职业院校财务成本内控体系构建探讨

2017-02-04管晨智

现代商贸工业 2016年23期

关键词：设计流程设计思路

管晨智

摘要：在职业教育日益发展的今天，如何有效控制财务成本、确保成本效益最大化，已成为关系职业院校进一步发展的一个战略性问题。为了有效构建科学实用的成本内控体系，对体系设计的思路与流程等方面进了初探。

关键词：成本内控体系；设计思路；设计流程

中图分类号：F23

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.23.076

高职院校的竞争不仅是教育教学质量的竞争，而且也是资金使用效率、效益的竞争。高职院校想要在教育行业占有一席之地，就必须利用有限的资源办出学院的质量特色；必须要更新观念，真正认识财务内控对学院发展的关键作用，从而根据内控理论、依据国家对内控的要求、结合学院的实际情况构建适合自身管理与发展需要的财务成本的内控体系。

1 财务成本内部控制体系设计的思路

针对财务成本的内控体系，主要应当从“人、财、物”三个大的方面进行思考，重点主要应当集中在对资金的管理和控制上。

1.1 严格实行不相容岗位的分离

当前大部分的高职院校在岗位设置过程中，还存在不少的风险点。因此，在设置财务成本内控体系的过程中，针对人员、岗位的设置过程中必须以内部牵制制度为核心。在针对每项经济业务的处理，一方面，至少要经过上下级有关人员之手，使下级受上级监督，上级受下级制约，促使上下级均能忠于职守。另一方面，每项经济业务的处理至少要经过彼此不相隶属的两个部门处理，使每一部门经济业务工作受另一部门的牵制，使之互相制约，防止或减少错误和弊端。特别是对一些重要的岗位务必保证不相容职务相互分离，如出纳与会计的岗位分离、审计与财务的岗位相互分离、资产管理人员与资产采购人员的岗位相互分离，并建立定期的岗位轮换制度等。

1.2 基层管控与归口管理有机结合

高职院校由于职能部门较多，尤其还有各个系部对教学条件的要求不同，从而造成支出类型种类繁多。因此，需要有针对性的对支出项目进行归口管理，按学院赋予的权利和所应承担的责任各司其职，按特定的管理渠道实施管理。该管的一定要按责任划分管好，不要缺位；不该管的不要乱插手、乱干预，不要错位；超出责任权限范围的不能乱审批，不要越位。如当前高职院校基本上都是文理兼招的，由于各个专业的教学需求不同就会造成购买的教学设备及实训设备不同。如不实施归口管理，那么针对该部分资产的管理就没有一个统一的核算与配置标准，对财务管理与核算会带来不利的影响。故在进行财务成本的内控体系设计时，要梳理管理流程和制度，要坚持建设不可再获取的基本原则。如在针对系部的教学实训设备管理过程中，统统将管理职权归口到教务部门；在针对系部及其他行政部门办公设备的管理时，统统将管理职权归口到后勤部门；在针对人员津贴的发放过程中，统统将管理职权归口到人事部门；在对学院各种研究项目的管理时，统统将管理职权归口到科研部门。通过归口管理，可以让每个核算项目有一个统一的核算标准，同时能够更为科学的管理和控制学院财务成本，提高资金的使用效率。但是，由于高职院校毕竟是属于教学单位，因此在实施归口管理的过程中，要充分考虑系部的教学自主权。比如，系部教师的课时费等津贴，如果由人事部门统一归口管理，就会造成各系部的教学自主性受到较大的制约。当前大部分的职业院校都有特色专业，而各专业的学生人数比例往往会存在较大差异。如果不能由系部自主支配和安排其教学工作及其教学经费，必然会造成吃大锅饭的情况。为了能够充分调动系部的办学积极性和主动性，合理使用学院有限的教育资金，提高资金的使用效益，各高职院校必须制定相应的院系二级分配制度。该制度主要是以系部的学生人数或学费收入为标准，对系部可用资金额度进行进一步的分配。针对系部创收项目获得的收益，在全额上缴学院财务之后，制定相应的比例标准将创收项目收入的一部分划归系部自用；针对系部支出项目，系部可结合二次分配的资金额度进行日常教学活动的灵活性分配，如自主增加或减少专业教师的课时费基数、提高或降低教研活动的活动经费等。针对其他教学活动，可以根据系部所有学生人数或学费收入按照统一的标准核定其支出指标数，如实习材料费、学生活动费、毕业生就业经费等。

1.3 收支业务采用双向会计控制

财务成本内控体系的建设，关键还是把控学院有限的资源。而对于高职院校而言，无非就是收支的管理问题。为了能够将财务成本内控体系尽量的细化，因此在建设体系之初，必须对高职院校的收支类型和范围进行归类。

高职院校的收入来源主要有：财政下拨的生均经费、学院的学费收入、各部门的创收收入、学院的项目建设经费、其他收入。在建设收入的内控时，关键是要保证学院资金能够足额按时到位，风险点应当是如何避免各部门私设小金库的现象。因此，在建设财务成本内控体系时，首先应当明确学院各部门的任何收入都必须上缴财务进行统一管理。在针对生均经费制定相应的制度时，主要应当制定一套科学的人员测算标准，保证生均经费能足额得到拨付，当前我国主要是以生师比作为主要测算依据。针对学院的学费收入以及部门的创收收入，除了利用院系二级分配来敦促系部催缴学费及加大社会服务力度之外，还应当建立规范且严格的票据管理控制制度，从而保障各项事业收入能够足额及时的上缴。针对学院的项目建设经费及其他收入，应当建立相应的经费台账，对未拨付到位的项目资金，应当建立适当的追讨制度。

高职院校支出途径通常包括：人员经费支出、教学成本、教辅成本、融资成本、学生管理支出。在构建财务成本内控体系时应当明确三个原则：第一是权责发生制原则。对于学校而言，会计年度严格上来讲应当从每年的9月至下年度的8月，如果要核算高职院校一个学年度的财务成本，就应当借鉴企业会计核算的核算基础，对当期的费用与收入采用归属期的标准来确认。第二是配比原则，即高职院校必须按照权责发生制的原则对各期的收入费用进行核算，但按照权责发生制核算的财务成本并非一定就是本期的实际支出成本，只有按照配比原则确定的与本期事业收入相对应的费用才是学院的真实成本。最后，还需要对支出的性质进行划分。如针对当期的各项支出时，应当分别确定资本化与费用化。如基建项目等固定资产支出，就应当予以资本化。在明确以上三点原则后，下一步就应当针对成本核算对象形成一套专门会计核算科目。应根据高职院校特有的人才培养模式和相关成本内涵，适时且合理地对学校教育成本项目进行设置，主要应包括下述七个基本项目：人员经费、教学成本、行政办公经费、学生资助经费、科研经费、融资成本、基建成本。在核算教学成本时，还需结合高职院校的实际情况开设对应的成本核算科目，如直接教学成本、间接教学成本、长期待摊费用等。而在会计核算基础的选择上，如果从财务成本控制的角度上而言，应当实行收付实现制和权责发生制相结合的会计核算基础。采用基于权责发生制的原则来核算成本，主要是遵照高校教育成本核算的实际要求，对教育成本进行正确计算，以此实现高职院校的微观管理需求；其次，实行收付实现制是为了能够保证学校收支与政府决算上保持一致，不仅适应了高职院校会计信息需求，同时也满足了国家宏观经济管理需要。

2 财务成本内部控制体系设计的流程

财务成本内控体系的建立，并非一朝一夕的事情。整个设计过程，一定要按部就班的开展。整个设计过程大致应当分为以下步骤。

2.1 前期的动员准备工作

在体系建立初期，必须使全院教职员工清楚认识到财务成本内控体系是什么、有什么用、能达到什么效果，从而使体系的建立形成学院内部的向心力。

2.2 明确学院未来发展战略并制定内控体系运行周期

只有通过对学院未来发展战略有一个清楚的认识，财务成本内控体系的建立才有针对性，才能保障学院未来发展规划在财务成本的角度上有一个可控的范围。其次，内控体系的建立尽量结合学院发展规划设立相应的周期，随着未来发展战略大方向的调整而调整财务成本的内控体系的基本要求。

2.3 体系设计任务模块化

由财务部门拟定体系设计方案，方案通过学院的预算委员会审核通过，由财务部门将财务成本内控体系设计任务进行模块化的划分，然后归口到相关职能部门进一步的细化。由相关职能部门结合当前工作中可能涉及的财务问题，如采购、创收、用款计划、课时费等拟定好对应的部门制度，由财务部门负责指导并将各部门的制度进行归总。

2.4 建立财务成本内控体系

财务部门以财经法规政策为基础，结合学院资源及财务制度的实际情况对归总的制度进行进一步的融合。融合过程中，通过实地考察、反复沟通、风险评估等方式重点针对预算管理、收支管理、政府采购、资产管理、建设项目管理及合同管理来进行进一步的优化，从而形成最终方案，由院职代会审核通过后，开始实施。

2.5 建立内部专项审计制度

定期及不定期的对内控执行情况进行审计，确保制度体系的执行过程有第三方参与监督，避免风险的产生。