事业单位档案管理者如何面对档案管理新形势

文/雒静

事业单位档案管理者如何面对档案管理新形势

文/雒静

事业单位的档案管理工作也要跟随信息化的要求，档案管理部门应配备计算机、打印机等现代化设备，提高档案管理工作效率，确保档案管理的规范性、保密性；充分应用计算机网络技术，创新档案管理及借阅途径，实现档案信息资源共享，简化借阅流程，提高档案的使用率，提高档案管理工作的效率与质量

档案管理工作具有管理性和服务性，事业单位通过对档案资料的科学管理，不仅能够为单位发展提供依据，是单位处于高效有序的发展当中，而且能帮助单位巩固管理，树立良好形象。随着我国经济社会的不断发展，事业单位改革也提上了日程，事业单位档案管理工作作为一项基础性管理工作也面临越来也多的新问题，虽然事业单位正努力完善档案管理工作，可是仍然存在许多不足。

一、事业单位档案管理的现状

随着我国网络化、信息化的不断深入，当前事业单位档案管理工作出现了许多问题，主要体现在；

1、档案管理制度不健全

常言道：“无规矩不成方圆”，完善的规章制度是档案管理工作高效运行的基本保障。当前一些事业单位对档案管理工作不够重视，档案管理制度不健全，甚至部分单位根本没有形成一套正规的档案管理制度。在这种情况下，档案管理工作无章可循，管理方式，管理标准都不统一，档案管理者往往认为只要保证档案不泄露，不丢失便完成了工作，结果造成档案管理混乱，工作效率低下等一系列问题。

2、档案管理技术手段缺乏创新

“科学技术是第一生产力”，科技的发展对事业单位的档案管理工作提出了新的要求。然而，当前我国在事业单位档案管理方面的手段和方法仍然很陈旧，尤其是信息技术引入不足，还是以传统的纸质管理为主，随着事业单位信息量的不断增加，传统的档案管理方式不仅效率低下，而且出错率高，安全性差，严重制约着档案管理工作的提高。

3、档案管理人员素质相对薄弱

事业单位拥有一批专业的档案管理人员是保证档案管理工作质量的重要保障。然而当前事业单位档案意识淡漠，认为档案管理是一项普通的材料整理工作，通常把档案管理工作交给一些普通文职人员负责。而且在事业单位改革过程中岗位的变动较大，许多有经验的员工被调走，上任的人员大多是新手，没有经过专业的培训，工作中的管理意识和管理能力都不强。实际上档案管理工作专业性很强，需要有专业知识和专业修养的档案管理者来完成，档案管理者的综合素质也将直接关系到档案管理的质量。例如有些事业单位对档案管理工作缺乏重视，让普通文职人员负责档案管理工作，造成档案管理者抱着“做一天和尚撞一天钟”态度，工作积极性差，工作效率低下，档案管理极其混乱。

二、完善事业单位档案管理工作的新措施

面对档案管理中出现的新问题，档案管理者应积极应对，努力开创档案管理工作的新局面，具体做到以下几点：

1、加强业务学习和培训

随着事业单位档案管理工作对管理者的要求不断提高，档案管理者要树立终身学习理念，加强对业务的学习和培训，不断提高自身综合素质，从而适应新形势下档案管理工作的要求，力求成为具有高水平的档案管理人才。档案管理者一方面要继续巩固档案管理基础理论和知识，同时要加强对档案管理技术的学习，掌握档案管理领域的信息技术手段，学会将电子信息技术和信息检索工具运用到档案管理中。此外，档案管理者还要注重相互之间经验交流，通过交流实现取长补短。

2、强化档案管理意识

档案管理不是一项无足轻重的工作，而且具有很强的服务性，在事业单位发展中承担着为领导决策提供参考和依据的重任。档案管理者应该认识到档案管理工作的重要性，切实从工作态度和工作质量上改善自身的不足。面对当前事业单位档案管理工作中出现的问题，档案管理者要树立档案管理意识，提高自身职业道德水平，增强服务意识，改善服务质量，并在做好本职工作的基础上力求改革创新，利用新的技术手段加大对信息资源的开发，使得档案信息资源的价值尽可能的发挥出来，力求成为一名高素质的档案管理者。

3、学会科学管理档案

事业单位档案管理者要适应新形势下档案管理工作的要求，学会科学管理档案资料。对此，档案管理者首先要定期审查单位档案，对于过期无效的资料及时整理清除，以免占用存储空间，而对于重要部分予以妥善保留。其次，目前仍有许多事业单位的档案管理部门只有少量的计算机及落后的软件设备，这与现代化的发展水平是不相符合的，落后的技术水平导致了档案检索效率低下，因此，事业单位档案管理部门要跟上信息时代的步伐，利用计算机，光盘，数码相机等辅助性的技术手段提升档案管理质量，及时更新档案信息和内容，尽可能的为单位提供充实丰富的新信息，从而促进单位的科学发展。

三、加强事业单位档案管理宣传

1、档案工作要开展得有声有色，必须面向公众进行形式各一的宣传活动。各事业单位档案室应抓住每一个时机向社会公众展示自己并进行宣传，强化公众对档案工作的认识。

2、借助新闻媒体进行宣传

电视、报纸等新闻媒介是宣传档案工作的最佳方式，也是档案工作与社会公众沟通的重要纽带。档案工作与新闻工作者一定要团结协作广泛宣传的形式向群众宣传档案工作者及档案室工作的成果，档案工作势必会收到良好的效果。

3、建立宣传栏

档案工作可在单位的指定区域长期设立宣传栏将档案工作、馆藏档案内容定期介绍给群众，使群众能直观的了解档案工作及所需的信息。

四、办公信息电子化

无纸化办公已在各事业单位应用及普及，致使目前档案的生成方式发生了很大变化，例如文件的起草、签发、归档等程序全部需在计算机网络中进行，当然事业单位的档案管理工作也要跟随信息化的要求，档案管理部门应具备计算机、打印机等现代化设备，提高档案管理工作效率，确保档案管理的规范性、保密性；充分应用计算机网络技术，创新档案管理及借阅途径，实现档案信息资源共享，简化借阅流程，提高档案的使用率，提高档案管理工作的效率与质量。事业单位档案管理工作者在计算机网络技术的辅助下，要及时更新内容，准确保存各类档案信息，充分利用计算机、扫描仪等现代化网络设备保存图片以及声像等档案资料，这样也可以实现档案资料保存的无纸化，节省资金与空间。

（作者单位：西北妇女儿童医院）