流动人员人事档案数字化加工实践与思考

流动人员人事档案反映了流动人员参与社会活动的真实情况，随着经济社会的快速发展，城市流动人员数量日益增多，他们利用流动人员人事档案依法维护自身权益的需求不断凸显，这种民生需求是否能够得到合理有效的满足，是衡量当地政府治理和服务能力的标准之一。开展这项工作的当务之急是适应形势需要，及时做好流动人员人事档案信息化管理，为此必须把档案数字化工作摆在基础位置认真加以推进。笔者所在的杭州市人才服务局于2015年正式启动流动人员人事档案信息化管理建设工程，同期开展“杭州市人才服务公共网”和“流动人员人事档案数字化加工”两个配套项目建设。下面，笔者谈谈自己的工作实践体会。

1 落实组织与经费保障

在项目开展初期，要将课题调研和草拟方案的任务落实到单位的人事代理处，由人事代理处牵头做好初期的调研、立项等工作。项目正式立项后，要成立专项工作领导小组，由分管局长任组长，小组成员包括人事代理处、毕业生处、信息处、综合处等相关业务处室的负责人；明确小组成员的职责分工，要求协同推进项目开展。此外，还要积极主动地与当地财政部门沟通，争取财政资金的支持和保障。

2 开展调查研究

第一阶段的调研在项目策划期，这一阶段重点要对人事档案数字化加工项目进行可行性调研。人事代理处组织项目团队前往有关机构调研，被调研机构为已完成数字化加工的人事档案保管机构、已使用影像系统管理流动人员人事档案的机构或者有成功案例的流动人员人事档案数字化加工单位。根据调研情况和单位实际拟定调研报告，提交2到3个数字化加工备选方案上报单位决策层审批。备选方案包括外包加工、自主加工两种形式，需充分考虑加工场地选址、加工人员配备、软件支持和硬件配备、日常安全管理等因素。

第二阶段的调研在项目立项审批通过之后，这一阶段要重点对人事档案数字化加工管理实施过程中的细节进行调研，包括加工软件的技术参数、档案数字化加工标准、加工场地筹建和安全消防管理、档案库房与加工现场的衔接管理、加工工序的管理和协调、加工单位员工和检验人员的管理。

3 制定技术标准

在调研结束后，根据加工方式，综合流动人员人事档案管理宏观发展趋势、地区管理条件、自身管理基础等诸多因素，拟定相应的人事档案整理和数字化加工标准。在标准中，需要明确人事档案材料分类、编码、著录、影像扫描、整理装订、装具等各环节的加工标准，外包加工单位要按照标准完成档案的实物整理、信息采集和影像扫描等工作。

4 筹建工作场地

在数字化加工场地的选择上，要考虑以下几方面因素：一是为确保档案实物安全、防止档案信息泄漏，场地不宜与其他办公场地混杂；二是场地应做到一门进出、避免多门出入；三是场地位置要方便与档案库房交接档案；四是为防止雨水倒灌等因素使档案受损，场地禁止选建在地下楼层；五是由于数字化加工使用各类电子设备较多，场地应配备良好的通风换气系统，以利于降温散热。

此外还要考虑以下细节：其一，场地内外都应安装合适的监控系统，包括安装控制人员和物料进出的门禁系统，在场地内部安装360度无死角红外监控探头，在加工场地与档案库房之间的运输通道上安装监控探头。其二，为保障人员和档案安全，场地必须做好消防预案，安装和摆放灭火设备设施并保证消防通道畅通。其三，为保障档案信息的绝对安全，场地内不允许连接互联网，不允许私接外接存储设备，必须使用全新的硬盘储存数据且不得他用。其四，工作人员的私人物品及一切与加工无关的物品均不允许带入场地。