关于做好国有企业基层单位档案管理工作的思考

张 妍

神华国能(神东电力)集团公司技术研究院，陕西 西安 710065

关于做好国有企业基层单位档案管理工作的思考

张 妍*

神华国能(神东电力)集团公司技术研究院，陕西 西安 710065

文章论述了档案管理工作在国有企业工作中的重要作用，对现阶段国有企业基层单位档案管理工作中存在的问题进行了剖析，思考解决问题的办法，有针对性地提出了几点具体措施，以便于国有企业基础档案管理工作的更好开展。

国有企业；档案管理；问题；措施

档案就是指组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，是国有企业活动中保存有价值的信息资料的主要途径。档案管理工作是国有企业管理工作的一部分，是国有企业管理整合、砥砺奋进、不断发展壮大的关键。随着国有企业的不断发展，对国有企业档案管理工作提出新的要求，档案工作者要认识到时代的发展和形式的变化，不断转换思维、认真思考，积极为国有企业基层档案工作发展贡献力量。

一、做好国有企业基层档案管理工作的重要意义

(一)档案是国有企业基层单位经验发展的历史资料

企业档案是特指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学技术研究等活动中直接形成的具有保存价值的真实记录。企业档案是一种真凭实证，作为第一手参考资料，记录着国有企业基层单位过去的工作情况和历史状况，主要包括文字材料、图样图表、照片、录像、录音带等各种形式的文件材料，具有客观真实性，杜绝了编造虚构的参考资料的无用性。比如档案室保留的上级的批示文件或者红头文件、基建期工程档案、各类合同、某些人员的真实手稿等等，都能为国有企业基层单位工作的开展提供必要的资料、素材查询依据。

(二)档案管理工作是国有企业基层单位管理工作的重要组成部分

国有企业基层单位档案管理工作是对基层单位各项工作和员工行为活动的真实记录，是基层单位企业管理的一部分。国有企业基层单位任何规章制度的出台，都是通过充分发挥档案的作用，在原有管理系统的基础上，经过充分的研究讨论，得出的科学决策，有利于提高工作效率和管理水平。同时，还能依据档案信息对基层单位领导和各个员工行为规范、项目运营、生产管理、以及一些工作流程进行科学有效的监督监管，通过对历史数据的比对，吸取经验和教训，不断自我完善，持续提高国有企业基层单位的管理水平，不断提升基层单位盈利水平。国有企业基层单位的档案管理工作当前已不再仅限于完善档案自身管理，而是立足提升档案管理水平，从而提升基层单位整体运作水平。

(三)档案管理工作是国有企业基层单位企业文化建设的内在基础

企业档案是企业发展的真实记录和见证，是全面记录企业创建决策，反映企业成长历史，承载企业智力成果，积淀企业价值与文化的历史资料库，是企业软实力的重要载体和源泉。国有企业基层单位档案管理工作是企业文化建设的内在基层，做好档案管理工作，通过一张张照片一段段影像一份份文件一件件实物，通过大量的史实资料，可以让广大员工了解到企业的成长历程、企业的核心价值观、文化氛围等，增强企业的归属感、凝聚力和向心力；让客户更感性的了解到企业日益剧增的规模优势、资金优势、设备优势等硬实力和更好、更快、更强发展的企业文化价值，企业软实力，从而不断提高企业的综合竞争力。

二、国有企业基层单位档案管理工作中存在的问题

(一)档案管理工作不受重视

部分国有企业基层单位对档案管理工作的重视度不够，认为档案管理就是企业日常琐事的抄写记录和相关事务的保卫工作，在日常管理工作中只关注安全生产、经营创效，不关心档案管理工作。部分领导干部甚至认为档案管理工作只是简单的文件保管，只要资料不遗失、不外露，能应付外调、查档就行了。在这种错误的思想指导下，就出现了“领导不重视，我们基层管理人员就更不重视”的情况，各级管理人员对于档案管理工作并没有一个明确的概念，也没有配备专门的管理人员，更没有有效的资源配置，档案日常管理工作中出现了较多的疏漏，使档案管理工作不能有力开展。

(二)档案管理工作制度体系不够健全

我国的法律中没有对各个企业的档案管理工作作出明确的和相关的档案管理规定，虽然大部分国有企业总部都有企业的档案管理工作制度和要求，但到了基层单位相关的制度要求并不能落实到位，既没人负责落实到位，也没人负责督促完成，相关档案管理工作比较混乱和随意。部分单位不仅相关材料组卷不符合归档要求，还出现混乱组卷的情况；个别单位既没有开展过档案鉴定工作，也没有进行过档案销毁和归档工作，只是将所有有字的文件堆放在柜子里，就算是归档了。同时部分档案管理工作人员的责任心松散，对档案管理工作流程的遵守不够严格，外人很容易就查看或者借阅企业内部档案，极易造成企业档案信息的流失，严重者甚至会给企业造成一定的经济损失。

(三)档案管理工作基础设施较差

部分国有企业基层单位因为对档案管理工作不够重视，所以在档案管理工作的资金投入也较少，档案管理的基础设施较差致使部分单位的档案室还不仅达不到档案管理的要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。大部分基层单位都没有专门的档案室，基本都是和办公室混在一起，少数单位的档案室甚至变成了杂物室，档案柜也七大八小不统一，既不利于办公开展又不利于档案管理。个别单位档案室设防意识不强，没有防火、防盗等设施，极易使档案受到损害。另外，由于保存档案所用的电脑太旧，配置太低，软硬件都不先进，很容易造成电子档案的丢失或者被窃，或者导致在存储空间内找不到相应的电子档案。

(四)档案管理人员业务素质不高

目前，国有企业基层单位中大部分都是兼职档案员，并没有经过专业的档案知识培训，不具备专业档案管理技能，而档案管理人员自身素质的好坏又直接影响着档案管理水平高低以及档案利用质量，所以在档案管理工作中档案收集意识淡薄，文档重要性认识不清，整理、归档过程中分类、保管期限、保密等级等问题划分不够准确，归档资料不够真实和准确。特别是大部分档案管理人员往往身兼数职，对档案管理工作疲于应付，只是将日常文件放入档案盒，并不能及时整理归档，档案管理工作并不到位，管理工作的质量不高，严重影响了档案的科学化管理水平。

此外，部门单位领导认为档案管理工作谁都可以胜任、工作量也不大，所以对档案管理人员的了解、关心和支持都不够，特别是薪酬待遇也较低，大大降低了档案管理人员对本职岗位的工作热情，给档案管理工作的发展造成了许多制约因素。

(五)档案的开发利用不够深入

企业进行档案管理工作的目的并不仅仅只是对以往发展的过程进行一种记录，事实上，企业档案的存在关系着企业文化的建立、企业品牌形象的创建、企业人事变动、企业财产流入和支出情况等一系列有形或者无形的企业经济效益。档案管理的八个环节包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计。其中，收集、鉴定、整理、保管、检索、统计等项工作是档案基础工作，编研与利用是开发利用工作。当前多数国有企业基层单位对档案的开发利用还仅仅只是停留在档案基础工作层面，没有对企业档案的内容进行深度的总结和提取，欠缺关于档案内容利用的敏感性，档案开发利用的主动性和预见性较差。

三、做好国有企业基层单位档案管理工作的思考

(一)提高认识、加强领导

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，国有企业基层单位主要领导要提高认识，充分认识到档案工作的必要性和重要性，在管理工作中，要切实履行相关的管理制度，把档案管理工作上升到相应的管理地位。一是要建立档案工作领导小组，明确分管领导和工作职责，选派具备档案管理资格的人员上岗从业。二是要把将档案管理工作计划列入单位全年运营纲要中，将档案管理工作纳入绩效考核体系，领导要定期听取档案工作情况汇报，及时解决档案管理工作中存在的问题、遇到的困难，约束和引导档案管理工作的全面开展。三是要为档案管理人员的事业发展创造一个良好的内部环境，打通职业晋升通道，解决好个人的实际问题，使他们能安心做本职工作，从而促进档案工作的持续稳定的发展。

(二)健全制度、完善机制

国有企业基层单位要把档案管理工作当成一项长期的、重要的基础工作来抓，要根据《企业档案管理标准》的要求和上级单位的相关档案制度规定，结合本单位工作实际建立健全档案管理相关制度，对档案管理的各项工作流程进行有效规范和严格控制。对档案的形成、收集、整理、归档、装订、销毁等各个工作环节都有明确的要求和规定，并上墙公示，形成一套科学、规范、合理、可行的档案管理制度体系，建立和完善标准化操作程序和相关的配套制度，确保档案管理工作与中心工作协调发展，为企业生产经营提供助力。

(三)加大投入、科技引领

国有企业基层单位要加强档案管理工作，就必须要加大对档案管理工作的资金投入，特别是随着科学技术的发展，随着互联网+技术的广泛应用，更应加快软硬件设施的建设，要以高标准严要求规划和建设本单位的档案设施和工作场所。首先要配备标准合格的档案室，建立与普通办公室有区别的独立档案室，按照“七防”工作要求，为档案室配置空调、防盗窗、灭火器、温湿度计、挡光窗帘、干燥剂、驱虫剂等设备，并做好相关安防措施，避免火险、水灾等意外的出现，有效改善档案保管环境。其次要购置、配备档案管理所需要的硬件设施，如密集架、档案柜、电脑、扫描仪等必要硬件设施，实现装备和技术的现代化。三是借助单位局域网络，加大档案系统管理软件的投资应用，通过相关仪器对档案进行扫描录入，实现档案资料的无纸化管理，不断提高档案管理工作效率。同时积极开发网上档案业务，实现档案信息资源共享，提高档案的利用率。

(四)扩大宣传、加强培训

首先要利用各种有效载体对档案管理工作进行积极宣传教育，不断扩大档案管理工作的影响力，使广大干部职工切实认识档案工作的重要性，将档案管理工作机制落实到位。其次是要加强档案管理人员的培训力度，针对兼职档案人员较多的情况，有针对性地开展档案业务知识培训，重点培养一批既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才，努力提高档案管理人员的素质。同时要在企业单位内部组织全体人员的档案知识培训，按照不同部门不同的档案知识需求，按需施教，注重操作实效，使懂档案、会使用档案的员工多起来，使档案管理工作人员能尽快掌握档案立卷归档工作流程和档案录入、档案利用规范，不断促进国有企业基层单位档案工作效率的提高。

(五)注重积累、加强管理

国有企业档案管理人员要做好档案资料收集管理工作，特别是要做好日常档案的收集、整理工作，了解、跟踪单位各部门档案收集、立卷归档及工作动态规律，及时提醒、督促相关部门，及时将部门形成的档案立卷归档，按期交回档案管理部门进行统一管理，确保档案种类、内容真实完整。国有企业档案管理人员要进一步解放思想，与时俱进，面对新时代档案工作的新要求与新挑战，不断开拓创新，积极进取，不断促进档案工作有新发展、新创造，不断提高档案利用率，更好地为领导决策服务，为中心工作服务、为基层群众服务，为企业经济发展服务。

四、结语

综上所述，企业档案是企业持续健康发展的重要基础和有力保障，是企业管理中的重要组成部分，目前国有企业基层单位的档案管理工作还存在一些不足，影响了国有企业基层单位档案管理水平的提升，我们要着力解决它，切实提高企业档案工作的专业化水平，健全企业档案工作，提高企业档案工作的整体水平，让档案管理在新的历史条件下发挥更大的作用，更好地为企业发展和经济建设服务。

张妍(1983-)，女，汉族，陕西神木人，研究生，神华国能(神东电力)集团公司技术研究院综合管理部，政工师，研究方向：党建。

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