企业文书档案信息化管理利弊初探

文/刘 葭

随着信息技术的迅猛发展，企业文书档案信息化建设将成为促进档案管理事业的必然选择。网络信息化技术在企业文书档案管理应用中,既有一定优势，也存在一些问题。要扬长避短,采取相应对策，推进企业文书档案信息化建设健康发展

随着电子科技的迅猛发展，网络信息化已经在各行各业普及和应用，笔者所在的国有企业已经利用OA系统推行无纸化办公，相应的，文书档案信息化管理也将是大势所趋。面对已经到来的信息化时代，作为一名档案管理人员，应当具有前瞻性和时代性，积极探索在本职岗位中如何将电子技术与文书档案管理工作相结合，以提高文书档案管理工作的效率和水平，规范企业文书档案管理工作，服务企业发展。

一、文书档案信息化管理的优势

相对于文书档案的传统管理模式，信息化技术在文书档案管理中的应用具有以下几个特点和优势：

1.省时高效

传统的文书档案管理依靠的是人工完成，档案人员素质参差不齐，工作方式和管理模式千差万别，导致文书档案管理混乱，造成工作量大、耗时多、效率低等问题，与当今社会发展趋势完全不符。如果将电子信息技术应用到文书档案管理上，结合当前已经开始运用的OA系统，将电子文档经过签发后直接分门别类归入电子档案库，省去了中间不必要的环节和工序，将节省大量的人力、物力和时间，提高档案管理工作的效率。

2.留痕备查

传统的文书档案管理，文件材料的归档和借阅均需要人工记录和备案。而电子信息化技术在文书档案管理上的应用，将为其搭建一个完整的平台，尤其是与OA系统对接使用，实现一份文件从生成、收集、整理、编目到归档、利用、自动备份、销毁等整个生命周期的电子追踪和信息记录，可以做到全程留痕和有据可查。

3.资源共享

传统文书档案管理由于管理形式上的局限性，致使各企业之间对于各种优势资料无法实现有效共享和交流，文书档案资料的利用率低。利用电子信息化技术，可以充分实现文书档案的科学化和规范化管理，可以使各企业之间不受空间限制共享资源，查阅所需的档案内容，同时，也可以利用信息技术及时了解文书档案的管理动态。

4.保管便利

传统文书档案的管理需要占据一定的空间，耗费一定的人力，在文书整理、归档、保管和销毁上都有严格细致的规范性要求，例如：档案库房的温度和湿度都必须符合要求，稍有不慎将可能造成档案的毁损或灭失。通过电子信息化技术的应用，文书档案管理将实现质的飞跃，任何文书档案可直接保存在电子媒介中，不需要占用大量的空间予以存放，也不依赖特定的环境，对于查阅者和管理者，只需要运用电脑即可进行操作和管理。

二、企业文书档案信息化管理存在的主要问题

1.网络安全问题

由于网络具有开放性、自由性等特点，导致网络安全是信息化技术普遍运用的今天所存在的关键性问题，同样也是信息化技术尚未运用到文书档案管理上的顾虑之一。对于计算机网络系统造成威胁的原因主要集中于病毒侵入、信息泄露和黑客入侵等。现代文书档案信息化管理已经受到了网络安全问题的影响和侵扰，要想运用信息技术管理文书档案，就势必优先解决网络安全问题。

2.文件保密问题

与传统的文书档案管理中泄密情形不同的是，电子文档极易被修改且不易被察觉，并且传播速度极快，更无法追回，涉密档案一旦泄露，会给企业、甚至国家造成不可挽回的损失，这对于文书档案管理的保密工作是个不小的挑战，对于档案管理系统设备及档案管理人员技术的要求也将更高。

3.保管备份问题

传统的文书档案管理只要做好档案库房“八防”措施，档案因外力受损遗失的可能性相对较低，而信息化后的电子档案的保存全部依赖于电子设备和系统，有一定的不可控性，一旦电子设备和系统出现问题，可能会导致档案资料全盘遗失，造成巨大损失，所以，信息化时代的电子档案必须做好备份工作。

三、加强企业文书档案信息化管理的相应对策

1.建立完整严格的规范体系

没有规矩，无以成方圆。无论是纸质文书档案的管理，还是信息化管理，均需建立一套严格的规范体系，并制定相应的规则，以便于管理人员的应用和操作。

2.创新理念提高认识

信息化技术尚未能运用至企业文书档案管理中，首要原因在于创新意识不足，要充分认识到现代化的信息技术在文书档案管理中的优势地位和重要作用，转变传统的管理思维；其次是企业重视，增加资金投入，引进先进的信息技术设备和档案管理软件，加快和促进企业文书档案信息化建设的更新和升级。

3.加强档案管理队伍素质建设

信息化背景下的企业文书档案管理人员，不仅要具有过硬的政治素养，严格遵守组织纪律和保密条例，还要达到一定程度的档案管理专业知识，懂得档案管理业务；而且应当具备互联网思维，熟悉各类管理软件的开发和应用，不断学习先进的管理技术和经验，逐步适应档案管理现代化和信息化的需求。

4.加强文书档案信息化管理安全建设

虽然网络安全问题是信息化技术应用的突出问题，但并不是不可控的，首先要有安全防范意识，档案管理人员要避免因个人原因导致管理系统漏洞；同时做好档案备份，防止因设备或者系统问题导致档案遗失；其次要不断更新管理软硬件，对内外网络进行区分，设置一定的物理隔离，增强办公自动化网络安全，在推行无纸化办公的同时，也应该注意U盘的使用，防止通过U盘传播网络病毒。

5.完善电子档案的保密管理

对于涉密企业文书档案，需要采取相应的保密措施，通过技术手段进行加密，设置不同级别的档案查阅权限。对于档案材料的利用，必须进行网络申请和审批等程序，在保证网络安全的前提下，进行文档资源的应用和共享。

在不断发展和进步的社会背景下，传统的文书档案管理模式已无法适应当前企业的发展模式和速度，因此，档案管理人员必须解放思想，提高技能，逐步适应文书档案管理的信息化要求，推动文书档案管理工作的进步和发展，更好地为企业服务。