浅谈医院人事档案管理

肖兴宾

【摘要】人事档案及其管理工作在医院的管理工作中起着举足轻重的作用，它为医院的各个岗位提供人才信息支持，是医院最重要的人才库。众所周知，企业的核心竞争就是人才的竞争，而一个完备的人事档案系统将在浩如烟海的人才市场中为医院筛选出所需要的人才，使医院能在残酷竞争中占据资源优势。当前，全球社会经济都在逐步实现信息化，医院的人事档案管理工作也应该顺应时代的发展，建立完备的人事档案信息化平台，为医院的发展提供人才支持。

【关键词】医院；人事档案管理；现状；发展方向

1.人事档案管理现状

1.1 档案管理方式手段落后

人事档案数量大，机密性高，对医院极为重要，这就要求医院应该做到专人、专业管理。而现在很多医院的人事档案都是由人事部门人员兼职管理，甚至处于无人管理的状况。现在很多医院都没有专业的档案管理设备，如：档案室、计算机管理平台等，绝大部分医院都处于手工收集、装订、整理、存放状态。

1.2 档案立卷陈旧

由于人事档案流动性差，很多医院把档案放在档案室里，多年不见天日，等到用时再翻找，费时费力。更多的是档案立卷问题，一是信息不真实，年龄、学历等存在弄虚作假的情况；二是信息不对称问题，前后信息不一致，错填乱填问题；三是档案材料不准确问题，该有的材料没有，不该有的确一大堆；四是材料缺失问题，很多档案没有完备的材料，信息不全等。

1.3 领导层重视不够

人事档案的作用不会摆在明处，短时间内不会产生很大经济效益，因此存在领导层重视不够的问题，认为档案的存在只是程序化的东西，并没有实质性的作用，人员、资金的投入的跟不上，造成人事档案管理存在各种问题。

2.人事档案管理如何为医院服务

2.1 为医院及时提供人才

人事档案作为一个人最基本的信息平台，是医院了解员工最简单的平台，而一个好的人事档案管理系统，是医院强大的人才资源库，它能随着医院的各方面发展，为医院选择提供真正适合医院的人才，做到人尽其才，更好的为医院服务。

2.2 为医院发现不适合现阶段医院发展的人才

时间不会停滞不前，人才也不会永远适合。随着医院的发展，有些岗位的人员就不再适合医院发展的需求，而通过人事档案管理系统就可以为医院发现不适合医院现阶段发展的人员，这样就可以及时更换更适合的人才，有利于医院的发展。

3.人事档案管理的发展方向

3.1 建立信息化人事档案管理平台

实现档案信息化管理，可以大大减轻档案工作人员的重复劳动，节省大量人力和时间，提高档案的现代化管理水平，可以更好地为医院的发展做出贡献。而信息化平台的建设，相比传统的档案管理模式，有很多优势：

3.1.1 方便查找。 传统的档案管理模式，往往采用立卷等方式，由于人事档案数目庞大，质量沉重，一旦短时间被需要某个档案，就会出现不能在规定的时间内找出所要的档案，造成医院损失。而建立完善的人事档案管理信息化平台，就可以彻底解决这个问题，由于计算机处理能力强大、计算速度快、计算精度高，可以很快找到所需要的档案。这样又可以使得档案管理人员的工作量大大减小，提高其工作效率。

3.1.2 存储量大，方便保存。传统的档案，都是采用立卷的模式，纸张占地大，又不方便保存，利用率低。而采用计算机信息化存储的方式，就可以解决这个问题，计算机存储量极大，还有存储卡、硬盘等各种外接设备，从而避免了传统纸张难以保存等问题。

3.1.3 绿色环保。采用信息化人事档案管理，避免纸张的使用，绿色环保，符合国家的基本国策。

3.2 实现档案管理的多元化与网络化

3.2.1 多元化。传统的人事档案内容单一简单，无非是表格、文件等内容。而这已经远远跟不上时代的发展。现代化的人事档案，在传统的档案基础上，还应该实现档案信息的多元化，例如：图形图像、音视频资料等，这样才能更好地立体化的了解员工，为医院更好地服务。

3.2.2 网络化。选用合适的软件系统和系统维护就成为关键。因此，首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理医院人事档案。可以实现医院人事档案管理的网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式，逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享。

3.2.3 动态化。要在立足信息资料真实的基础上，编辑建立多元化的形象档案信息，实现档案的动态发展。档案的建立要实现动态更新，随着个人信息的不断更新完善，系统维护人员就应该随时变更档案信息，并且确保信息的准确、真实，方便医院和社会的查看、监督。

4.实现人事档案管理现代化需要进行的工作

4.1 强化领导的现代化管理意识

没有投入就不会有回报，各级领导一定要提高认识，加强对此项工作的领导和大力支持，充分认识建立人事档案信息系统建设的目的就在于不断促进管理的科学化和现代化，并且对此项工作高度重视，千方百计为人事档案信息化管理工作的加强提供和创造有利条件，保证人事档案信息现代化建设工作健康顺利的发展。

4.2 选用一套完善的信息化处理平台

市场上的信息处理平台软件很多，但是不一定都适合医院的管理系统，应该向专业人员咨询，选取一套真正适合医院人事档案信息化管理的软件平台，提高工作效率，减少工作失误，使其更好的为医院服务。

4.3 建立医院自己的信息档案维护团队

只有软件平台，没有一个好的操作团队，也不可能使得系良好运转，因此，医院应该建立自己的信息档案维护团队。人事档案属于机密信息，这个团队必须由医院管理层亲自带队建立，人员要专业，在领导的带领下，做好信息平台的维护工作。

4.4 建立一支专业的人事档案管理团队

要全面实现信息管理，就必须有一个高素质的专业管理团队来支撑这个平台的正常运转，因此，医院必须建立一支专业的管理团队负责此项工作，由专业管理人员带队，有着超强的学习能力，不断学习新型的管理知识，掌握现代化管理技术，在一定程度上，该团队成员也得掌握一定的计算机技术，熟悉信息化管理平台的运行方式，以方便及时处理发现的问题。

5.结语

在新的市场形势及现有的人事制度下，人事档案的内容发生了巨大变化，这就导致旧的人事档案管理方法和形式将不可避免地被淘汰。在今后的人事档案管理工作中，应坚持与时俱进，健全适应新时代的人事档案管理制度，引进先进的人事档案管理系统，培养专业的高科技档案管理人员，使医院朝着科学、规范化发展。

参考文献：

[1]吕晓霞；新形势下医院人事档案管理的体会浅析[J]. 医药论坛杂志，2011（15）

[2]张冰；医院人事档案管理工作探析[J]. 黑龙江档案，2012，（1）