探究新时期学校档案管理如何创新

鲁春生

【摘要】在学校管理中，档案管理一直是重要的组成部分，档案管理水平也可以在一定程度上反应出学校的管理水平。近些年来，国家加大对中职院校的投入，帮助中职院校进一步的扩大和发展，这也为档案管理工作带来了新的挑战。本文简单的介绍了学校档案在学校发展中起到的作用与学校档案管理的工作内容，探讨了在新时期档案管理工作所遇到的转变，并提出了几点在管理工作中可以应用的创新方法，以期提高档案管理工作的水平。

【关键词】档案管理；学校；新时期

学校的档案中包含学校人事档案、财务档案、教学档案等等，里面包含着大量学校重要的历史资料，这些与学校的发展有着密切的关系，是学校教育中重要的组成部分。在社会快速发展的影响下，信息传播途径增多，社会信息量也不断的增大，在新时期的影响下，对学校档案信息的要求也越来越多，这为管理工作带来了难度的同时也是新的发展机遇，如何对学校档案管理工作进行改革成为了档案管理工作中需要面对的挑战。

一、学校档案管理的重要性

1、学校档案是学校领导树立学校形象的依据

学校档案并不只是起到记录的作用，在一些特定的场所还可以发挥出其应有的价值，学校档案对学校的历史、发展进行了记载，并且体现出了学校教育教学工作的过程，是体现学校演变过程的重要信息资源。通过分析学校现存档案，可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，因此它是学校领导树立学校自身形象的依据。

2、学校档案是学校的宝贵财富，丰富的档案资料可以更好地为教学科研服务

学校档案中包含着学校的教育教学成果，这些教育资料可以对教师的教学工作起到一定的借鉴作用，这些信息资源可以帮助学校进行教学科研工作，为学校的教学事业提供一条捷径。同时，这些档案资料也体现出了学校的教学水平，善于利用这些档案信息可以更好的服务于教育事业。

二、学校档案管理工作现状

1、教职员工对档案工作的认识有偏差

有些教职员工甚至长期把一些重要文件、科研成果等材料保存在自己手中，不把它们看成是学校档案的重要组成部分，不按时归档移交，使之变成“死档”，无法统一管理，不能提供利用。

2、档案管理设施滞后

在许多学校中存在着对档案管理不够重视的情况，这就导致了对档案管理投入经费不足的现象。目前在一些中职学校中的档案室中存在着基础设施配备不足与设备落后状况，现代化程度不够造成了档案管理只能满足一般的管理需求而无法向现代化档案管理方向创新与发展。

3、档案管理人员良莠不齐

档案管理工作不只是对档案的归类处理，它还有很强的专业性，但是在档案部门，一些档案管理人员并不具备相应的档案管理专业素质，在实际的工作中无法应对工作的需求，致使档案管理工作的效率低下，在这种情况下更不可能带动档案管理工作的发展。

三、新时期加强学校档案管理工作的对策

1、提高认识，加强领导

学校各级领导应给予高度重视，加强教职员工对档案管理的认识，本职工作中。配合档案管理人员做好档案的管理，加大投入，配备专兼职懂业务的档案管理人员。这样才能将档案管理工作做到标准化、信息化、科学化。

2、树立爱岗敬业精神，具备良好的职业道德

档案管理是一门专业性很强的工作，这要求管理人员要有高度的工作责任感、良好的职业道德、严谨细心的工作态度、乐于奉献的工作精神。档案事业的发展要求档案工作人员各方面素质的全面提高，而职业道德素质的提高应摆在突出的位置。因为没有良好的职业道德素质，再好的发展机遇也会错过，再好的发展条件也会丧失，再好的业务能力也不能很好地发挥作用。

3、健全制度，强化规范

建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各部门负责人职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，利用有目标，保证档案管理工作的开展。各种制度的制定，促使各部门人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。在工作中，不该说的不说，不该扔的不扔，不该借的不借。

4、开展编研工作，进行深度开发

学校档案工作者要加强学校档案编研工作，改变过去“看摊守业”的状况，用前瞻性眼光研究利用者的需求，积极主动地提供方便、快捷的信息服务。要努力提高编研成果的质量，不仅局限于学校的档案资源，还应该拓宽渠道，扩大编研工作基本素材的来源，在充分了解室藏和用户需求的基础上，通过纵向横向分析比较、专题跟踪服务等方式，有针对性地开展学校档案编研工作，如编制学校沿革、大事记汇编、教学科研成果汇编、专业技术职称汇编和专题文件资料索引、个人学术动态学术思想或部门史料等。

5、加强基础设施建设，为中等职业学校档案管理工作提供物质保障

必要的物质条件是档案工作发展的基础保障。特别是近几年来，随着社会科技的发展，快捷方便的电子信息化、数字化、智能化在社会各领域的广泛应用，使得传统的档案信息保管办法已不能满足社会经济发展的要求。电子文件的广泛应用，要求中等职业学校要加大档案管理经费投人，配备计算机等现代化办公设备，尤其对电子档案管理提供相应的防护条件，具备数据备份和恢复、病毒监控、密码防盗、软硬件保护等能力，加强档案的信息安全管理。6、应用现代化管理手段是学校档案管理的发展方向

科学技术的进步和生产力的发展，促使世界开始向信息化迈进，信息已成为经济建设的战略资源和社会管理的基本要素，因此档案管理手段也要与时俱进。我们必须改革旧的档案管理机制，强化学校档案信息开发工作，建立档案信息开发机制，沟通信息渠道。在管理手段上做到传统与现代相结合，在档案材料上做到纸质档案、实物档案和电子档案相结合，在馆室上做到文字馆、图片馆、音响馆和实物馆相结合，使档案信息发挥应有的作用。

7、加强对档案管理人员的继续教育，提高综合素质

档案管理人员应该提高认识水平，强化继续教育，加强制度建设，建立相关运行机制。有必要更新知识，加强继续教育，提高综合素质。新档案员可参加各地档案局举办的档案工作人员岗位培训班的培训，掌握档案的基础知识并获取从事档案工作的上岗证。老档案员同样可以参加市档案局档案工作人员继续教育培训，选择课程，系统学习档案专业知识，全面提升自身专业素质。

参考文献：

[1] 孙军颖.探讨新时期学校档案管理如何创新[J].才智，2016（13）.

[2] 王美君.试析新时期学校档案管理的创新要点[J].才智，2014（7）.