新形势下对提升茶企文秘人员素质的思考

刘文

（南宁职业技术学院，广西南宁 530008）

新形势下对提升茶企文秘人员素质的思考

刘文

（南宁职业技术学院，广西南宁 530008）

在经济全球化、社会信息化的今天，企业对内部文秘人员素质要求更高。茶叶企业作为我国社会主义经济中不可缺少的一员，同样面临着强化企业文秘人员素质培养需求，随着市场竞争日渐激烈，茶叶企业也被推动了时代的风口浪尖，为了在站稳脚跟，获得发展先机，企业也必须要重视内部文秘人力资源队伍建设与培养，通过提升文秘工作人员的专业素质、专业能力、创新思维以及社交能力等，使其为企业更好的服务。本文针对形势下茶叶企业文秘人员素质提升的问题进行几方面研究。

茶叶企业；文秘；素质

企业文秘工作看似简单，实际上却是企业上级与下级之间的重要纽带，也是企业与客户之间的桥梁，是企业的门面。因此在新的经济发展时期，为了满足企业发展需求，企业必须要重视文秘人员的素质建设，通过定期开展培训活动，制定科学的考核机制等措施，激发文秘工作者的工作热情，提高文秘人员的专业素养，最终更好的发挥出文秘工作者的作用，使其更好的为企业发展服务。

1 新时期文秘工作特点

文秘工作是辅助领导做好零散琐碎小事的工作，文秘工作的职务是为领导进行任务传达，将上级命令及时传达到下级，以便及时完成任务，也为了方便下级领导将任务及时进行汇报，将领导所需要的工作有条理的整理出来，才能更好的对整个公司进行调度。根据不同茶企的运营情况，各部门之间为了搭建好沟通的桥梁，让各部门之间可以配合协作的完成领导所分配的工作，就需要文秘人员做好沟通工作，对不同的工作类型合理进行分配，按照任务难度有阶段的分配相关工作任务，更好地为上级领导分担工作压力，才是对本职工作认真负责的态度。

1.1 辅助领导做出决策

文秘人员需要根据市场需求收集相关资料，并及时进行整理评估，让领导可以正确地按照资料进行任务分配和判断，根据完整的资料内容进行拟定决策。资料的整理过程需要耗费一定的时间，因此文秘人员需不断提高自身收集资料的能力，保证资料真实、准确的前提下，为茶企服务。

1.2 信息的收集以及处理

文秘人员需通过各种渠道获取大量可靠、真实的信息，比如：接收文件、接听电话、接收电子邮件等各种方式，利用信息化网络化技术帮助茶企收集更多市场核心资料内容。文秘人员需要对市场有敏锐的洞察力，按照市场所需提供相对完整的产品信息和产品服务，才能更好的帮助领导安排会议流程以及工作流程，让茶企稳定发展。

1.3 文秘人员所收集的资料

要有效地帮助领导了解上下级工作内容，让上级领导可以按照资料内容，有效地进行任务分配的同时，帮助茶企解决上下级所存在的矛盾，让企业更具向心力，企业为了获取更大的市场利益，就要将资料更加精准化、完整化，才能满足不断变化的市场需求，也才能更好的让企业价值得到体现。

1.4 处理企业综合事务

文秘工作的范畴十分广泛，为了保证可以多方面获取资料，文秘人员要有高素质的工作能力，例如：对所接听的电话信息及时进行处理记录，按照会议内容需要及时将有效的信息接收记录以及转达，将所接收的数据文件按照保密协议进行整理，根据公司管理规定，在公司内部进行信息交流，将完整的信息提供给领导，以便领导为公司做出正确的决策。文秘人员要具有能够妥善处理上下级关系的能力，针对不同领导所分配的任务及时进行传达的同时，让下属部门可以积极的进行工作，才能更好地胜任相应的文秘职位。

1.5 有稳定的心理素质

由于茶企业文秘人员经常需要陪伴领导进行会议交谈和正式友好访问，因此，文秘人员除了具有高素质高品质以外，还要有过硬的心理素质，面对众多突发情况与大型场合临危不乱，根据领导需要合理进行任务分配和工作日程安排，将所遇到的困难和苦衷有效化解，不断提高自我控制能力和忍耐能力。茶企文秘人员多半时间都会独立工作，因此在接到任务以后要具有独立思考解决问题的能力，不断调整自身心态，受到批评或表扬都要表现的更加平稳。要保持戒骄、戒躁的状态，对所担任的工作出色完成以后，才能更好的为企业领导的工作提供帮助。

1.6 要有较强的办事能力

由于相关茶企文秘人员多半会接受到比较重要的任务，而文秘人员除了具有听说读写的记事能力以外，还要具有更强的办事能力。茶企文秘人员多半会独自进行工作的分配和处理，因此在办事过程中一定要有一定的章程。例如：第一，要按照一定的原则，根据茶企规定的政策和规章进行工作和日程安排。第二，对待不同难度的任务要灵活妥善地进行处理，根据整体局势的需要按实际情况进行变动，动态地对事情进行分析，达到随机应变的能力。第三，要有准确分析判断一件事物的能力，根据事物的大小合理进行工作安排，做到大事不糊涂，小事不漏，才能更好地胜任文秘职位的工作。第四，要保证做事具有效率，在领导进行任务分配的同时，要及时准确地理解领导所要表达的意图，心里要有完整的任务计划和任务分配，及时将任务进行传达，不拖泥带水，干净利落。

2 新时期文秘工作特点与文秘人员素质培养

2.1 根据自身工作职责不断提高工作水平

茶企的文秘工作人员要保证具有一定的岗位职责，按照岗位需要不断提高自身能力。茶企业也会相应提供一定的素质培训工作和文化培训工作，针对不同能力的茶企文秘人员会给出相应的培训方案和培训计划，满足文秘人员的学习需要和工作需要。主要培训思想方式有以下几点：

2.1.1 文秘人员要有正确的心态，保证具有完整的人生观和价值观。茶企文秘人员在具有一定知识储备的前提下，为本职工作更好地服务。文秘人员要有较高的道德修养，对领导所分配的工作要积极完成，不懈怠。文秘人员要具有一定的心理调节能力，按照工作需要和所具备的职业操守，认真完成所分配的工作，要具有吃苦耐劳的精神，有良好积极的工作态度，才能胜任相应岗位的工作。

2.1.2 茶企文秘人员要具有处理大型综合事务和顾全大局的能力。不同的茶企都会有相应的任务分配，工作的难度和工作的范畴也各不相同，为了更好地完成领导所分配的工作内容，茶企文秘人员要有扎实的文字功底，针对领导所分配的工作任务要清晰。文秘人员需要对任务流程进行表达，因此，本身要具有完整的语言表达能力和自我叙述能力，将领导所要表达的意图及时的进行转达，让上下级之间可以借助自己进行事务沟通和交流，才能完成对事物的处理和分配工作。

2.1.3 具有一定的事务协调和组织能力是文秘人员的最基本素质。不同的任务分配和安排是在上下级和各部门之间进行的，文秘人员要保证可以对任务进行分配和转达，解决上下级之间可能存在的矛盾和隔阂。换句话说，想要胜任茶企的文秘工作，就要具有一定的企业协调能力，将上下级之间的工作内容和性格状态可以进行合理的划分和梳理，针对不同的工作性质和人员安排得井井有条，才能既满足企业领导的工作安排，又能让下属虚心地接受所分配的任务，促进茶企进一步发展。

2.1.4 文秘人员要热衷于自己的工作岗位，对所分配的任务，要有饱满的工作热情和积极的工作态度，辅助领导完成相关工作任务的同时，对领导所提出的工作决策要表示赞同和认可。文秘人员要有高度的警惕能力和市场洞察力，按照领导的工作需要，在保证遵循商业机密条款规定的同时，进行工作的处理和分配任务。

2.2 正确认知文秘工作性质

社会上对于不同企业的文秘人员都有一定的偏见，认为其工作内容只是简单的接发邮件打电话和转达，其实不然。对于茶企而言，茶企文秘人员需要具有较高的素质，有处理各种事情和灵活应对工作任务的能力。同时要有一定的责任担当，对本职工作要有积极的态度和饱满的工作热情。

2.3 发挥创意思维实现自身价值

茶企文秘人员要有良好的责任观念，针对自身的工作范围和工作性质，要有良好的认识，按照自身能力为他人提供服务。根据领导的日常安排和工作，需要即时进行任务转达和分配，树立良好的自身形象，提高自身素质，实现自身价值。

2.3.1 文秘人员要具有独立思考和解决问题的能力，要对市场有冷静的分析和准确的判断，将市场所收集的科学有效数据，反馈给领导，帮助领导进行任务分配，减轻领导工作压力，辅助领导作出重大决定，方便领导更好地处理管理茶企的工作任务。

2.3.2 文秘人员在进行任务传达时，需要做好上下级衔接工作，以茶企的利益为出发点，为领导为公司考虑。文秘人员要具有协调各部门之间进行沟通和任务交流的能力。帮助各部门积极发挥自身实力，为茶企服务的同时，按照茶企的规章制度开展相关工作和业务。

2.3.3 文秘职位的核心工作任务就是为茶企的每一个部门良好的提供服务，按照工作内容和工作需要，辅助各部门之间建立良好的关系，帮助企业建立良好的企业文化和企业向心力，让企业在和谐统一的氛围中逐步成长。

2.3.4 茶企的领导会制定正确的任务分配和任务工作，文秘人员是进行中间转化的重要桥梁。将领导所分配的任务及时的在各部门之间进行转达，按照市场需要建立良好的企业文化形象和品牌形象，让企业可以更快地融入经济发展的大潮中。文秘人员在工作期间，需要不断提高自身素质，提高对不同任务、工作强度的解决和处理能力，按照工作需要，努力完成不同的任务，才能更好的为茶企服务，也才能让自身价值和职能得到最大程度的发挥。

结束语

茶叶企业在提升文秘人员的专业素质的过程中，要从文秘基本职能，交际能力以及创新思维等方面入手，转变对文秘工作的固有印象和思维，摆脱文秘工作“录音机”、“摆设”的工作现状，充分调动文秘工作者的工作积极性，真正发挥其沟通、桥梁的作用。为上级领导排忧解难，传递基层员工的想法和意见，推动企业内部信息交流。只有这样，在市场竞争日渐激烈的今天，茶叶企业才能够稳定内部工作，优化经营环境，更好的实现自身的可持续发展。

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刘 文（1982-），女，山西临汾人，学士，讲师，研究方向：语言学、汉语言文学、秘书学。