高职院校院系行政秘书工作特点及探索

黄红梅

广东水利电力职业技术学院，广东 广州 510635



高职院校院系行政秘书工作特点及探索

黄红梅

广东水利电力职业技术学院，广东 广州 510635

在当前我国高职院校院系行政秘书的工作过程中，伴随着社会的进步和发展，对行政秘书的工作提出了更高的要求。为此，我们应当对行政秘书的工作进行研究，分析其工作特点，提出促进其发展的策略。本文对行政秘书的工作进行了简单的分析，并且对如何提升其工作质量进行了讨论，提出了一些策略。在行政秘书工作的过程中通过经验积累和自我提升，为院系的发展做出更多的贡献。

高职院校；行政秘书；工作特点；探索

随着社会的进步与发展，高职院校在社会中发挥着越来越重要的作用，其中高职院校院系行政秘书的工作也承受起越来越重要的责任。在高职院校院系工作中配备秘书能够帮助学校更好的开展教学相关工作。秘书作为领导的助手，能够帮助领导对一些复杂的文件、信息和资源进行有效的整理，提供制定一些决策的相关依据。行政秘书的工作关系到院系的工作，关系着学生的学习。因此，行政秘书应当在工作中根据自身工作的特点来提升自身素质，促使学校和学院教学工作的更好发展。

一、行政秘书的工作内容

高职院校院系的行政秘书对学校的相关工作具有重要的作用，行政秘书作为领导的参谋助手，需要帮助领导对院系内的相关工作进行有效的协调，包括教学工作和管理工作。在我国高职院校中，办学体制较为灵活，院系在制定教学管理和教学计划的时候具有决定权。

秘书的工作要帮助领导完成所指定的专业教学计划和学校传达的指示，对本院系所制定的教学计划进行实施。行政秘书还有一项重要的工作就是要对学生的学籍进行管理，对教学工作进行管理。要对学生的休学、退学和复学，转学等情况进行处理。在工作中严格按照规定执行，向教务处及时上报学生的情况。在期末考试过程中要负责学生成绩的管理，并做好备份等工作，对补考、重修学生以及补考、重修事项进行处理，并随时向教务处汇报。行政秘书还要负责对教学质量的监管工作，为了保证高职院校的教学质量，应当保证人才培养的质量。要辅助领导对本院系的专业课教师和教学质量进行调研，对教学的进度和阶段性教学情况进行检查。

二、行政秘书工作的特点

(一)服务性

院系行政秘书承担着向部门内教职员工宣传系部、学院及上级主管部门所制定的各项规章制度的职能，同时也负责向大家传达各类行政管理文件、主动征求和虚心听取他们对学院行政管理工作的意见和建议、及时反馈信息和意见等工作。所以说行政秘书是上情下达、下情上达的服务者，既为系部领导决策提供参考信息，又为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助。

(二)协调性

秘书工作是领导工作的延伸和补充，是辅助领导化解矛盾、理顺关系、落实工作、保持最优化的过程。行政工作往往是多部门，多方面配合下共同完成的，工作中经常要与院办、人事、教务、工会等职能部门之间互相协调联络，上下沟通，这就要求秘书必须具备良好的协调能力，善于分析问题，处理关系，解决问题，从而处理好日常的行政事务。

(三)原则性

行政秘书工作虽平凡，却是一项原则性很强的工作。在工作过程中难免遇到这样或那样的问题，这就要求行政秘书要严格按规章制度办事，实事求是，冷静客观地反映和处理问题。原则性与灵活性相结合，既要维护院系的权威和规章制度的严肃性，又要公平、公正和公开，努力做到让领导、教师和学生信赖，放心和满意。

三、行政秘书工作的意义

院系行政秘书为本院系的教学工作和科研工作服务，尤其是教学与科研工作作为一个院系的本职，应当在秘书的工作中得到充分的体现。秘书要对科研信息进行传达，保证信息及时传达到每一名教职工。在工作过程中，行政秘书要对院系的决策进行执行，其中包括辅助领导统计调查信息，传达通知、指示，对领导的决策进行研究，保证决策的科学合理性。秘书的工作对院系工作的顺利进行具有重要的现实意义，对院系教学与科研工作的顺利开展起到了重要的作用。行政秘书在必要的时候要能够为领导提供合理的建议，对一些需要投票表决的决策，组织教职工进行公开表决。在日常工作中，院系领导除了自身的行政工作以外，还担负着比较重要的教学工作和科研工作。行政秘书作为领导的助手，应当对领导的这些工作进行辅助，帮助领导协调工作时间，调整工作内容。因此，在院系的工作中，领导对宏观大方向的工作进行指导，具体实施工作和安排需要由秘书来负责，由此可见行政秘书在院系工作中的作用十分重要。

四、高职院校院系行政秘书工作探索

在高职院校院系行政秘书的工作过程中，要想更好的发挥出行政秘书的作用，使其工作具有更大的价值，需要对其工作进行不断的完善，使其能够更好的为我们的院系教学和科研工作服务。院系领导要对行政秘书及其工作重视起来，处理好工作关系，营造一个良好的工作氛围。

(一)提升自身工作素养

在高职院校院系的教学和科研等工作开展过程中，行政秘书的作用是任何其他职位无法替代的。但在工作过程中行政秘书为了更好的发挥自身的作用，发挥出自身的价值，应当对自身的工作素养进行提升。这不仅需要秘书自身的努力，还需要院系相关领导所给予的重视。

一个自信、乐观、坚强、自制的行政秘书，能够在工作过程中处理好人际关系，促使工作的顺利完成。行政秘书应当对心理健康知识进行相应的了解和学习，掌握一些心理学知识，能够帮助他在工作当中更好的把握领导和教职工的工作思想。秘书自身要具备不断提升自我的意识，对其工作不断的完善，这样才可以更好的实现自己的社会价值。行政秘书对院系领导和大大小小事务的处理，要求其应当具备较高的政治素养。包括政治理论知识，思想道德品质和政治思想心理以及工作作风等，都是对一个合格的行政秘书必备条件的要求。行政秘书在工作过程中要保持政治立场的坚定，对党的路线方针进行坚决的执行，严格遵守国家和院校的规章制度。另外，行政秘书在工作过程中应当学会预留，也就是在完成日常工作的前提下，对其它潜在的工作要留有一定的时间和空间进行处理。这就要求行政秘书能够对自身有一个清楚的认识，了解自身的工作能力以及对院系的工作要有一个全面的了解和掌握。为这些不可预见性的工作所预留的时间和空间，能够保证秘书在遇到这些意外状况的时候游刃有余。

(二)端正自身工作态度

对于行政秘书来说，从事院系的行政管理工作是一项需要掌握科学技巧和工作艺术的任务。

当面临复杂的工作任务的时候，行政秘书应当顶住压力对工作进行合理的安排，并且要保证工作质量，按时完成，这就要求秘书在工作过程中要持有端正的工作态度、具备专业的管理知识、掌握先进的管理工作方法。作为秘书，在工作之余还要安排自己学习相关的秘书知识，不断提升自己的工作能力。对教学工作和科研工作的管理等相关专业知识的更新，也是体现行政秘书工作态度的一个方面。在这个角度看来，学校或者院系领导可以给予一定的帮助，加强对行政秘书的培养，组织其进行专业的学习和培训。为了保证行政秘书在工作当中的端正态度，学校要定期组织开展研讨会和交流会，组织大家分享自己的管理经验，并对失败的过程进行深入的分析。在面对一些失败工作的时候，应当积极地寻找其中的经验教训，对其进行总结，防止以后的工作中出现类似的错误。这样对秘书今后的工作起到一个促进作用，能够保证其在工作中尽心尽力，为了促使工作的优质完成，一定要端正自己的工作态度，在合作中提升自己。

(三)强化行政服务意识

高职院校院系的行政秘书工作对从事这项工作的人员具有较高的要求，其中非常重要的一项就是要具备高度的行政服务意识。

为了强化行政秘书的行政服务意识，应当从自身的文化素质入手。在面对工作中的突发事件和多样性的工作内容的时候，行政秘书应当意识到这些工作需要在什么时候完成，需要向哪些领导汇报等事项。行政秘书要增强管理意识，由于自身属于行政管理人员，因此必须掌握一定的管理知识，只有具备了相应的管理知识才可以在工作中对各项管理工作形成较强的意识。在信息高度发展的今天，行政秘书的工作应当对科技知识的运用能力进行提升。高职院校的工作已经进入到了信息化的时期，作为行政秘书，应当掌握扎实的计算机操作能力，能够熟练地运用网络，这样在工作中才可以提高工作效率。另外，作为行政秘书会经常要撰写材料报告，因此，行政秘书的写作能力是一项重要的工作能力，应当在日常工作过程中注意学习，在工作之余更是要有意识的增强自己这方面的能力。行政秘书人员在工作中有一部分内容是对学生档案的管理，因此，要掌握相应的档案管理知识。对学生档案以及相关材料首先进行了解，在有了整体的了解之后再通过科学的手段进行整理，方便在以后处理与档案相关的工作的时候更快更好的完成。因此，行政秘书一定要从自身的行政服务意识出发，努力提升自己的工作能力和工作质量。

五、结语

总之，在高职院校院系行政秘书的工作过程中，我们应当首先肯定行政秘书所从事的工作对于院系的教学和科研工作具有重要的意义。为了更好的完成行政秘书的工作，提高工作质量，帮助院系的教学和科研工作等获得更好的发展，需要对行政秘书的发展提供更多的帮助。根据其工作特点，对其工作方式进行深入的研究，在不断学习的过程中，借助以往的工作经验取得更大的进步。

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