企业档案风险管理存在的不足及应采取的措施

文/刘小艳

企业档案风险管理存在的不足及应采取的措施

文/刘小艳

档案管理作为企业日常生产经营的重要内容，对企业的运营效率和经营水平具有举足轻重的作用。档案管理人员必须要牢固树立科学的风险意识，未雨绸缪，不断加强档案风险管理，构建档案风险管控体系，以新的发展理念、新的发展举措推进档案事业不断迈向新的台阶

档案管理作为企业日常生产经营的重要内容，对企业的运营效率和经营水平具有举足轻重的作用。随着社会的进步和现代科技的迅猛发展，企业档案工作已经实现了管理信息化、载体多元化、服务社会化。安全管理环境的复杂多变决定了档案部门必须从传统的经验管理转向更加科学的风险管理，在更高层面上，强化安全意识，提升安全理念，优化工作思路，改进工作方式，建立科学、合理和可行的档案风险管控体系。

一、存在的不足

按照《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的工作要求，重新审视企业的档案工作，发现档案管理存在的问题和隐患依然不少，风险管理基础薄弱的状况还没有从根本上得到解决，突出反映在档案管理人员安全风险意识淡薄、安全管理基础薄弱、考核评估机制还有待完善等诸多方面。

1、职工风险意识淡薄，档案风险管理理念还需进一步培育

2006年6月，《中央企业全面风险管理指引》文件的颁布实施，标志着我国风险理论的研究与应用进入了一个新阶段。但是，多年来，由于企业对档案管理工作中存在的风险认识不到位、重视力度不够，企业职工普遍没有正确把握安全风险管理的本质和内涵，部分职工甚至对档案风险管理的认识还没有完全到位，很多人在思想上还存在一些偏差和误解，没有真正把安全风险理念融入到档案管理的全过程，尤其是在对现场“八防”工作进行危险源辨识、风险评估时，只能凭传统的经验主义来判断，而不会用风险管理的方法和相应的评价工具去分析各种安全问题，预控各种风险，安全风险管控水平不能满足现场实践工作需要。

2、档案风险管理基础工作薄弱，保障机制还需进一步完善

首先，有些企业安全风险管理运作机制还不够健全，部门间缺乏协调，在具体工作规范、档案管理制度和运行程序间缺乏衔接，导致档案工作推进乏力，资料收集不全面；其次，规章制度体系缺乏系统性，没有根据国家层面的《档案法》和《档案管理办法》等有关法规对本单位的相关规章制度进行梳理和修订，不符合安全风险管理的要求及现场实践的需要；第三，档案管理人员不懂得如何运用风险理论，只会背诵危险源辨识卡片内容，而不能将风险知识与本岗位实际工作结合；第四，硬件设施不足，软件建设滞后，难以满足新时期档案管理工作的需要。

3、档案风险管理工作未实现闭环管控，考核评估机制还有待进一步健全

目前，从安全风险全过程闭环卡控的效果来看，档案安全风险管理在考核评估方面有几个误区值得注意：首先，检查人员以发现问题代替风险控制，忽视了管理工作，没有从管理这一风险源头去研判档案管理风险；其次，风险管理与岗位实际工作结合不紧密，职工对危险源的卡控多数还停留在背诵危险源卡片内容，对危险源只清楚、不明白，只能背、不会用，对风险点、自身和响应的控制措施间的关系思考较少，风险防控措施尚未与作业流程、岗位标准相结合；第三，管理层对安全风险的重视度不够，风险研判能力低，再加上日常管理粗放，不能抓好具体措施的落实，导致安全生产责任制不能层层落实，考核力度逐级弱化，最终致使基层职工的风险预控存在着严重的形式主义、两张皮现象。

二、应采取的措施

企业档案管理工作深入推行安全风险管理，就是要结合档案工作实际，以夯实安全基础为前提，以规范安全管理和落实作业标准为重点，通过危险源辨识、评价、控制等系列活动，努力做到超前防范、过程控制、持续改进，打造全面的档案风险闭环管控网络，从而达到防范和降低安全风险的目的。

1、统一思想认识，加强工作组织落实

档案风险管控体系建设是一项综合性的系统工程，绝非一朝一夕之功，也绝非哪一个部室的事情，需要企业上下统一思想认识，上下一心，通力合作，才能取得成效。为此，企业应成立由档案主管领导牵头、相关部室负责人为成员的工作推进小组，以更高的视野、更广阔的思路、更务实的举措，全面部署、统一协调，加强各部室间的横纵向沟通协调，确保全员参与，努力推动各项措施落实。

2、夯实档案风险管理基础

第一，科学界定职责，明确工作标准与工作流程，完善规章制度体系。各级档案部门和档案工作者要牢固树立风险意识，明晰职责权限，理顺管理职责交叉等结合部问题，针对新情况、新问题，修订完善相关规则；第二，提升职工的业务素养。档案部门要创造良好的氛围，通过对内培训与对外引进的模式，加强职工队伍的安全风险理论知识培训，使其掌握了解安全风险的特点、档案风险的注意事项，全面提升职工的安全意识与业务能力。第三，创新技术手段实现载体多元化，加大资金投入实现设施现代化，努力降低安全风险。第四，建立档案安全风险管控体系。加强顶层设计，明确考核标准，构建考核指标，做好风险识别与评估工作，强化整改力度。

3、强化风险过程卡控

一方面，要教育档案管理人员严格落实岗位职责、规章制度、标准化作业要求，提高作业自控能力；要补足联控短板，强化协作机制，及时纠正违章行为，消除安全隐患；另一方面，定期组织开展安全风险管理考核评估工作，深入分析档案风险隐患因素，明确把握档案风险的种类、特点及其演变规律，及时掌握本单位档案管理工作安全发展趋势，从源头上采取防范措施，确保档案安全。

4、搞好安全风险应急处置

首先，企业要从解决应急处置过程中的实际问题出发，提升应急预案的可操作性，做好救援物资的准备，确保非正常情况下各项安全措施能够得到有效落实，实现档案资料的优先抢救和妥善处置；其次，企业要有针对性地开展应急处置演练，无论是管理人员还是作业人员，都应该分层次、分岗位定期演练，做到熟知预案内容、熟练救援处置措施，做到突发状况时能够应急有备、招之即来、处置高效，把损失降到最低限度。

综上所述，随着大数据时代的到来，档案管理面临的安全风险隐患将不断增加，安全管理环境将更加复杂多变。档案管理人员必须要牢固树立科学的风险意识，未雨绸缪，不断加强档案风险管理，构建档案风险管控体系，以新的发展理念、新的发展举措推进档案事业不断迈向新的台阶！

(作者单位：神木汇森凉水井矿业有限责任公司)