档案部门应用OFD格式的若干思考

梁 凯/杭州市档案局

2016年10月13日，国家标准委员会发布《电子文件管理装备规范》《电子文件存储与交换格式版式文件》，后者因确立OFD格式作为我国电子文件的版式文件格式，引起档案工作者的高度关注。确立OFD格式作为国家标准，意味着OFD格式与PDF格式的竞争由幕后转为台前，且竞争更为复杂化，即这种竞争不仅是技术上的竞争，更是产业布局和生态系统的竞争，甚至是国家意志的竞争。笔者分析OFD格式的优势与存在的“短板”，并就档案部门应用OFD格式谈一点思考。

1 OFD格式的优势

首先，OFD文件完全采用XML进行描述并采用ZIP压缩，而PDF采用衍生自PostScript这种文本和二进制代码相结合的描述方式，相比之下OFD更容易被辨认和理解，也更容易被利用，这非常有利于电子文件的长久保存。在这一点上OFD与微软的OOXML格式、OpenOffice产业联盟的ODF格式的技术特征相一致，也符合技术发展趋势，可以说OFD比PDF起点更高、底子更好。

其次，在存储结构上，OFD采用了“容器+文档”的方式描述和存储数据。一份OFD文件由文档入口信息、正文内容、资源等组成，并以树形结构的方式组织起来，以XML为单位存储数据。OFD对于图形、图像、文字和附加内容采取了分离保存的方式，这样不但不会破坏文件的原始内容，还能提升文件自身的安全性。

第三，在安全性方面，OFD获得国家保密局的加密算法支持，这对政府敏感信息的保护极具意义。由此可见，OFD推出的另一个重要意义是，我国第一次拥有了国家层级的自主版式格式和相应的技术。OFD将帮助国家实现电子文件自主可控的战略需求，而且有助于将国内的版式产业进行整合。

2 OFD格式存在的“短板”

其一是使用成本方面。PDF经过了二十多年的发展演进，并且获得了ISO、 ANSI、AIIM等国际组织的大力支持，已经成为全球认可的标准。标准化、国际化使得PDF文件在进行沟通和格式转换时的成本变得非常低。我国档案部门已大量使用PDF，出于降低技术风险、减少成本投入等方面的考虑，短期内没有将大量的PDF文件转换为OFD的意向。此外，将增量电子文件大规模转换为OFD格式需要前端应用的支持，而前端应用对OFD的支持程度则取决于外部环境对OFD的支持程度。也就是说，OFD将不可避免地面临与PDF直接的成本竞争，这种成本由使用成本、沟通成本、管理成本和风险成本共同构成，同时也包括其他用户的转嫁成本。如果OFD无法快速吸引技术厂商并积累用户，必定在成本上处于劣势，直接影响用户的选择。

其二是生态环境方面。无论是PDF还是微软Office，凭借着庞大的用户群体和IT巨头的支持，大量的用户已经无法离开这样的应用环境，突然使用其他格式会面临高昂的转换成本。同时，大量的软件开发者与设备制造商会依附于这个环境之中，不断推出更新、更好的产品来进一步吸引用户，由此构成生态系统的良性循环。即便是第三方的编辑软件，也必须支持Office文档和PDF。不但办公应用软件如此，连操作系统也加入到这一生态环境中，进一步扩大了PFD和Office的生态圈。而目前OFD显然还无法构建自身产业生态，未得到Office、OpenOffice、WPS等主流的编辑软件的支持，且与操作系统、浏览器的无缝链接存在缺失，难以引起开发者的共鸣。

其三是持续推动方面。虽然OFD格式已经成为国家版式文件格式，但一直以来PDF/A既是国家标准也是国际标准，包括Adobe公司、微软公司在内的技术厂商在拓展市场时会更多地从商业利益角度进行考虑与选择，会主导并推动与PDF相关的技术升级。从OFD产业联盟的只言片语当中，我们很难得知OFD的技术主导方是谁，而这个主导方或者说领军者是不可能也不应该是政府。对于OFD阵营是否能保证推动OFD的持续发展以适应多方需要，需持谨慎的态度。

3 档案部门的应对之策

从竞争的角度而言，如果仅从格式本身与PDF硬拼，我们会发现最终面临的是一场不对称的战争，格式之争本质是整个产业链的竞争，所以应当更多地从整个产业的生态环境去思考和布局，思考内容包括了如何与国内外产业巨头和标准化组织进行“合纵连横”、如何鼓励更多的开发者为OFD开发应用、如何鼓励软件企业去推广、如何鼓励用户去使用等诸多环节。依托政府机关的全面推广是做大做强OFD的切入点，但是如果OFD只能在政府机关中“偏安一隅”，那么这将意味着档案管理全面转向OFD的风险成本会增加。对于档案部门而言，采用大一统的文档标准并不现实，同时和多种文件格式打交道是必然的，并且档案部门应用OFD格式需要格外谨慎。