论“最多跑一次”改革中的档案利用

周 晶

（杭州市西湖区住房和城乡建设局）

2017年1月16日，浙江省代省长车俊在浙江省十二届人大五次会议上作政府工作报告时表态，浙江将加快推进“最多跑一次”改革，“坚持以‘四张清单一张网’为抓手，进一步加大‘放管服’改革力度，促进经济社会各领域的改革不断深化，以政府权力的减法换取市场活力的加法。”“最多跑一次”改革旨在认真贯彻以人民为中心的发展思想，按照群众和企业到政府办事“最多跑一次”的理念和目标，深化“四张清单一张网”改革，从与群众和企业生产生活关系最紧密的领域和事项做起，充分运用“互联网+政务服务”和大数据，全面推进政府自身改革，倒逼各地各部门简政放权、放管结合、优化服务，促进体制机制创新，使群众和企业对改革的获得感明显增强、政府办事效率明显提升、发展环境进一步改善，不断增强经济社会发展活力。档案作为大数据的重要组成部分，是“最多跑一次”改革的重要支撑因素，只有让档案充分发挥应有作用，才能为“最多跑一次”改革保驾护航，为“最多跑一次”改革工作提供优质的后续发展动力。

一、“最多跑一次”改革中档案利用的支撑不足

从现状看，档案利用还不能满足“最多跑一次”改革的要求，主要存在以下问题：

（一）档案利用的专业支撑不足

主要原因是缺少专岗专职档案在编人员，许多窗口部门由于缺少专职的工作人员，特别是专职的档案专业工作人员，往往招聘合同工、劳务派遣人员来充实窗口办事力量。而这些人员缺少专业的理论知识，缺少业务培训，有时候由于待遇等问题存在负面情绪，不能在“最多跑一次”改革中发挥主导作用。

（二）档案数据共享程度不高

档案数据和电子政务管理涉及的部门多、链条长，长期以来已经形成多头管理、各自为政的体制，带来了档案资料数据壁垒等各种弊病。一个行政机关或者部门所掌握的信息不能够通过网络与其他部门共享，造成资源的浪费，例如不同机关对同一数据必须重复录入，没有通过系统优化整合的信息只能服务单个点而非整个审批系统，信息区段的分割使行政审批效率降低。

（三）电子档案缺少技术、法律保障

要实现“最多跑一次”改革，电子档案的发展是必不可少的。由于电子档案具有易复制、修改、删除等特点，使档案原件概念难以确认。而且电子档案容易受病毒的感染，容易被破坏而导致文件、数据丢失。能公开的档案资料人为认为可能涉及国家安全，容易泄露群众个人隐私而不实行公开，网上查询困难，并且对网上打印的档案材料缺少信任，一定需要相关部门盖章才认可，这些都制约了网上办事的深度和广度，从而制约了“最多跑一次”改革在目前全面落地。

二、发挥档案利用在“最多跑一次”改革中的现实作用

针对档案信息资源利用在“最多跑一次”改革中的现状，政府机关要整合各方面力量，解决存在的弊端，加大档案数据共享力度，真正实现企业和群众办事“最多跑一次”。一要加强队伍建设，提高运用档案数据服务“最多跑一次”改革的能力。聘请录用专业人员来窗口服务，必要时也需要聘请档案专业人员来加强此项工作，不仅要具备一般机关文秘人员所具备的基本素质，而且必须熟悉档案数据的整理、整合，综合运用。二要从源头抓起，实现档案数据的共享。各个部门要借这次政府“最多跑一次”改革的东风，抓紧落实原有纸质档案的电子化，落实电子文件归档和电子档案管理工作，尽快把电子档案上传，划入档案信息共享领域，为用户提供高效无缝衔接的信息服务。群众到窗口办事情，只要提供必要的身份信息，工作人员就可以通过统一的政务网查找所有需要的信息，比如群众办理提取公积金，只要提供身份证号，窗口工作人员就可以在政务网上查找到该群众的户籍所在地、婚姻状况、房产状况，使办事群众不需要提供其他证明就可以办理，不仅可以实现“最多跑一次”，而且缩短窗口工作人员的审核时间，提高办事效率。而且还可以进一步改为网上输入身份证号，提交申请表，工作人员可以在后台办理，审核共享的档案信息后直接把公积金打入相应银行卡，实现“零上门”，大大便利了群众。三要加大对档案资料、特别是电子档案资料的法律保障。哪些档案信息可以公开，哪些是涉及国家机密和个人隐私的不适合公开。近期，浙江省出台了《浙江省公共数据和电子政务管理办法》，于2017年5月1日开始实施。这是国内首个省级公共数据和电子政务管理办法，对公共数据和电子政务规划与建设、管理与应用、安全与保障等方面作出了相应规范。《办法》就电子申请、电子签名、电子证照、电子归档等作了一系列规定。这就为“最多跑一次”改革落实了档案资料的法律保障，使我们更有信心实现档案资料为“最多跑一次”改革服务。

三、发挥档案利用在“最多跑一次”改革中的长效作用

要使档案利用在“最多跑一次”改革中实现长效管理，首先，档案管理重心要下移。政府部门要简政放权，把处于源头的档案信息整合到基层办事机构，越接近于办事对象的组织，越了解其变化的规律性，就越容易掌握办事群众的需求和心声，从而作出快速有效的处理。基层档案工作涉及面很广，与群众的关系也十分紧密。因此，我们要眼光向下、重心下移，尽最大努力去改变基层档案工作薄弱的状况，要在业务指导、执法监督、提供服务和人才培养等方面下大力气，想方设法为基层开展档案工作提供条件和保障，并发挥和保护好基层档案工作者的积极性和创造性。其次，要确保档案资料本身真实有效。真实性是档案的生命，档案的真实性是档案保存的首要条件，基础资料不能弄虚作假，才能使在这基础上的各部门整合资料真实有效，受法律保护。档案的真实性应该包含两个层面的意思，一是档案形成过程的真实；二是档案内容的真实，两者缺一不可。因此，为了确保档案的真实性就要落实相应政策，如果办事群众首先提供的基础信息档案是不正确的、是虚假的，那么所办理的事项就不成立，这就需要出台相应的行之有效的法律法规，一旦发现存在档案信息的虚假行为，就要从各方面制约其其他的社会行为。再次，各单位要重视本单位在实施行政审批过程中形成的文件材料（包括电子文件材料）的归档、整理和提供利用。行政审批文件材料是各单位在履行法定行政职能过程中产生的依据性文书。行政审批档案是行政机关在实施行政审批过程中直接形成的、具有保存价值的各种载体和形式的文件材料，是各单位依法履行行政管理职能的重要凭证。做好行政审批档案工作，对于加强行政审批基础管理，促进依法行政，推进行政管理标准化、制度化、规范化，维护企业和群众的权益都具有十分重要的意义。各单位要在行政审批清单的基础上统筹考虑纸质文件材料、电子文件材料及其他载体文件材料的管理要求，准确界定行政审批文件材料的归档范围和划分行政审批档案保管期限，并将该项工作纳入对各有关部门、单位的检查和考核范围，这样才能对以后的为民办事 “最多跑一次”提供档案资料保障。最后，要推进档案信息部门间的数据共享，取消各种不当证明。加快推进公共数据整合和跨部门共享利用，以政务云、政务服务网、政务数据资源共享等公共平台为依托，建设公共数据平台和统一共享交换体系，完善公民、法人综合数据库和公共信用信息库，推动涉及政务服务事项的证件数据、证明信息跨部门、跨区域、跨层级共享，取消各类增加群众和企业办事手续的证明和盖章，以数据共享促进流程优化、业务协同。

“最多跑一次”改革，是“放管服”改革的浙江探索、浙江实践，是“四张清单一张网”改革的再推进、再深化，是服务供给结构性改革的重要举措。档案资源信息利用在推进“最多跑一次”改革中任务艰巨，意义重大，需要进一步探索和落实。