浅谈OA系统在办公室工作中的应用

山西省电化教育馆 崔亚丽

浅谈OA系统在办公室工作中的应用

山西省电化教育馆 崔亚丽

随着社会的进步和发展，办公室工作也已进入了网络时代，传统的办公模式已经无法适应信息化管理的大环境，办公自动化的作用在工作中显得尤为重要。如何充分利用办公自动化，迅速搜集和传阅办公信息和档案资料，就需要我们利用各种设备、各种人机系统来协助完成。OA系统就是采用互联网技术，使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息，改变过去重复、低效的工作，实现迅速、全方位的信息采集，为单位的管理和决策提供科学依据。本文将从办公自动化内涵入手，着重介绍OA系统在办公室工作中的具体应用。

OA系统 办公自动化 整合资源信息共享

一、OA系统的内涵和优势

OA系统：英文全拼Office Automation,中文意为办公自动化。OA系统主要是将企事业内部各方面的数据资料进行整合处理，充分地调动各项已有资料并重新建立不同方面的基础数据库，在满足用户需求的前提下，对不同的数据库进行处理，最终使得用户能够得到准确的应用数据。自1985年国内召开首次办公自动化规划会议以来，OA在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展，并成为组织不可缺的核心应用系统。OA系统的优势：一是安全性设置。OA系统具有用户独立设置自身账号密码的特征，这为用户自身数据资料的隐蔽性提供了强有力的保障。二是流程自动化。OA系统与企事业具体工作流程紧密结合，使办公系统自动化，让企事业内部流程操作更简单。三是网上交流。OA系统网上交流功能，允许办公人员适时地在网上进行交流与沟通，从而使企事业整体工作氛围更加灵活，充分满足了企事业发展的需求。

二、OA系统在办公室工作中的具体应用

OA系统广泛应用于日常工作中，主要体现在以下7个方面：公文系统管理、人事资料管理、固定资产管理、消耗品管理、车辆管理、任务管理和会议管理。OA系统的应用实现了办公室日常工作的电子化管理，使统计数据更加便捷。

1、公文管理

公文管理是OA系统最实用也是最常用的一个功能。公文管理功能包括收文、发文拟稿、发文草稿、发文查阅、发文设置、签收公文、收文查阅、收文设置等，并且公文的正文支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。可灵活设定公文流程，自动进行流程跟踪、催办、查办，并可归类存档和检索。在传统的处理文件过程中，需要工作人员进行专门的文件整理和归档，这个过程中难免会出现工作失误，并且由于数据信息较为庞大，往往会给工作人员造成较为沉重的工作压力。办公人员通过OA系统可以对搜集到的信息以及文件进行分类整理，有未阅读的信息或文件也是一目了然。OA系统拥有自动保存的功能，可以将所有收到的信息和文件自动保存，从根本上解决了传统翻阅档案文件耗时费力的缺陷，从而提高办公人员的工作效率。

2.人事资料管理

人事管理主要包括组织机构管理和部门管理，岗位设置管理、人员编制管理、增加编制申请、用人申请、内部招聘、新员工入职管理、劳动合同管理、人员调动管理、职务任命管理、人员请假、出差管理等。OA系统的应用，使人事资料管理流程实现自动化。管理人员可以根据OA系统原有的工作流程，结合单位实际情况进行流程修改。具体的修改包括执行部门、执行者、行为环节、受控状态、编制人员、审核人员、批准人员等。在办公室工作中，通过OA系统清楚明显的流程图，人事管理人员行为都将按流程所明确的标准路线实施，从而使相关职能部门自动、高效、精确地运转。OA系统的流程化管理，是实现人事管理工作规范化、现代化和信息化管理的基础和前提。OA系统人事管理流程图的标准化为新员工提供了准确的工作线路，方便新员工更快、更好地完成工作；同时OA系统的保密性为人事资料的管理和保存提供了可靠、有力的安全保障。

3.固定资产管理

固定资产管理的主要作用是完成单位设备日常业务的核算和管理，按部门和单位实现对固定资产的基本信息录入、查询、采购、领用、调拨转移、维修折旧等。

4.消耗品管理

企事业单位的低值易耗品、办公用品都是办公室工作中重要的一部分，OA系统强大的存储功能和统计功能，可以为办公用品的费用及其领用提供平台支持，进行数据统计，便于办公人员的统计和管理。

5.车辆管理

车辆的调配和管理是办公室日常事物中的一项重要工作。为了实现集中管理车辆的基本信息、运营、维修、事故、违章等一系列信息，有效跟踪管理每台汽车的使用状况，OA系统的使用极大提高了工作效率，使企业车辆管理更加科学、规范。

6.任务管理

任务管理包括自己给自己安排的任务和领导安排的任务，OA系统任务管理子系统的目的在于规范工作的目标、同时实现领导对工作任务的实时监控。

7.会议管理

OA系统办公平台通过会议管理模块可对视频、非视频会议相关的各种资源进行管理。

三、OA系统在办公室工作中的意义

1、提高工作效率，规范工作管理

OA系统能够实现远程办公，将办公室文件的管理者与文件的阅处者联系起来，解决了以往跨地域、跨部门以及多岗位间互相协助的问题，这样的功能能够使整个办公系统资源得到共享，提高工作效率。过去文件的阅处需要在打印文件再寄送的基础上才能执行，而OA系统将互联网功能和办公软件集于一身，方便使用者，更方便领导者。一项远程办公功能可以迅速提高整个单位的办事效率。

2、整合信息资源，实现信息共享。

互联网之所以能够发展壮大，是因为它可以将全世界的信息互相融合，OA系统利用信息技术、利用互联网，能够在办公中让使用者实现信息交流、资源共享。现在办公最大的特点就是信息量大、人员多、处理流程复杂。只要利用好OA系统，就可以全方位让办公自动化服务于整个单位以及相关的上级部门。

3、提高办公人员素质，树立工作人员创新意识。

OA系统的应用能够带动办公人员认识新事物，掌握部分现代信息技术运用要领，帮助工作人员不断更新突破陈旧的工作思想和理念，树立更为现代化有效的管理意识，同时，在应用过程中，有利于帮助工作人员树立不断学习不断创新的进步意识，利于单位的整体发展。

四、结语

办公室管理是一项复杂、繁琐的工作，这就要求管理人员具备专业的管理能力，有效整理各项资料和档案的能力，面对人际关系有良好的协调能力。通过OA系统，管理人员可以及时传阅文件，随时翻阅档案，按时安排工作，根据工作进度随时调整工作方案。办公室管理人员借助OA系统构建起来的网络，可以减少和化解同事之间的分歧，实现同事间更便捷的沟通、协助和合作，极大地提高了工作效率。这是OA系统在办公室管理中实际应用的体现。

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（责任编辑：李 珍）