县市级档案室开展著录工作的必要性和可行性研究*

高 峰

朝阳师范高等专科学校，辽宁 朝阳 122000

县市级档案室开展著录工作的必要性和可行性研究*

高 峰**

朝阳师范高等专科学校，辽宁 朝阳 122000

《档案著录规则》、《中国档案分类法》、和《中国档案主题词表》已于1985年、1987年、1988年颁布实施。三十年来，档案著录工作取得了很大的成绩，档案检索工作向现代化信息化迈出了可喜的一步。但是，档案著录工作的进度与馆藏档案的数量相比相差甚远。而且，档案馆还源源不断地接收档案进馆，档案的数量还在逐年增加。档案馆即使投入再多的人力、时间进行档案著录工作，也无法改变目前这种被动局面。本论文主要论述了档案室进行档案著录工作的迫切性；档案馆开展档案著录工作的可行性；开展档案室著录工作要抓好几个环节，以确保工作质量。档案室开展著录工作是十分必要的，只要方法得当、措施得力，是可行的。

县市级党校图书馆；著录工作；必要性；可行性；研究

《档案著录规则》、《中国档案分类法》、和《中国档案主题词表》已于1985年、1987年、1988年颁布实施。三十年来，档案著录工作取得了很大的成绩，档案检索工作向现代化信息化迈出了可喜的一步。但是，档案著录工作的进度与馆藏档案的数量相比相差甚远。而且，档案馆还源源不断地接收档案进馆，档案的数量还在逐年增加。档案馆即使投入再多的人力、时间进行档案著录工作，也无法改变目前这种被动局面。本文谈几点意见，仅供参考。

一、档案室进行档案著录工作的迫切性

现在各级档案馆都管藏着大量历史档案和现行档案。县(市)档案馆藏档案就更多，少则5-6万卷，多则达十几万卷。每卷十几份文件，其数之多可想而知。档案著录工作是按文件按著录一张卡片计算，就是上100万张。著录工作是一项新的、复杂的、系统的、科学的工作，要求规范、准确。一般情况下每人每天只能著录20几张卡片，一年也仅仅著录5-6千张卡片，要想著录现馆藏档案按5人计算得需要25-30年的时间才能完成。

而且，档案馆馆藏档案逐年增加，档案馆的工作人员编制却是固定的、有限的。县(市)档案馆一般编制不足20人，负责党史、地方志等项工作，从事档案工作的也就10人左右。地(市)档案馆编制人数也不多，从事档案著录工作的也只有2-3人，如仅靠各级档案馆进行档案著录，恐怕永远也难以完成。应积极主动开展进馆前开展档案著录工作，也就是把著录工作在档案室完成。在档案向档案馆移交时，同时移交档案著录卡片。否则，档案馆不予接收。

二、档案馆开展档案著录工作的可行性

(一)有完备的档案著录工具书。《档案著录规则》、《中国档案分类法》、和《中国档案主题词表》已颁布实施多年了，而且，各级档案行政业务部门举办多次档案著录学习班和业务研讨班，为基层单位培训了一批业务骨干。为机关、企、事业档案室开展档案著录奠定了基础。

(二)有一支档案业务指导队伍。各级档案行政业务部门，都有一支精通业务的指导队伍。在他们的指导下，各级档案馆从事档案著录工作多年，并取得了一定的成绩，探索出一些规律和作法，对基层档案室开展档案著录工作具有指导作用，将促进基层档案著录工作具有指导作用，将促进基层档案室档案著录工作的健康发展。

(三)有一支较高素质的档案干部队伍。现从事档案的工作人员，他们都有较高的政治素质、文化素质和业务素质。其中，党团员占绝大多数；大专以上文化程度约占80%，中专约占15%。这些人从事档案管理多年，参加过国家和省、市档案业务部门举办的各种学习班，有些人还有中级专业技术职称，他们对档案业务熟悉，基本掌握本专业的理论和知识，只要经过业务培训，及时指导，就能从事档案著录工作。

(四)开展档案著录工作不会影响其他工作。基层档案员一般兼职多，一人兼多项工作，担心开展档案著录工作，会影响其它工作的完成。基层单位每年形成的档案数量有限，永久、长期的则更少，多数是短期的。通过搞档案著录，档案员进一步了解档案的内容，对提供利用工作会有一定的促进。

三、开展档案室著录工作要抓好以下几个环节，以确保工作质量

(一)开展档案著录工作业务培训。档案著录是一项新的、复杂的、具有一定难度的工作，而且要求标准高。为了确保档案著录工作的质量，必须要经过档案著录业务培训，并聘请有丰富专业理论和实践经验的老师进行授课，讲述《档案著录规则》、《中国档案分类法》、和《中国档案主题词表》等。在掌握档案著录理论基础上，进行实践，并反复练习，以达到能独立从事档案著录的目的。有条件的还可集中几天到档案馆著录实习几天，以巩固所学的知识。

(二)加强业务指导监督检查。为了使档案著录工作开展的更好，达到《档案著录规则》的要求，档案行政业务部门要统一印制档案著录卡片，公布档案馆的代号、全宗号、目录号、衔接档案号等，以便统一规范。同时，加强业务指导监督检查，履行档案行政业务部门的职责。发现问题及时纠正，发现典型，及时推广，达到确保质量，统一规范的要求。

(三)把档案著录工作纳入年度工作目标。为了完成年度档案著录工作，各单位应把档案著录工作纳入档案员年度考核目标。上级业务部门进行年度检查考核，考核情况要与单位年终奖、晋级、评优挂钩。

(四)把好接收进馆关。各档案室(进馆单位)都定期向档案馆移交档案，档案馆在接收档案进馆时，不但检查案卷质量，也要检查是否有完整系统的检查工具(含著录卡片)，对达不到质量要求的，不能接收入馆，以保证检查和提供利用的准确性。

(五)加强执法监督检查。各级档案行政部门，要认真贯彻落实《档案法》和《行政处罚法》，要严格履行《档案法》和《行政处罚法》，要严格履行《档案法》所赋予的档案行政部门的职能和权限，对违背《档案法》和各项规章制度的现象，要按照《档案法》和《行政处罚法》进行纠正和严肃处理，以保障法规的贯彻落实。

综上所述，档案室开展著录工作是十分必要的，只要方法得当、措施得力，是可行的。否则，档案馆就会处于被动状态，就会欠账越来越多，影响档案信息的开发和利用，影响档案管理现代化的进程。

*辽宁省教育科学“十三五”规划2016年度高校毕业生就业创业研究专项课题“大学生就业现状及对策建议研究”(课题编号：JG16ZXJYB041)的阶段性研究成果；辽宁省高等教育学会“十三”规划高教课题“谈转型期高职院校图书馆文献资源配置与学科专业建设研究”阶段成果(课题编号：GHYB160252)；辽西北职教联盟2016年职业教育集团化办学专项研究课题“境外职业教育集团化的办学经验及启示”(课题编号：LM201608)的阶段性研究成果。

**作者简介：高峰(1971-)，女，本科，图书馆馆员，研究方向：图书情报。

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