论高校档案工作者素质提升的策略

陈玄

［摘要］高校档案工作的信息化、智能化，要求高校档案工作者要从转变档案工作的观念，加强政治思想素质的修养，提高计算机的应用与处理能力与增强档案工作技能等方面采取措施，提升素质，以实现高校档案工作的现代化。

［关键词］高校；档案工作者；素质

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.095

［中图分类号］G647.24；G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）02-0-02

高校档案凝聚了全体师生的劳动创造及智慧经验，是高校历史的真实记录，它随高校的建立而产生，随着高校的发展与时代的变化而日新月异。信息时代的到来，使各种现代化的设施设备在高校档案工作中的应用日趋广泛，高校档案工作的信息化、智能化已是必然趋势。面对高校档案工作形式的变化，每一所高校的档案工作者都要与时俱进，更新观念、勤奋学习、钻研业务，提高素质，将自己锻炼成一名高素质的档案工作者，为实现高校档案管理的现代化而拼搏。

1 转变档案工作的观念

手工登记、着录、汇编、检索等工作就是传统高校档案工作的内容，不少高校档案工作者仍习惯于这种费时、费力、低效的传统档案工作的模式，没能从思想上实现转变。在高校档案工作日趋现代化的21世纪，提高思想认识，转变高校档案工作的观念已经迫在眉睫。在新形势下，高校档案工作者不再是整天围着档案装装订订、抄抄写写的“坐堂先生”了，而是面向大市场，掌握信息化工作方式的新型人才。面对日益增加的档案材料，传统的管理手段和工作方式已无法适应形势的需要。只有采用先进的技术设备，运用科学的管理方法，才能实现档案工作的现代化，即利用电子计算机等现代化设备对档案进行存储、检索、统计分析等，由传统的手工操作转向以电子计算机为中心的现代化管理；利用计算机管理档案以实现文档信息管理与利用的现代化，用最小的空间存储档案，以最快的速度传递信息，提高档案工作的质量和效率，这是新时期高校档案工作的必然归宿。正如有学者云，“档案管理现代化为档案事业的发展提供了机会，现代化的管理过程，需要档案工作者对自身角色的定位进行转变，将自己的工作和信息服务联系在一起，对传统的手工管理环境进行改变，对档案的利用基于重视，让社会对档案管理有新的认识。”因此，更新思想观念是顺利进行档案工作现代化的必要条件。高校档案工作者只有更新观念，抛弃过时的档案工作观念，才能让新的思想血液及时注入到档案工作中去，才能把新时期的高校档案工作做得更好。

2 加强政治思想素质

“档案工作有其特殊性，即具有较高的机密性和较强的政治性。”档案工作的特殊性要求高校档案工作者必须要加强政治思想素质的修养，且要做到以下三点。一是实事求是、忠诚老实。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始的历史记录。稍有不慎，就会出现差之毫厘，谬之千里的现象，更不用说肆意歪曲和破坏了。因此，档案工作者必须实事求是，说老实话，做老实事，胸怀坦荡，光明磊落，无私无畏，勇于捍卫真理。二是埋头苦干、任劳任怨。档案工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基本因素。档案工作是一项比较枯燥繁琐的工作，它通常要经过收集、整理、鉴定、编目与检索、保管、统计、编辑和利用等环节才能完成。因此，要做好这项工作，需要相关人员下很大的功夫，付出很大的心血。档案工作的特殊性决定了档案工作者没有很多的抛头露面的机会，也难有更多的个人利益；有的只是勤勤恳恳、不图名利、忘我的工作。而且，要实现档案的利用价值，高校档案工作人员还要有乐于奉献、乐于为他人作嫁衣的精神。平时要多研究使用者的心理需求，变被动服务为主动工作，提高高校档案的利用率，为学校的教学、科研、管理等各项工作做出应有的贡献。三是遵纪守法、严守秘密。档案工作者要认真学习《中华人民共和国档案法》等相关法律和政策，弄清弄懂法律法规的条例，严格按照规章制度进行工作，对不能解决或无权解决的问题要逐级请示，不能擅自作主。按规定办理相关手续，决不能因嫌麻烦而省略程序。在处理文件的过程中要分清重要程度，属于保密范围的，要做到不经有关领导的批准，不予查阅。对自己，要做到不该听的不听，不该说的不说。高校档案工作人员只有具备了思想上的坚定性、敏锐性，才能保证档案工作的可靠性、安全性。

3 提高计算机的应用与处理能力

随着信息技术的飞速发展和互联网的无限延伸,一个集大规模生产、分享和应用的大数据时代正在开启，高校档案信息的载体和形式也越来越多样化。面对这些新情况的出现，“档案工作者已经明显感觉到了任务的艰巨，而且很多时候面对汹涌而来的大数据，档案工作者已经不知道该如何应对。”既然实现高校档案工作的信息化是新世纪的必然要求，那么高校档案工作者提高计算机的应用与处理能力已刻不容缓。计算机在档案管理中的应用，不是装点门面，也不是可有可无的，而是档案文档一体化管理的迫切需要。一名合格的高校档案工作者必须具备计算机的科学知识以及信息处理的能力，能够将档案业务的方方面面，通过计算机辅助管理系统，给予解决，并能提高管理的水平和管理的效率。高校档案工作者不但要学习和掌握网络的操作规则和技术，而且还要学习和掌握查询的工具，学习和掌握各种中外的搜索引擎，学会使用关键词快捷地查到所需的信息。同时，高校档案工作者还必须学会和熟练掌握计算机的软硬件知识、网络的有关知识和上网必备的软件知识；学会对各种不同的信息来源进行有效地获取、评估和开发使用，让计算机在高校档案工作中充分发挥作用，实现高校档案工作的科学化、网络化和信息化。

4 提高档案工作的技能

干好任何工作都必须要有一定的专业知识和能力。档案工作也不例外，档案涉及的内容繁多，管理具有较强的专业性和针对性，不同單位的档案，其管理要求也不同。而且高校档案工作的专业性更强，其内容、范围，都有自身的规律和特点，这就要求高校档案工作者必须具有敏锐的目光、科学的头脑和较强的事业心，才能全面地鉴定有关资料是否具备保存价值，才能严格遵照高校档案的分类体系，科学、系统的分类立卷，制定出科学的、系统的档案检索工具，以便查阅；另外，高校档案的收集、整理、立卷、归档、检索、保护与利用都需要一整套科学的系统的方法，没有系统的、扎实的档案管理学知识是无法胜任档案管理现代化这一工作的。因此，高校档案工作者必须努力增强档案工作的技能。除了刻苦学习具备熟练运用计算机的能力、编研的能力和撰写学术论文等能力外，高校档案工作者还要具备化学、物理、生物等方面的知识，因为档案的日常保护工作，如除虫、防霉、防潮、防晒、修复与缩微等都与这些知识有关。高校档案工作者只有不断地提高自身文化素质和业务能力，增强档案工作的技能，精益求精地搞好高校的档案工作，才有可能实现高校档案工作的现代化。

5 结语

科技的发展，信息量的增加，以及档案设施设备的不断更新，都对高校档案工作者的业务知识与能力提出了更高的要求。档案工作者只有坚持“活到老，学到老”的终生教育理念，不断提高自身的思想政治素质和业务能力，努力培养创新精神和实践能力，将自己培养成一专多能的复合型的档案管理人才，才能为高校的档案事业增光添彩，为振兴高校提供更好的服务。

主要参考文献

［1］李庆海.档案管理人员在现代化管理环境中的角色转换［J］.科技资讯,2015(22).

［2］陈海英.新时期高校档案管理人员业务素质应加快“升级换代”［J］.辽宁经济,2014(12).

［3］李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨［J］.云南档案,2013(6).

［4］何晖.思想素质和业务能力是档案管理人员的基本要件［J］.管理观察,2014(15).