基于ERP系统的采购管理探讨

洛阳炼化宏达实业有限责任公司 兰天

随着科技的进步与发展，计算机技术在企业管理中发挥着越来越重要的作用。ERP作为一种现代化企业管理模式，有着传统管理无法比拟的优势。应用先进的ERP系统，提高洛阳炼化宏达实业有限责任公司（以下简称宏达公司）的企业管理水平，提升了企业核心竞争力，而采购管理作为企业供应链中的重要一环，也将因ERP系统的应用而受益良多。

第三次科技革命的兴起，互联网普及加快了信息传播速度，增加了企业间的信息交流和业务往来，使企业能够及时了解市场变化，满足市场需求。计算机技术加快了生产进程，提升了企业效率，促使市场竞争更为激烈。随着信息时代的来临，ERP系统在各企业中逐渐推广应用。宏达公司作为传统企业中的一员，在日趋激烈的市场竞争环境下不断探索创新，应用先进的信息技术和管理模式，对企业资源进行优化整合增强了企业核心竞争力，实现了数字化管理。企业的采购管理，正是我国企业管理中应用ERP而受益最大的环节之一。应用ERP系统，我公司的采购管理水平有望得到大幅提高。

随着科技的进步与发展，计算机技术在企业管理发挥着重要作用。ERP作为一种现代化企业管理模式，有着传统管理无法比拟的优势。应用先进的ERP系统，提高宏达公司的企业管理水平，提升了企业核心竞争力，而采购管理作为企业供应链中的重要一环，也将因ERP系统的应用而受益良多。

第三次科技革命的兴起，互联网普及加快了信息传播速度，增加了企业间的信息交流和业务往来，使企业能够及时了解市场变化，满足市场需求。计算机技术加快了生产进程，提升企业效率，促使市场竞争更为激烈。随着信息时代的来临，ERP系统在各企业中逐渐推广应用。宏达公司作为传统企业中的一员，在日趋激烈的市场竞争环境下不断探索创新，应用先进的信息技术和管理模式，对企业资源进行优化整合增强了企业核心竞争力，实现了数字化管理。企业的采购管理，正是我国企业管理中应用ERP而受益最大的环节之一。应用ERP系统，我公司的采购管理水平有望得到大幅提高。

采购管理及ERP概况

采购管理是对采购活动中各个环节执行过程的科学管理。采购管理作为企业价值链中的重要一环，不论从成本、质量的角度，还是从交货期及敏捷性方面考虑都对企业竞争力的提升具有重要意义。采购管理水平的提升，能够降低企业成本，提升产品质量，缩短交货期，提升客户满意程度。

ERP是将企业的各个部门，包括财务、生产、物料管理、采购与销售、人力资源管理等运用先进的计算机网络技术有机地整合在一起。它注重产品研究开发、质量控制、市场营销和售后服务环节，使企业间的信息和资源集成成为可能，实现了对市场需求的快速反应，降低风险成本，实现高收益等目标。ERP系统的核心管理思想是实现对整个供应链的有效管理。

宏达公司始建于1992年，是以石油化工、化纤生产、石化产品贸易、检维修业务为主的集团型企业。

宏达公司的生产经营是连续不间断的，这就需要不断地进行物资采购。其中采购成本占企业总成本的比例较大，因此提升采购管理水平是宏达公司降低成本、提高运作效率、增强竞争力的有效手段之一。

ERP系统在宏达公司采购管理中的应用

1 现行采购管理

宏达公司为了应对日益激烈的市场竞争环境，将原各单位分散自购采购模式转变成为集中采购模式。即宏达公司各下属单位的原辅材料、机物料、施工用材、通用配件等，集中上报，施行“统一管理、统一采购、统一结算”的模式。这种采购模式通过大批量的集中采购降低企业采购成本，便于公司进行统一的成本控制。

2 供应商管理

宏达公司始终坚持 “统一管理、定期考评”的供应商管理原则。严格供应商准入制度，对供应商的资质进行审查，确保供应商具备合格证照，符合国家法律法规，诚信经营，经领导审批后方可纳入宏达公司合格供应商名录。宏达公司按规定定期对供应商进行综合测评、打分。

3 采购流程

宏达公司现行的采购管理方式是按计划采购。即由各需求单位在月末汇总上报物资需求计划；经领导及生产运行部讨论通过后汇总成综合计划，由采购部门组织采购；所需物资采购回来后验收入库，以满足企业生产的需要。

宏达公司此采购管理模式业务信息共享程度较低。采购人员和与供应商的谈判多为电话沟通，没有相应的文字记录。采购人员为完成计划而进行采购，不能及时对市场变化做出反应，容易造成库存量大、资金占用多、成本居高不下的后果，不但影响企业生产经营活动正常进行，且对企业的经济效益造成不必要的损失。

4 基于ERP系统的采购管理推进

宏达公司改革创新不断探索新形式下的经营管理模式，在公司的大力推进下完成了信息化一期、二期建设。办公自动化系统的应用将公司部分业务由传统手工办公方式转变成便捷的线上办公模式。ERP系统的应用将公司财务管理、供应链管理、人力资源管理等通过网络相互关联成为一体，提高了员工办公效率，而高度共享的信息集成则为领导进行科学正确的决策提供有利条件。基于ERP系统下的采购管理满足了企业对采购的要求，实现了企业物流、资金流以及信息流的有机集成，提高采购管理效率。

应用ERP系统使宏达公司的采购管理模式开始由按计划采购向按订单采购转变。

5 基于ERP系统的采购流程

基于ERP系统的采购流程如下：首先由需求部门按需提报物资需求申请单，经开会审批后，由宏达生产运行部汇总后在系统中录入请购单，请购单传至采购部门由采购部门组织采购。采购员根据情况在系统中录入采购合同、框架协议等，并填写采购订单。物资到货后由需求部门进行验收，库管员根据到货情况进行材料入库。采购员收到发票后，根据采购入库单填制采购发票。财务会计收到纸版发票后，审核系统中的采购发票，采购发票审批自动传应付，生成应付管理系统中的应付单据。付款时，采购员根据合同生成付款申请单，由财务进行付款。最后由采购员填写内部交易结算清单完成与需求单位的内部结算。

ERP采购业务中所有单据都留存于系统中，采购员可以随时查询该业务的进行状态、供应商信息等，增强了采购业务的可追溯性。供应商的管理在采购管理中是一个中心环节，传统的供应商管理全部为人工管理，应用ERP系统后，供应商的信息全部录入ERP数据库，能够及时对供应商的信息、供货质量、数量等进行分析，实现了智能化管理，减少了人为因素的影响。下面是宏达公司ERP采购流程图（图1）。ERP系统建立了相应的采购单据的审批控制流程，将“事前控制、事中监督、事后分析”这一管理理念充分体现，为管理层能够及时应对市场变化做出正确决策奠定基础，提升企业规避风险的能力。区别于传统管理模式手工制作报表，ERP系统可以按需生成报表，对某一阶段采购业务进行数据分析，为下一阶段工作提供指导。

采购管理的不足与拓展方向

宏达公司进行的二期信息化建设应用最新的ERP系统实现采购业务的信息化管理，但仍然处于信息化建设的初级阶段。ERP系统在宏达公司采购业务的应用仍存在很多问题，需要员工根据自身业务现状对ERP采购流程不断完善与优化，以达到良好的使用体验，提升办公效率；同时加强员工培训提升员工自身素质，使员工能够尽快学习适应新型采购管理系统也是宏达公司目前需要努力去完成的。

就宏达公司目前的采购业务来说，ERP的应用仅仅是实现公司内部管理信息化。面对目前全球化的经济发展趋势，宏达公司需要顺应社会发展不断拓展采购渠道，而不仅仅是局限于自身现有的合格供应商。其一，加强信息化建设，构建网络采购平台，让企业的物资供应多渠道、社会化。宏达公司可在平台上公开发布招投标信息，寻源比价使过程和结果透明化，选择性价比最高的供应商进行采购。其二，建立内部采购商城，与多家合格供应商或大型电商平台建立长期牢固的合作关系，将其作为ERP的外部延伸纳入我公司的采购管理系统。其三，建立移动化应用，使采购业务能够随时随地进行。

相信宏达公司会根据自身实际情况，不断完善ERP系统从而达到供需双方信息协同的目标，加速商业流程，提升采购效率，实现供需共赢。百尺竿头再上层楼指日可待。