提高档案管理水平的若干策略研究

2017-01-28徐凤华吉林省白城市粮食局

科学中国人 2017年17期

徐凤华吉林省白城市粮食局

提高档案管理水平的若干策略研究

徐凤华
吉林省白城市粮食局

档案是记录信息的主要方式，是在任何时期都具有记录作用的重要方式。档案的管理水平不仅影响着个人的信息记录，也影响着国家重要信息的保存与传承。处于转型期的中国，政治、经济、社会结构都在发生着巨大的变革，充分发挥档案的作用显得尤为重要。近年来，云技术与大数据技术的迅速发展，为档案管理方式与手段的信息化与电子化提供了技术保障，因此，加快档案管理改革，提高档案管理的水平成为现如今最为重要的工作。

档案；档案管理；策略；路径选择

一、提高科学化水平是档案管理的时代要求

提高档案管理的科学化水平就是规范化与法制化档案管理方式与程序，就是利用新兴的云计算技术与云储存技术来现代化与电子化档案管理方式，就是要使档案在信息管理中充分发挥作用，就是要使档案在公共决策过程中起积极作用。

（一）提高档案管理水平是提高国家软实力的基本要求

文化在当前世界激烈的竞争中发挥着非常重要的作用，而档案作为一种信息储备方式是国家软实力的重要组成部分，其管理水平直接影响着文化作用的发挥。档案是一种宝贵的文化财富，是民族进化与发展的历史见证，是实现文化传播的重要前提。档案的根本特性在于客观性，与其他信息储存方式相比，档案更具权威性与真实性，档案是一种最为客观的记录方式，是一种最为广泛的信息记录方式，是一个民族进化与发展最全面的见证，也是民族文化最集中的体现。档案在文化建设方面起着无法比拟的作用，其能丰富文化底蕴、提升文化品位、拓展文化发展空间。

（二）提高档案管理水平是信息技术发展的要求

信息技术的发展与应用使人类社会进入了信息时代，而云储存技术与大数据技术的发展也对档案管理提出了新的要求。随着计算机网络技术与移动APP的发展，人们对信息储存与管理提出了新的要求，而随着电子政务与网络行政审批的发展，以政务公开为前提的自动化办公也对档案管理的方式、档案储存的方式提出了新的要求。为顺应时代的潮流与发展趋势，档案管理必须充分应用新兴的信息技术，必须以满足人民的需求为目标，必须提升档案的科学化管理水平，从而充分发挥档案在文化传承、政务公开等方面的积极作用。

（三）提高档案管理水平是档案工作发展的前提

我国的档案管理工作经过漫长的发展与优化，已形成具有本国特色的档案管理体系与制度，已成为促进国家发展的重要组成部分，但就目前的档案管理水平来看，我国的档案管理工作还有很大发展与进步的空间，与发达国家相比还有较大差距。同时，我国档案管理人员的总体素质还有待提高，档案管理人员也没有形成具有发展规划与发展纲领的稳定的管理团队。此外，我国的档案管理缺乏宏观规划，档案管理的信息化建设也相对比较滞后，档案管理的规章与制度也有待构建与完善，档案管理的责任追究与奖惩体系也有待完善。总而言之，要使我国的档案管理工作健康、有序、科学、合理的发展就必须解决上述的问题。

二、提高档案管理科学化水平的策略

现如今，要想提高档案管理的科学化水平就必须要进行科学的定位，就必须要推动档案管理类型的转变，就必须要充分运用信息化手段与平台，就必须要完善档案管理的规章与制度。

（一）科学定位

档案管理是一种具有公共性的社会服务工作，但就目前档案管理的现状来讲，档案管理并没有充分发挥其所具有的特性，并没有真正地起到社会服务的作用。很多档案管理部门并没有找准自身的定位，并没有充分发挥自身的社会服务功能，并没有积极主动的去改进档案管理的方式，创新档案管理的类型，只是一味地按照上级领导的指示，机械地将信息汇集成档案，机械地按照要求将档案进行保存，这在一定程度阻碍了档案管理工作的发展。同时，档案管理部门并没有对档案进行合理的分类，并没有将可以公开的档案展示给社会大众，而只是将档案作为本单位内部决策的参考依据，这就没有充分发挥档案的作用，这就有可能掩埋具有社会价值的档案，这就限制了档案的社会服务性。要使档案管理发挥作用就必须要进行科学地定位。

（二）推动档案管理类型的转变

档案管理的目标是不仅要把有价值的档案安全的保存起来，而且要将档案的价值充分发挥出来，因此，将“死”的档案转变为“活”的档案信息是现如今最为重要的工作。只有将档案借助现代化手段转化为档案信息，才能发挥其具有的社会效益，才能提升档案管理、保存、查找的水平，才能避免社会资源的浪费，才能简化档案管理的工作流程。从现阶段的档案管理来看，我国的档案管理部门已经充分认识到档案资源的价值与档案资源的作用，已经开始采取措施对档案管理进行改革，已经开始推动档案管理由馆藏型向利用型转变，这将有利于我国档案管理事业的发展。

（三）推动档案管理手段的进化

经过长久的发展，我国的档案管理事业已形成具有自身特色的管理手段与方式，已能保障传统档案管理工作的运行，但随着信息技术的发展，传统的档案管理方式却已无法适应社会进步与发展的需要，要使档案管理模式与时俱进就必须要提高我国档案管理的科学化水平，就必须要加快档案管理的信息化建设，就必须要建立专业的数据库，就必须要用电子化的方式来保存信息，就必须要建立专门的、独立的档案资源共享与管理平台，就必须要充分利用云技术来实现档案资源的共享，从而使得档案管理人员能方便快捷地管理档案信息，使得社会公众能根据自身的权限来查阅相关档案。

（四）完善相应制度体系

一直以来，我国的档案管理在管理体系都较为封闭，而这种封闭的管理体系使得档案管理的效率不高，使得档案管理的工作流程繁琐，因此要提高档案管理的科学化水平就必须要完善档案管理的制度与体系。一方面，档案管理部门要按照一定的标准建立起档案管理的基本制度，从而能提升档案信息的兼容性，能提升档案信息的利用率。另一方面，档案管理部门要按照一定的标准制定档案管理体系，并将全社会的档案管理纳入管理体系中，以形成统一的档案管理体系。