浅谈高职院校教学秘书工作现状及教学秘书队伍建设

2017-01-30黄艳猗

山西青年 2017年15期

关键词：秘书队伍管理工作

黄艳猗

乌鲁木齐职业大学，新疆乌鲁木齐 830000

浅谈高职院校教学秘书工作现状及教学秘书队伍建设

黄艳猗

乌鲁木齐职业大学，新疆乌鲁木齐 830000

为了满足当今社会对人才的需要，我国许多高职院校都设立了教学秘书的岗位，旨在提高教学质量，加强高职院校的管理，为社会源源不断的输送人才。本文首先简单描述了教学秘书岗位的主要职责，然后对目前高职院校教学秘书的工作状况及高职院校教学队伍的建设问题进行了分析。

高职院校教学秘书；工作现状；队伍建设

高职院校在实施教学过程中的关键点在于教学管理工作，教学秘书在教学管理工作中承担着重要的责任，为提升教学质量做出巨大贡献。教学秘书是高职院校教学管理工作与学生学习任务完成的纽带。然而我国各高职院校在学校规模日益增大，教学水平普遍提高的情况下，在教学管理工作中，往往更重视师资队伍建设及科学研究的开发，而对教学秘书有所忽略，这将不利于高职院校的长远发展，因此，我们要关注教学秘书的现状，加强教学秘书队伍的建设。

一、高职院校教学秘书的职责

教学秘书作为高职院校的一个重要职位，起到一个纽带的作用，其职责主要有以下几点：

在高职院校的教学过程中无论发生什么问题，教师或学生都会在第一时间与教学秘书联系。教学秘书需要直接面对院校内的教师与学生，接受其反馈各种问题，并将所接收的信息进行汇总、分析、整理，及时将有效信息汇报给院校领导与上一级教学管理组织。与此同时，教学秘书还要密切关注在教学过程中各项规章制度的落实情况，将真实信息及时反映给院校领导，使其根据实际情况，做出相应的调整，最终提高教学管理工作，提升整体教学质量。所以说，教学秘书是高职院校的助手及参谋。

(二)沟通协调

教学秘书在日常工作中，主要是在为三对关系在进行沟通协调服务工作，分别是：学校教务处与各系教务处之间、院校与各实验室之间、任课教师与学生之间的关系。这就要求教学秘书要具有很强的沟通协调能力。只有平衡好这三对关系，教学管理工作才能正常开展。

(三)提高教学质量及强化服务意识

高职院校的教学管理工作中处于最基层的地位就是教学秘书，但其作为教学管理工作的最终实施者在提升办学理念、教学质量的过程中发挥着巨大作用。可以说，教学秘书自身能力的强弱与院校教学质量的水平有着必然的联系。因此，教学秘书在工作中要认清自身的岗位职责，全身心投入到教学管理工作中来，将教学过程实施过程中遇到的问题进行分析处理，为院校的教学管理工作创造一个良好的环境。

二、目前高职院校教学秘书的工作状况

(一)工作强度很大，突发状况很多

教学秘书在教学管理工作中负担着非常繁重的工作，如：学生的档案管理工作、学籍管理工作、各项考试成绩的总结管理工作、教务教学管理工作、学校的考务管理工作等。与此同时，教学秘书每天还要处理许多突发时间，例如：学生突发状况、教师突发状况、教学场地或教学设备出现突发状况，教学秘书都要第一时间出面协调解决。

例如，在教学“寓言故事三则”这部分知识时，教师可以明确预习任务，请学生通过课前查资料明确“关于寓言故事的基本信息，中外著名的寓言故事”等基础性知识，并请学生选择一篇自己最喜欢的寓言故事，请学生在课堂上向其他学生讲述，并让其他学生根据故事内容猜测回答“这篇寓言启发了我们什么？”猜对的学生给予奖励。此外，教师还可以根据教材内容设计小短剧、故事接龙、朗读竞赛等活动。这些活动都是语文教学过程中与教学内容相匹配、能够高效调动学生积极性、锻炼学生语文综合能力的有效措施，教师应根据教学实际情况合理选用。

(二)面对复杂的人际关系，承受巨大的工作压力

教学秘书在处理教学管理工作的过程中，会遇到方方面面的问题，协调解决这些问题就需要其与学校各部门的工作人员、学生、教师进行沟通协商，面临复杂的人际关系。对于上级领导分配的任务，在及时优质完成任务的过程中，可能会面临多个领导的指挥，在展开工作的过程中承受很大压力。在协调布置教务工作的环节中，教学秘书会应对不同编制的教师，在维持正常教学秩序的前提下，如何安排每位教师的教学工作才能最大限度的满足不同教师的需求，这给教务秘书的工作带来了很大的难度。

(三)待遇差距较大，工作热情低

教学秘书虽然在高职院校教务管理工作中十分重要的一部分，承担着繁重的工作任务，但与教师在工资、晋升、奖金、职称、培训等方面的待遇相比，存在很大差异。对教学秘书来说，其工作量与各方面待遇不成比例，因而对待工作缺乏热情，不愿意在教学秘书的岗位上长期发展。

(四)教学秘书工作质量低

高职院校的教学秘书大多存在学历及技术职称偏低的现状，其知识结构单一，日常从事的工作与所学专业不对口，学历普遍不高，技术职称以中级或初级为主，这些客观条件都影响着教学秘书的工作质量。

三、导致目前高职院校教学秘书的工作状况的原因

(一)高职院校的领导对教学秘书工作不够重视

虽然大多数高职院校都设立了教学秘书岗位，但是思想观念还没有得到及时转变，还普遍存在重教学、轻管理的现象。院校负责人对教学秘书的重要性还没有一个深刻的认识，不重视教学秘书队伍的建设，待遇上与教师差距很大，严重降低了教学秘书在工作中的积极性。

(二)教学秘书缺乏专业性

大多数高职院校中的教学秘书是由本校应届毕业生、教师亲属及对外招聘的人员共同组成，其成员素质高低不同，能力强弱不一，缺乏专业性且流动性大，教学秘书队伍结构杂乱，对高职院校教学管理工作的顺利开展非常不利。

(三)工作量大，管理水平低

近年来，高职院校的规模越来越大，其开设专业与学生人数越来越多，教学秘书的日常工作变得更为繁重，压力更大。忙碌的工作导致其没有时间与精力来学习提升自身的教学管理水平，无法更好的履行自己的岗位职责。

(四)缺乏相应的职业规划

教学秘书的岗位缺乏职业规划，使其不能为今后的职业发展定立一个合适的目标，对待日常繁重的工作缺乏热情，产生倦怠感。教学秘书的岗位职责就是要求其在教学中起协调辅助的作用，对于职称评定与升迁都缺少明确的标准。教学秘书在承受繁重的工作之余看不到未来前途的方向。

四、关于高职院校教学秘书队伍建设的相关建议

重视教学秘书的队伍建设，增强教学秘书的综合能力，对高职院校日常工作非常重要。

(一)全面提升对教学秘书队伍的建设及队伍建设必要性的认识

高职院校的日常教学管理工作都是由教学秘书来具体组织与实施的，教学秘书承担着繁重的工作及巨大的压力，但却没有受到相应的重视与认同，这严重打击了其在工作中应有的积极性与创新性。因此，高职院校的领导要关注并重视教学秘书的队伍建设，充分肯定教学秘书的工作价值，在其工作中给予科学合理的定位。最直接的方法就是设立合理的激励机制，让教学秘书在工作始终充满热情，比如每个学期或每个月在院校的教学秘书选取一部分工作优秀的工作人员，给予相应的财物奖励，提高其在教学管理工作中的积极性与主动性。

(二)教学秘书要主动进行自我完善

想要胜任教学秘书这个职位，就必须要具备以下三点要求：首先，教学秘书在工作中必须要有事业心与责任感，要甘做绿叶，勇于奉献，能够做到为人师表；其次，掌握各种理论知识与相应的技能，例如心理学、行政管理学、公共关系学、沟通表达能力、统筹规划能力、计算机应用水平、档案归纳管理水平、协调调动能力等；再次，要有过硬的心理素质，在教学管理工作中对自己从事的岗位有一个清晰明确的定位，面对繁重的工作，善于把控自己的情绪，还要具有很强的协调能力来处理复杂的人际关系。这就要求教学秘书在工作之余，要不断的给自己充电，提高自身能力，能更好的胜任这一工作，为教学管理工作的正常开展保驾护航。

(三)加强教学秘书队伍培训

工作的创新是要在知识创新的基础上实现的。目前，教学秘书基本上每天都置身于繁重的事务，学习的机会非常少。鉴于此，院校的领导应该为教学秘书创造适当的条件，对其进行培训学习，使其知识面不断扩大。培训主要是结合教学秘书本职工作的基础上，学习最新的教育理念、最新的管理方式，掌握最新的业内信息，使他们在教学管理工作中充分运用现代教学管理理念，并且还要使他们了解并掌握自己所工作的系部相关专业的知识。这样的培训与学习，使教学秘书对该系的教学特点与规律有了更深刻的理解，在对实际工作进行指导时更具科学性与合理性。培训形式具有多样性，例如上岗前对教学秘书进行岗前培训，使其对工作的内容与规范有一个大致的了解；邀请教学秘书参与教学管理讨论会，使其树立最新的教学理念，改进工作方法，提高工作效率等。

(四)提高教学秘书的工作待遇

要想有效建设并壮大教学秘书的队伍，首先要在工作待遇方面给予提高。教学秘书与高职院校学历、职称相同的其他岗位工作人员享有同样的待遇标准。比如高职院校的教学秘书是否可以划入教师编制，综合考虑其学历、职称、资历等条件，有效地设立教学管理梯队，并且在职称的评定等方面为教学秘书建立有针对性的政策保障。

(五)改进工作条件

许多高职院校教学工作重心下移至各系部，各系部都成立了更适合于自己系部发展的教务科。各系部有关部门应为教学秘书提供足够的办公设备，并且根据系部规模大小对教务人员数量进行增减，降低教学秘书的工作量，确保教务秘书的工作质量。各高职院校在加速信息化教学的基础上，也要不断改进校园网，运用信息化管理手段提高教学管理质量。