县级数字档案馆（室）创建现状及对策

文/王元科

档案信息化建设是档案系统深入落实科学发展观，适应信息时代发展要求，主动置身“智慧城市”建设的新举措。为做好此项工作，笔者针对县级数字档案馆（室）创建现状，提出相应对策。

一、县级数字档案馆（室）创建现状

县级档案馆和各镇、部门及单位档案室大致有几十万卷档案存量，存储介质主要是纸张，辅助的存储介质有磁盘、照片等。随着时间的推移，馆（室）藏档案剧增，面临老化、破损、腐蚀、磁化及盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护困难等问题。为提升档案科学化管理水平，增强档案资料的可读性、可视性、安全性及重复利用性，近年档案馆（室）开始启动档案数字化加工工作。然而，作为信息化工作重要组成部分的档案信息化，许多县级档案馆（室）由于受到技术力量、资金投入、加工场地的限制，档案实体管理总体上仍处于传统的管理模式，现有管理水平难以解决档案数字化面临的问题。

二、县级数字档案馆（室）创建对策

（一）高度重视数字档案馆（室）创建工作

加强档案信息化建设，既是档案事业适应时代发展和社会进步的必然选择，又是加速档案管理现代化的客观要求。信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了议事日程，各档案馆（室）要加快传统载体档案数字化进度，实现信息共享和电子档案网上归档，并及时以数字化档案代替原件提供利用。

（二）要有明确的工作目标和标准

本着统筹规划、分步实施、安全保密的原则，加快数字档案馆（室）基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站（页），初步建成全县区域性数字档案馆（室）管理及服务平台，实现全县档案信息计算机操作、网络化传输、快捷查询、方便利用的目标。

（三）要有具体的工作任务

1.加快推进档案“存量数字化”。充分利用档案馆（室）藏数量巨大的优势,开展案卷级目录、文件级目录录入、文件全文扫描,运用数字档案管理软件，建立科学保存、便于利用的电子档案数据库。

2.积极开展档案“增量电子化”。各级各单位要按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》对当年形成的各类现行文件，实物、声像等随时转化成电子文件，建设功能完备的电子档案移交与接收平台，并即时转存在电子档案数据库当中。

3.不断探索档案“利用网络化”。建立档案局域管理网络。与县政府电子政务建设紧密结合起来，将档案信息资源开发利用工作纳入县政府电子政务工程，公开档案信息网络查询利用，从而实现文件的网上传输和资源共享。

4.加快计算机人才培养和使用。根据数字档案馆需求，县编制组织人事部门要给档案馆配备数字化档案所需的计算机专业人员。各级档案局要注重培养既懂计算机技术又懂档案数字化管理的复合型人才。积极举办数字化档案人员培训班，提高工作人员实际操作技能。

5.分步实施数字档案室创建工作。选择档案条件相对较好的单位先行申报开展数字档案室创建工作，有计划地对室藏永久、长期的纸质档案进行数字化加工。在试点的基础上及时总结经验，引导、规范其他单位开展数字化档案室创建工作。

6.完善档案信息安全管理体制。加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；存有档案数据库的计算机要与一切外网实行物理隔离，确保档案信息和信息网络传输的安全。

（四）要切实保障数字档案馆（室）创建工作

1.为加强对推进数字档案馆（室）创建工作的领导，县上要成立县推进数字档案馆（室）创建工作领导小组，由县级领导挂帅，相关部门负责人参与。

2.各级各单位要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、物力、财力上统筹安排，加快推进档案存储数字化和利用网络化，确保档案信息化与全县信息化建设同步发展。

3.要将档案信息化建设工作纳入档案年检和行政执法检查范围，开展专项督促落实检查工作。