照片档案管理中存在的问题和对策建议

文/张乔兰

照片档案管理中存在的问题和对策建议

文/张乔兰

在实际工作中，许多单位对照片档案重视不够，不同程度存在着不重视收集整理或不主动上交的情况，甚至有些单位没有确定专门的照片档案管理人员，遇到活动都是临时指定人员拍摄，一旦岗位变动，照片就随之流失。有的拍摄人员不精心保管照片，放任自流。还有的因电脑病毒等原因，导致照片档案丢失，严重影响了照片档案的长久保护和开发利用，给照片档案工作造成很大损失，对于这些情况，档案管理部门缺乏有效的制约和监管措施

照片档案作为一种特殊载体形式的档案，它真实地记录一个地区发展中的重要事件和历史面貌，尤其在修史编志和出版画册、对外宣传、提升单位和地区形象等方面有着独特的作用和效果。随着数码相机的普及，照片档案以其形象、生动、直观的特点以及具有较高的使用价值和查考价值越来越受到人们的重视。特别是它一旦过去了，就无法补救和重来，使照片成为更加珍贵、不可替代的记录历史的载体。照片档案如此重要，但在照片档案管理中存在一些不容忽视的问题，亟待解决。

一、照片档案管理中存在的问题

1、各承办单位对照片档案工作重视不够，移交照片档案的主动性不强，照片档案收集制度缺乏必要的约束力。照片档案管理制度规定，各承办单位在完成拍摄后，应认真对照片资料进行规范整理，然后及时交给档案部门集中统一管理，便于将来利用查阅。但在实际工作中，有许多单位对此重视不够，不同程度存在着不重视收集整理或不主动上交的情况，甚至有些单位没有确定专门的照片档案管理人员，遇到活动都是临时指定人员拍摄，一旦岗位变动，照片就随之流失。有的拍摄人员不精心保管照片，放任自流。还有的因电脑病毒等原因，导致照片档案丢失，严重影响了照片档案的长久保护和开发利用，给照片档案工作造成很大损失，对于这些，档案管理部门缺乏有效的制约和监管措施。

2、照片档案整理不规范，有照片没说明或拍摄质量不尽人意及图文不符的现象依然存在。按照《照片档案管理规范》，移交归档的照片应该保证照片的质量和构图效果，照片必须有文字说明等要素，但在实际工作中，档案部门收到的照片，相当一部分未按规定进行挑选、整理、编写说明等相关工作，导致归档照片档案仅有照片，没有说明或说明不完整，张冠李戴或标注错误的问题见惯不怪，有的照片拍摄角度和构图效果不能满足照片使用的质量要求，破坏了照片档案的完整性与准确性，也使照片档案的利用价值大为降低。

3、照片档案保管条件有待改善。按照《照片档案管理办法》规定，电子照片档案应采取硬盘保存的方式存放，并作硬盘备份。在实际工作中，由于照片档案从收集环节就存在问题，一些纸质照片档案，随着年代久远，照片已经发黄、褪色，失去保存价值；近年来流行的数码照片，大都没有冲印成纸质照片，也没有人对拍摄的照片进行精心挑选整理，而是把整个照片文件夹直接存放在平时使用的电脑中，如电脑存放内容太多影响运行速度或者出现故障、遭病毒侵袭，辛苦保管的照片将存在数据丢失的风险。

4、版权保护和购买服务的意识不强。许多档案管理部门经费有限，或没有安排购买照片档案等方面开支的经费，对有些民间摄影爱好者拍到的好照片特别是有历史意义的老照片无法收集上来。档案部门没有付费意识或付费标准太低，拍摄者不愿主动或拒绝提供，随着这些人的去世，一些好照片极容易消失，导致照片档案不齐全不完整，严重影响照片档案的长久保护和开发利用。加之，有些使用者不按规定给拍摄者署名，也引起了一些不必要的纠纷。

二、加强照片档案管理工作的建议

1、要加强宣传工作，提高档案意识。加强对照片档案工作重要性的宣传，使相关人员真正懂得照片档案的目的、要求和方法，不断提高他们参与档案管理工作的主动性、积极性和自觉性，把自己手中珍贵的照片资源提供给档案馆，永远保存下来，传承下去，实行集中统一管理，为日后积累史料。

2、举办业务培训，提高人员素质。一是提高摄影人员素质。负责摄影的人员，不仅要具有较高的摄影技术，还要具有较强的责任心，在每次完成拍摄后，要严格按照照片档案归档与管理的要求进行整理，及时办理移交，可在很大程度上保证照片档案的完整和齐全。二是要提高档案管理人员的素质。档案管理人员担负着收集、整理、保管和为人们提供利用的使命，档案工作要求档案管理人员政治过硬、素质优良，特别是责任心要强。只要这两类人员尽心尽力的履行职责，并且相互配合，照片档案管理就会步入正轨。三是举办摄影人员和档案管理人员有关专业知识和技能培训，从而实现照片档案的科学管理。

3、强化工作考核，督促责任落实。对产生的照片材料从收集、整理到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止流失，杜绝归为己有，成为私人财产，对照片档案的日常保管、借阅和利用做出明确规定，确保照片安全。要将照片档案管理情况纳入单位年度目标考核，各承办单位要把照片档案管理作为工作人员的岗位职责，并与当月业务量化考核及奖惩挂钩，强化制度的执行力，使之逐步变成自觉的行动，确保照片档案完整归档、完好保存。

4、采取多种渠道，广泛收集照片。一般来说，档案管理部门不是政府序列中的强势部门，仅靠归档部门人员自觉主动地上交照片档案还有一定难度，档案部门还应通过多种方式进行照片档案的收集。可浏览报纸、电视等新闻媒体，及时掌握相关重大活动信息，与有关部门人员联系，及时落实照片档案的收集归档。与民间摄影爱好者广泛建立联系，采取付费的方式收集摄影爱好者手中有存档价值的好照片。与新闻媒体建立联系，定期对新闻单位有关活动照片进行硬盘拷贝，以保证重要照片能够完整地收集。与活动主办单位建立联系，等活动结束后，及时督促或亲自上门将活动照片拷贝到档案管理部门，以保证照片档案的完整归档。

5、参与相关活动，主动采集照片。目前，一些档案馆都没有专职的拍摄人员，即使有，其作用发挥也非常有限。等到用照片时，大都是向有关主办单位或新闻媒体索要，比较被动。应该争取领导对档案工作的支持，遇有大型会议、重要活动及各种社会活动，在要求新闻记者参加的同时，也邀请档案部门派人参加，一方面可得到第一手的照片档案资料，另一方面也可提高档案工作的社会知名度。

（作者单位：杨凌示范区档案馆）