“三资”清理后别忘了材料归档

□ 孙建臻

“三资”清理后别忘了材料归档

□ 孙建臻

笔者在具体指导村街档案材料整理工作中，发现很多村街费了很大精力开展“三资”清理工作，工作收尾阶段只关注清理出的问题，忽视了对“三资”档案的管理。不少村街在清理工作结束后，没有专人负责将应归档材料及时整理归档，导致应保管归档的材料缺失严重。部分完成归档的村街也缺乏档案整理的专业知识，归档材料杂乱无序，简陋装订成卷，容易损毁丢失。笔者认为，造成以上状况的主要原因是以下几个方面：

1. 对档案材料重视程度不够

从村街负责人到具体负责这项工作的村街文书，对档案工作的认识没有达到应有的程度。档案工作价值体现的“滞后性”导致当目前工作比较紧张、事情比较多的时候，档案整理工作能减则减，多数被“靠后”处理，时间一长，材料缺失、毁损、遗漏不可避免。

2. 对档案材料保管不当

受条件限制，多数村街不具备档案整理的日常用品及保管橱具，工作完成后及时归档的很少，多数是折叠后成摞地存放。

3. 整理内容杂乱无序

个别村街将需要保存的资料线装成本，但是内容杂乱无序，无封面、目录、编码等，装订不规范导致首页和尾页屡次脱落，内容页次渐次减少。遇到问题需要查找时需逐页翻看，存在的内容也一时找不着、查不到。

4. 对“三资”档案材料认识不全

大多数村街只重视了会计账簿、凭证单据的保管，其他的资料认为可有可无，我们日常所说的“三资”档案不仅仅包含账簿、凭证，还应当包括：集体各种经济合同和协议；各类资产、资源统计表和台账；历年财务收支计划及收益分配方案；各种各类财务报表；各类会计凭证、会计账簿、会计人员交接清单、会计档案保管借阅单等；各村街财务人员档案；其他涉及资金、资产、资源方面的清查、会议、报告、总结、证明等等。

“三资”档案的完整对集体资产的产权权属、权利义务、保值增值等发挥着巨大的作用，对消除争议，解决纠纷也至关重要。因此，为解决在“三资”档案材料保管过程中存在的上述问题，建议采取以下对策：

1. 加强档案业务宣传，提高认识

在加强对社区村街具体档案业务指导的同时，应加强《档案法》宣传，切实提高村街负责人及档案人员的思想意识，从根本上重视档案工作，做到“应归尽归”。

2. 及时有序归档，普及正确的查档方法

查阅方法的对错与否，直接影响着档案人员档案装订标准和档案利用效果。有的村街在整档时不规落，也反映整档后越不好查找了，这充分说明整档的基本常识没被掌握，各人习惯用自己的存档方法，不统一整档标准达不到档案整理的意义，只有明确档案材料整理的基本常识，掌握查档方法，才能更好、方便、快捷地发挥档案价值。

3. 完善档案保管条件

有条件的村街可以配备必要的档案装订、保管用具。没有条件的可以设置统一的档案室，配备装订材料，明确保管人员，各村街将装订好的“三资”档案材料在规定区域集中存放，便于管理、查找、利用。

4. 制定制度，责任到人

档案材料经办及保管人员，从资料的收集、分类、整理、装订、保管、查阅等各程序都要明确责任，制定相应的制度，避免出现人为的丢失、毁损、散乱等现象发生，确保档案材料的完整、有序、安全。

（作者单位：山东省莒县档案局）