农村生活污水治理档案管理的问题与改进建议

农村生活污水治理档案是在农村生活污水治理过程中形成的具有保存价值的记录，它是控制农村生活污水治理工程质量的重要凭据，也是农村生活污水治理项目维护管理和改扩建的主要依据。笔者结合路桥区的工作实践，分析工作中存在的问题，并就如何加强农村生活污水治理档案管理谈点思考。

1 存在问题分析

一是档案管理意识淡薄。农村生活污水治理工作面广量大、时间紧迫，区各镇（街道）普遍重工作的质量和进度、轻档案管理，甚至对档案管理关注甚少。如，有的工作人员错误地认为，档案工作不过是工作结束后进行资料整理；有的工作人员错误地认为档案管理纯粹是浪费时间和精力。实践中，档案管理人员配备不到位、档案管理滞后现象大量存在。

二是档案管理人员素质参差不齐。区各镇（街道）农村生活污水施工分多标段施工，有些标段的施工队没有配备档案管理人员，或档案管理人员不熟悉施工相关技术与档案工作要求；有些档案管理人员兼管多个标段的档案工作，多个标段档案互相混淆的情况时有发生；有些档案管理人员缺乏与施工人员的沟通且不参与施工环节，档案管理进度与施工进程严重脱节。

三是档案质量不符合要求。一是材料上各种签字盖章手续不完备，且签字人员往往不是具体管理人员；二是原材料的质保材料不完整，缺少出厂证明与合格证明；三是施工文件材料制作内容不规范，如组织设计、技术交底等内容编制不规范，隐蔽工程验收记录图样编制不规范，施工日记记录过于简单不能反映具体施工情况；四是照片形成不完整，图像不清晰，没有照片说明或说明不详细。

四是监理人员对档案监管不到位。监理人员没有履行好档案监管职责，对资料的审核不严格，“走过场”现象较为常见；有些监理人员自身素质不高，对业务工作不熟悉，无法履行好监管职能。

2 改进工作建议

一要加强对档案管理人员的业务培训。针对档案管理人员业务素质普遍不高的现状，档案管理部门应提前介入，与区农办共同举办业务培训，组织区各镇（街道）有关人员、施工档案管理人员和监理人员参加，调解档案收集积累和项目建设程序、内容、技术规范标准等，同时建立档案工作模范区供档案管理人员参照学习。

二要加强对档案工作的过程控制。其一，纳入合同管理。在签订合同时，要将文件材料的积累、整理、归档工作写入合同或协议中作为一项独立条款，按照“谁形成文件，谁立卷归档”的原则对竣工文件材料的归档份数、移交时间、归档质量及违约责任等提出明确要求，并规定预留百分之五的工程款作为档案工作保证金，不提交齐全完整的档案则不予验收和付款；在监理合同中明确监理单位对文件材料的审核责任，要求其工作人员履行好监督检查的职责。其二，实施同步管理。农村生活污水治理档案工作应与治理工作同步、与工作检查同步、与竣工验收同步，特别在工作检查时要同步检查文件材料形成情况，发现问题及时改正。其三，发挥监理作用。监理单位要重点检查隐蔽工程施工中产生的质量保证材料，检查方式包括定期检查和不定期检查；要拍摄反映治理前、后不同情况的照片，以及反映治理施工过程、隐蔽工程、闭水试验、接户等的照片，按要求整理归档。其四，要求区各镇（街道）和各标段档案管理人员主动到施工现场，参与项目建设，了解建设进度，确保档案资料的形成、积累与项目建设进度同步。

三要组织开展档案专项验收。档案管理部门应主动与当地农办和发改委进行协调对接，争取把农村生活污水治理档案验收纳入《农村生活污水治理项目竣工验收办法》，将其作为综合验收的前置条件，要求各镇（街道）在治理工作实施完毕后收集齐全档案并按规范要求整理编目，报档案局进行档案专项验收，没有通过档案专项验收不得参加综合验收。

四要积极开展档案数字化工作。为确保档案信息安全，应按照《浙江省档案登记备份管理办法》的要求，对档案进行数字化加工，建立条目数据库和全文数据库，将实体档案及时移交至区镇（街道）综合档案室集中统一保管，把数字化成果登记备份到档案登记备份中心。