企业人事档案管理工作的问题和对策探讨

杨献国

潞安矿业集团公司五阳热电厂，山西 襄垣 046205



企业人事档案管理工作的问题和对策探讨

杨献国

潞安矿业集团公司五阳热电厂，山西 襄垣 046205

随着现代化企业管理理念的运用，企业人事档案管理工作显得越来越重要，传统的企业人事档案管理工作已经不能满足现代化企业管理运营的需要，本文结合目前企业人事档案管理工作中存在的问题，立足实际，提出了加强企业人事档案管理工作的针对性措施，以期为大家提供有益参考和借鉴。

企业；人事档案管理；问题；对策；探讨

一、企业人事档案的特点

(一)特殊性：企业的人事档案管理对象非常特殊，包括针对个人、针对个人的岗位和针对个人的工作时间。企业人事档案作为指定个人、有稳定的工作岗位、在指定的时间内真实的记录工作的内容，将个人的工作情况、思想情况完整地反映出来。人事档案绝对不能缺少指定个人、稳定的工作岗位和指定的工作时间。

(二)客观性：企业人事档案最明显的特点就是完整的记录企业每一位员工的个人经历、工作能力和工作思想等相关的情况，企业的每一份人事档案都是真实可靠的，人事档案就是每一位企业员工的影子，将员工的真实信息、工作情况等完整地展现出来。现在很多企业在招聘员工的过程中，必须先要看他们的个人档案，这已经是企业招聘员工非常流行的趋势。在准备招聘时，人事档案就显得格外重要，招聘人员可以根据人事档案给出的内容选择适合自己的人员，这样才可能使所招聘到的人才发挥最大的工作能力，从而为企业创造更大的利润。

(三)动态性：人事档案一旦创建成功，那么会长期改变，因为每一个员工的工作经历都是在不断的变化，所以记录档案的内容也会不断随之改变。企业人事档案不仅可以把员工在日常工作当中的情况完整的记录下来，也可以见证一个人的成长。在记录的过程当中，可能会增添各种各样的内容，随时随地都会补充一些新的材料，反映着一个人在工作过程中经历过的烦恼和成长过程。

二、人事档案管理工作存在的问题

(一)对人事档案管理的重要性认识不到位。一直以来，绝大部分的人和一些公司的领导干部对人事档案工作了解不够，对于人事档案管理的工作还存在着一些思想上的误区，部分人觉得人事档案工作非常简单，只需要随便抄写一些日常工作中比较重要的东西，在单位中做着可有可无的工作，不能给单位带来任何利润，只要不将档案的内容泄露出去，保证档案的安全，应付那些调查档案的办公人员就可以了。如果单位的领导不重视人事档案管理工作的话，那么人事档案管理这个工作就会一直应付着，在后期的时候如果想要提高工作效率的话会显得非常困难。

(二)管理质量不达标，管理能力差，管理手段单一。现在人事制度的改革是越来越严，每个职能部门重新调整，重新招聘一些新的员工，原来有一些部门的员工现在全部换到新的岗位上去，部分刚刚上岗的人员都是没有经过专业的培训，针对档案的管理、档案的收集、档案的整理、档案的装订都不是很了解，可以说对档案的重要性还没有一个深刻的认识，不知道如何去收集档案的内容。我们现在有很多管理档案的员工身上背负着很多责任，所以没有多余的精力去管理档案，日常档案管理工作只不过是将材料放入到档案盒里，因为没有及时的整理档案，所以导致的问题就是档案的管理水平下降。在档案管理的设备上，大部分采用的都是普通的管理设备，档案的管理只不过是一间仓库，基本的设施完全都不具备，软件的设施也全都不具备，档案的防火、防盗、防潮的水平还停留在传统的保护方式。管理的手段比较单一，在翻阅档案时大部分都是手工操作，因为反反复复的翻用着原件，所以档案纸的颜色也会变得发黄，字体也会逐渐褪色，档案的安全性和完整性也会受到损害。

三、提高企业认识档案管理工作水平的措施

(一)引入现代化的管理技术。人事档案管理工作传统的工作范围就是收集整理内容、保管档案、编写目录且需要定期的完善内容。当下是一个信息化的时代，在做好原有工作的同时，还需要将计算机充分的发挥到人事档案管理工作当中去，因为计算机的记录功能非常强大，如果人事档案管理工作使用计算机来运营的话，将数据准确地录入进去，那么工作的效率就会整体的提高上来。

(二)完善档案管理制度，严格约束和执行。在完善档案内容的同时也要完善相应的规章制度并且要严格遵守。人事档案管理工作人员，必须严格遵守相应的规章制度，不得违反。档案内容必须是完整的、真实可靠的，文字必须清楚，不得模糊，书写的对象必须是明确的。如果规定必须有组织部门印章才可以算作合格的话，必须印章齐全，不可缺少。组织在鉴定的过程当中，根据审查的结果来进行处理，而且有权利享受民主评论和考核，这些奖励惩罚的规则必须由本人签字。所有的制度应完整打印出来，操作人员必须按照规章制度工作，严格的按照规章制度去执行每一项工作的内容。

(三)提高企业人事档案的真实性。管理人员在工作过程中一定要保障人事档案的安全性和可靠性，一定要按照规章制度办事、负好自己的责任。对于工作人员的要求，必须能够将档案保护得安全无隐患、不泄露任何的秘密。管理人员必须有较强的危机意识和强烈的责任感，对于收集来的内容，一定要仔细的审核并且认真核对，把真实可靠的信息装进档案里，而且要保证更新的档案内容是完整的、真实的。

(四)配置高素质的管理队伍。在选择档案管理人员的过程当中，必须要选择素质高、风气严谨的，并且具有强烈的事业心和责任感的。档案管理人员一定要保守秘密，在工作过程中，要学习一些其它部门的工作内容，掌握有关信息，这样才可以跟其它部门进行零距离的沟通，学习一些比较好的管理技能。

人事档案的内容需要不断的去增加、去完善，将个人的特点完整的体现出来，在业绩方面、诚信方面等都可以增加有效的可以验证自身形象的内容，这样才可以有效的利用人事档案给出来的内容去发展新的人才。人事档案管理工作有很多捷径去参考，比如全文数据库、人事档案信息网络服务站一些相关信息的数据，把人事档案的信息完整的开发出来，这样才可以实现信息化的人事档案管理，最后做到将本地所有的人才聚集在一起并且收集相应的内容，政府在挑选人才的时候可以根据人事档案信息库来挑选。人事档案管理的工作责任非常重大，所以企业、员工双方应当引起高度重视。

[1]王双喜.国有企业人事档案管理的现状、问题和对策[J].企业改革与管理，2016(17)：91-92.

[2]农桂山，黄政艳.高校干部人事档案管理工作的问题与对策[J].高教论坛，2014(11)：82-84.

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