档案管理信息化建设新探

张福东

【摘要】随着科技水平的不断进步，互联网得到了迅速的发展，而互联网推崇的是自由开放平等的环境和平台，所以对于互联网的档案资料管理就提出了新的要求。互联网资源往往是多而杂，很多数据和资料都是具有原创性的，也会在知识版权上有一定的要求，所以在开放的网络环境下如何进行资料的收集和整理，甚至包括后期的加工处理等等都提出了新的要求。本文正是基于此，对档案管理中的互联网思维模式进行了研究和探讨，目的是为了提高互联网信息时代发展的更加科学合理。

【关键词】档案；信息化；效率

随着信息时代的到来，档案管理信息化建设已经变得越来越重要，以应用多媒体技术为主体的现代化管理技术已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。档案管理的信息化建设充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其定量化、系统化、智能化、信息化管理。档案管理现代化具有占用空间小、应用能力强、储存信息量大、速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了效率。电子文件作为新型的信息载体出现在档案领域，将逐步替代传统的纸质档案载体已经成为一种必然趋势。本文从档案工作创新，行政人事档案的重要性、行政档案服务手段创新、行政档案拓展服务领域、高校行政档案管理工作的创新途径、等方面来阐述如何在新形势下更新理念，促进档案管理工作的创新与发展。

一、档案管理工作的现状及问题

（一）保密性差

目前许企业档案工作都是由人工来操作的，加上档案管理部门人员流动性较大，从这个角度上来说，接触档案工作的人数就比较多，在日常档案工作管理中，就会出现许多意外事故，尤其是对于一些保密级的档案来说，其保密性就得不到有效保障。

（二）成本高、效率低

传统的基层档案是以纸质为主，成本高，档案的维护与查阅非常不方便，档案整理过程更是工作量大、操作烦琐、易出错，同时，纸质档案容易受到潮湿、虫蚀及火灾等灾害的威胁，而且文档没有备份，容易造成文档损失。纸质文档经常反复的查阅还会让原件受损或遗失，从而给档案管理工作带来一定难度。

二、信息化建设的重要性

随着现代信息技术的发展，办公自动化系统开始越来越多得到企业的推广及使用，档案信息化建设应运而生。过去使用档案需要档案使用者从大量的资料中找寻，工作量极大，找到自己所需非常的不容易。当档案实现信息化建设后，档案使用者通过网络输入关键词进行检索就可以从大量的资料中找到自己所要找的资料，同时使用者也不必亲自到档案室寻找，提高了档案信息远程化传输，极大地提高了管理以及办公的效率。通过对档案的信息资源的整理和分类，进而分析与提取来提高档案管理的质量与效率。信息化档案是以计算机为载体，以录像、录音、多媒体、网络等多种形式来呈现的电子档案。电子档案与传统档案管理相比，具有易于保管和修改，查询便利，可以通过网络进行传递等特点，电子档案在提高档案的利用率的同时，降低了档案的管理成本。

三、档案信息化建创新性措施

（一）加强信息化建设。

信息化时代档案管理工作的重点就在于加强信息化建设，档案管理实现信息化管理的最终目的是实现档案资源的有效共享，让档案的价值得到最大程度的发挥。首先应该利用先进的信息化技术实现档案管理工作的自动化，例如在档案分类的时候，为管理软件进行编程，自动识别不同类型的档案资源，从而实现对资源分类的高效统计、整理、分析。其次借助互联网的传输通道，实现远程操作和相互交流的目的。

（二）增强档案数字化管理水平

信息化建设进一步发展的现阶段，档案管理工作也应该紧跟时代发展的步伐，强化信息化建设，有效的增强档案管理工作的重要性，增强其信息化质量以及数字化水平，并且有效的通过信息化技术进而提升档案管理的整体水平。档案管理的信息化建设对于档案工作的工作效率有着直接的影响，是将信息资源科学化利用的有效手段以及有效途径，所以在档案的管理过程中要进一步强化档案的数字化管理水平，将档案信息进行数字化的保存以及记录，强化信息档案的安全管理。

（三）建立信息化档案管理平台。

对数据资料进行统一的搜集和处理，并建立信息化档案管理平台。要将科学技术与档案管理工作相结合，从档案管理工作的实际情况出发，坚持循序渐进的原则，做好两者的协调工作，实现由初级到高级的有效转变，并成立综合性档案管理资料库和分级化档案管理资料库，以此来共同形成信息化档案管理平台，有效地提高档案管理工作的效率和水平。同时，在创新思维的引导之下，要建立档案共享平台，实现各单位资源的有效共享，打破传统档案管理工作中时间和空间的限制。

（四）提高档案管理人才队伍的素质

进行档案工作人员的筛选优化。对于档案管理人员存在的素质不高的问题，首先需要对现有的档案工作人员进行甄选，剔除档案管理工作中缺乏工作热情，工作态度消极，工作技能严重不过关和玩忽职守的人员，保证整体档案管理队伍的先进性和积极性。

进行科学的档案工作人员学习管理。档案室管理人员需要从自身出发，认识到档案管理人员工作中存在的问题，需要根据档案室的实际情况，进行细致严格的档案管理人员的工作管理，制定出合理的档案管理工作的规章制度，明确各部门工作人员的工作内容和职责。同时需要进行定期档案管理人员的工作技能培训，对于新行业新领域的进行足够的培训学习，同时要求工作人员不断完善自身的知识结构，即使不能做到所有行业的档案管理工作都能很好的完成，至少要在一些常见的行业和部分新兴行业上做到档案管理工作技能达标。

四、结束语

当今社会，想要适应新形势下档案管理并达成新目标，只能科学并且规范的做好档案管理的信息化建设。只有具有规范性，坚持与时俱进，不断更新细化信息化建设工作，才能将档案管理工作做好。通过自身对档案管理信息化建设的研究和创新开发，才可以体现档案管理工作的价值。当今时代，在挑战中才能发现机遇。故步自封只会停滞不前，我们要抓住机遇，将我国自己的管理优势和其他国家的优势相结合，走出具有中国特色的档案管理信息化建设道路，做到百花齐放，将档案管理工作达到一个新高度。

参考文献：

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[2]乔明.浅析大数字化时代基层档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2014.

[3]张兴文 李林波 王晓丽.加强医院电子档案管理的对策探讨.中国医学装备.2009（06）