多大2000多号，财务人员工作压力非常大，他们往往会缺乏耐心做解释工作，所以经常因为服务不周而遭到投诉。在每年的教代会上，计财处的满意度都是倒数第几名，许多老师反映报账太难。因此，寻找解决报难的对策，提高报账效率，从而更好的为全校师生服务，是F大学急需解决的问题。

二　高校报账难产生的原因

（一）财务报账的签字审批程序比较复杂

高校实行的是“一支笔”审批制度，报账人到财务部门报账前，要按照学校财务制度的规定找相关的负责人签字。以F大学借款为例，借款人填写借款单后，如金额在5000元内由部门负责人和计财处负责人签字，超过5000元的由分管业务的校领导审批，如果金额超过20000元还要找分管财务的校领导签字，50000元以上则需要校长审批。再如现在国家对公务接待的管理非常严格，F大学在报销招待费时首先填写公务接待申请单，经过部门负责人签字后再找分管校领导审批，此外招待费的菜单和消费的POS小票也要附在发票后面。如今高校领导一般都是教授、学术带头人，在外讲座和出差的几率较高，所以报账人员很难一次性完成所有领导的签字，经常要跑好几次才能完成。报账的签字会耗费报账人很多的时间，有些老师都是利用课间休息的时间过来报账，如果财务人员认为票据不合格又要报账人重开时，有的老师就会产生抱怨，会认为财务报账太难。

（二）高校的财务人员缺乏

F大学现有的财务人员远远满足不了学校的需要，随着国家人事制度的改革，高校人事部门向上级部门申请编制有条件限制，高校逐渐实行的是人事代理制度，很多人认为工作不稳定，从而每次招聘时报名人数较少，导致了财务部门招不进人，人员缺乏的问题。另外，F大学属于经济欠发达地区，在全国仅仅是三线城市，有不少的财务人员是学校引进来的博士生或教授的配偶，引进来的高层次人才，一旦另有高就，就会马上调离学校，而在会计岗位的配偶也跟着离开。这样造成了财务人员的流动性过大，刚熟悉业务的财务人员要调走，新进人员又不了解业务，每次报账都要向其他人员请教，很大程度上影响了报账效率。

（三）高校财务报销制度宣传不到位，各部门报账人员对报销制度不熟悉

国家、省市不定期地出台有关财经政策和规定，财务部门由于工作需要会及时更新最新的报销规定。F大学关于报账方面的规定多达几十条，例如《F大学差旅费管理办法》、《F大学公务接待管理办法》、《教职工进修培训管理办法》、《重点学科建设管理办法》等等。教职工和各部门报账人员由于信息更新不及时，不可能及时掌握最新的财经政策和报账制度，这样就会造成报账人员将财务审核报销会计的要求误解为有意为难，严重时还会发生口角。这样会对财务报账的效率产生很大的影响。同时，在财务报账工作中，还会存在报账人开具的发票与实际经济事项或者经费用途规范不相符的情况，财务人员会把原始凭证退回给报账人，报账人需要重新整理票据，这也会影响报账的效率。

三 解决高校报账难的对策

（一）提高财务人员的业务能力和综合素质

以F高校为例，财务人员的队伍已经逐渐老化，不适应现在会计电算化的需要。F高校现在运用的是目前比较先进的天财财务管理系统，内容包括财务核算软件，预算软件，财务查询系统，收费软件，非税网络缴费平台等等。要熟练掌握这些内容，财务人员必须要具备相关的电脑基础知识和会计电算化基础理论与管理制度。因此，在业务能力上，财务人员一方面要掌握电脑基础理论与基本操作，熟悉常用操作系统和相关应用软件，另一方面要熟练地操作财务应用软件如软件的安装，环境适配、功能应用等。此外，财务人员还应该熟悉财政部门制定的各种管理制度，并依据财政部门的基层工作规范规定本单位的内部管理制度。财务人员的素质决定着财务人员的工作效率，因此财务人员每年都要按时进行会计人员继续教育，了解本行业的最新动态，以便更好地为自己的工作服务。同时，高校也应该把财会岗位作为重要的专业技术岗位，多提供财务人员外出进修学习的机会，以提高他们的工作积极性。

（二）合理设置会计岗位

新的《高校会计制度》把高校支出类科目分为“教育事业支出、科研事业支出、行政管理支出、后勤保障支出、离退休支出、上缴上级支出、对附属单位补助支出、经营支出、其他支出”9类，会计核算比较复杂。因此，在会计岗位设置时可以分类设置。例如F大学设置了三类报账组，第一类是行政类，负责行政机关各处室的报账；第二类是已发放经费卡项目类，主要是科研经费的核算；第三类为教学系部类，各学院的经费都由这个组负责报账。这样的好处是会计人员可以避免混淆记忆会计科目，减少出错几率，提高工作效率。

（三）设置教学秘书，增强财务预审功能

高校的每个部门可以指定一位老师担任教学秘书，由他来收集报账资料然后统一去财务处报账。设置教学秘书的优势在于以下两个方面：一方面起到预审的作用，因为教学秘书人员相对稳定，财务部门会对之进行定期的财务知识培训，所以教学秘书对报账业务比较熟悉。在审核原始票据时，可以对原始票据的真实性、完整性进行初审，发现问题可以马上要报账人解决，最后交给财务部门的票据基本上不存在问题，这样既节约了报账人员的精力，也提高了财务部门的报账效率。另一方面，起到纽带作用。报账人有的一年难得报几次账，有的连原始票据的粘贴都不会，更不要说签字审批这些更复杂的程序了。有时遇到问题，财务部门的人员可以先和教学秘书沟通，然后由教学秘书再向报账人解释，这样的效果比财务人员直接向报账人解释要好很多。

（四）实行网上智能预约报账系统

随着Internet的普及，“网上报账”“银企直联”，等先进技术和服务方式已被很多单位采用。为适应新形式的需要，许多高校也逐渐推行了网上报账系统，将基于Internet的网上技术引于到高校财务报账领域。网上报账的优点是：第一，报账由被动变为主动，打破地点限制。报账人员可以在办公室或者家里随时登录系统报账，并可以通过网络随时掌握报账的情况。第二，打破时间限制，网上报账系统24小时接收报账，可以在节假日开通，避免了集中报账现象。第三，报账系统处理信息准确，快捷，能及时了解每位报账人的报账进度。报账人根据原始单据录入报账的基础信息，然后报账人将原始凭证交到财务部门，经财务部门制单人员初审后即可拿回执单离开，然后复核岗位的财务人员复核后交银行出纳人员进行转账付款。报账人无需到报账大厅排队等候，节约了很多宝贵的时间。制单人员对报账人网上申报的信息审核纠错后，系统会自动生成记账凭证，很大程度上减少了制单人员的工作量。网上智能预约报账系统按照最新的《高校会计制度》和本校实际的经济业务对会计科目进行了预设，报账人基本上都能理解运用，为高校节约了大量的人力物力。

总之，财务报账是高校财务管理的重点，做好财务报账对高校的财务管理及内部控制具有很好的促进作用。高校应改变传统财务报账不合理的程序，努力提高财务人员的业务素质，引进先进的会计电算化核算软件，从而为高校的发展提供坚强有力的经济保障。

[1]狄成宇.关于高等学校报账难的问题及对策研究[J].中国管理信息化,2013,(8).

[2]向桂云.新形势下关于提高高校报账效率的几点思考[J].会计师,2012,(2).

[3]潘峰.浅析高校如何优化报账方式、提高报账效率、解决报账难的问题——以华南理工大学为例[J].中国总会计师, 2014,(7).

[4]刁明苏.高校“报账难”的成因及对策解析[J].行政事业资产与财务,2015,(11).

（责任编校：周欣）

2016－06－14

余慧芳（1983－），女，湖南永州人，会计师，研究方向为高校财务管理。刘文婷（1990－），女，湖南永州人，会计师，研究方向为高校财务管理。

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