石油企业档案信息化中存在的问题及对策

文/霍燕红

随着时代的发展，传统的档案管理方式已经不能适应实际工作的需要，因此，石油企业正在大力推广电子档案的建设、开发和利用，但是推行中不可避免地遇到一些问题，本文就石油企业基本建设档案管理中存在的问题进行探讨，并提出切实可行的对策。

一、石油档案信息化建设中存在的问题

1.基础业务建设方面。档案作为企业管理的重要资产，确保其完整性、真实性、安全性显得尤为重要。在我国现阶段档案信息化建设，主要采取纸质档案和电子档案同步归档与管理的模式，被称为“双套制”或“双轨制”。目前石油企业的办公系统基本上是OA系统，可以实现电子档案的及时接收与归档。但是，一方面，有些企业还是依赖纸质档案，电子档案仅仅作为办公活动中的一种流程，未能发挥实质作用。另一方面，电子档案目前只可以输入条目，全文有时仍然无法上传，这成为制约电子档案发展的一个重大弊端。

2.信息化建设方面。一是人才素质有待提升。档案信息化建设需要档案管理工作者跟上时代步伐，学习信息化的相关知识，熟练运用计算机，并且具备相应的管理技术知识和外语知识。但是，有些档案管理人员年纪较大，对新知识存在抵触，或不愿意花时间学习。二是责任意识有待强化。在纸质档案数字化的过程中，由于全部都是手工录入，一些工作人员的疏忽、不负责等因素，会造成纸质档案与电子档案不一致，直接影响后期档案查询与利用工作。三是保护措施有待加强。在纸质档案数字化过程中，原数据录入工作耗时较长，使得很多档案长时间存放在库房外，很容易造成损毁。

3.安全管理方面。纸质档案数字化是当前档案信息化建设的重要内容，但是在纸质档案数字化过程中存在诸多的安全隐患，一方面，由于档案工作人员的疏忽造成有些保密性档案的信息泄露，另一方面，在档案数字化业务外包过程中，由于缺乏完善的外包规章制度，可能造成企业档案信息泄露。

4.设备设施方面。很多企业对此不是非常重视，造成管理不够，资金欠缺，使得信息化建设步履维艰。还有部分单位为了节约办公空间，没有给企业的档案管理留下足够的空间，无法进行档案人员办公室、档案存放室、库房的分配，使得档案管理空间上较乱，这对于档案的保密也是一个非常大的隐患。

二、石油企业档案信息化建设中解决问题的对策分析

1.建立健全各项规章制度。一项好的政策的执行离不开相应的规章制度，要加强企业的基础业务建设，必须制定完善的并且切实可行的一整套规章制度，其中必须包括档案的保密与工作人员的工作职责，这是一个硬性的要求，同时，制定的档案必须落到实处，再好的规章制度制定好不落实相当于一纸空文，对于企业没有任何的指导意义。我们企业必须明确这一点，从制定一个好的规章制度开始迈开步伐。一是制定了《档案统计制度》《档案库房管理制度》《档案管理保密制度》《档案安全管理制度》四项制度，旨在把握准确档案工作框架及整体思路；二是在确定统计、保密及安全等管理要素后，逐项细化落实，分层级细化职责，出台了《会计档案查阅制度》《图书资料管理制度》《档案验收办法》等具体科目实施办法；三是为了细化岗位职责，充分发挥科室职能，出台了《档案员工作职责》《工作人员守则》《档案科工作职责》。

2.提高档案管理人员素质。任何一项工作都是由人完成的，这就对档案管理人员提出了更高的要求，在档案信息化的过程中，要求管理人员本着认真负责的态度做好自己的岗位工作，并且严格要求自己对工作进行保密。而且对管理人员提出了更高的要求，必须学习计算机操作，具备相应的计算机操作能力和相应的数据分析能力，这对于管理人员是一个不小的挑战，但是也是对自身的一个实质性的提高，管理人员只有从自身严格要求自己，才能使得信息化的工作得以顺利推行。

3.加强档案安全体系建设。档案的安全涉及到人员、设施以及计算机的安全等各企业方面，档案的安全关系到企业生存的根基，因此必须对各项涉及到安全的内容严加落实。人员方面，必须提高管理人员的安全意识，设施方面必须安装监控，并且做到定期检查，以保证设施的安全运行，计算机方面，必须加强数据的备份与迁移，以免万一计算机损毁造成所有的数据的丢失情况发生。企业管理人员只有存在安全意识，才能将这些落到实处，因此，归根结底，最重要的还是提高企业人员的安全意识。

4.完善相应的设备设施。设备设施影响着企业档案管理执行的力度和强度，因此在空间上必须实行办公室、档案室以及阅览室的分离，同时，应该加大设备的投资力度，对陈旧的设备进行定期更换，以此来满足前进的需要。

在当前的档案管理工作中，面对着档案保存内容日趋多样、信息内容繁、广、多，管理持续时间周期长，不确定因素较多等客观环境下，必须坚持问题导向，保证规章制度的定期建立健全修订及落实，细化管理职责考核指标，确保抓好落实，抓牢实施，切中档案管理工作中的要害问题，为确保档案管理工作效率质量，充分发挥档案管理工作职能保驾护航，更好履行工作职责，为档案工作献出自己的一份力。