学校档案网络信息化发展及推进途径分析

陈霞广东医科大学

学校档案网络信息化发展及推进途径分析

陈霞
广东医科大学

因为科技技术的飞速发展，使计算机技术深入到到我国各个行业中，当然教育行业也不例外，信息化建设对于学校的档案管理工作带来了新的机遇，因此本文主要针对于学校档案网络信息化发展及推进途径为切入点进行分析，结合当下学校档案管理信息化发展现状为主要依据，从改变档案管理的服务理念、加大档案管理信息化投入、对档案管理人员进行继续教育培训这三方面进行深入探索与研究，主要目的在于加大学校档案管理，从而推动学校全面发展。

高校；档案管理；信息化

引言

随着我国计算机技术的迅猛发展，信息化建设在我国各个行业中的应用越来越广泛，各个行业都在陆续开展计算机办公，教育行业也不例外，利用计算机对学校中的档案进行管理与划分，对科研成果进行归类总结，大力推动了数字化数据库的构建速度，为档案管理工作提供高标准、高规范的服务水平，从而确保学校的档案管理工作有效进行。

一、高校档案管理信息化发展现状

（一）学校档案管理制度的监控力度较差

在学校中会有诸多部门，各个部门的职能以及运转的空间都是比较广泛的，档案管理部门的设立是不受外在因素影响的，是由学校领导直接任命与委派的。学校对档案工作及档案信息化工作未给予高度重视，认为档案管理工作只是纸质的档案管理转变为一种新型的表现形式，即电子档案，因此在信息管理的设备与硬件的投资力度比较小、建设规范不健全以及档案管理人员的素质比较低，使学校的档案管理工作无法得到有效推动。

（二）档案管理人才的缺失

学校中的档案资料无论是在数量上，还是质量上都是十分丰富的，因为档案信息的管理工作量度较大，档案资料的重要性与文化性极为显著，致使档案管理人员需要具备一定专业知识以及综合素养，才能做好学校档案管理工作。而当前学校普遍存在的现象就是将大量的人力、物力、财力都投入到了教学中，诸多学校中的档案管理者都是兼职人员，甚至并非是专业人员，在对档案调研、分类、编排等方面的工作未达到有关标准，对一些新型的设备或是软件不能进行有效利用，导致学校的档案管理工作存在的价值不能有效发挥。

（三）档案资源共享程度有待提高

在学校中进行档案管理工作时，由于建设规范的欠缺，致使档案信息化管理没有一个严格的制度为依据，不同学校中的档案管理系统是有所不同的，其建设标准的不同性造成学校的档案管理工作互不相容，各个学校不能及时的掌握其他学校的档案管理工作，从而造成学校档案管理部门出现孤岛效应，使档案管理结构被不断重复使用，硬件与软件不能进行合理互通，使科研成果的共享性得不到充分发挥，从而影响学校档案信息化建设。

二、推进高校档案管理信息化发展的推进途径

（一）转换档案管理的服务理念

由于我国社会的逐步发展，致使革新的速度日益提升，教育事业也呈现出了发展的新景象，档案信息化的优势日益显著，社会公众对信息资源的需求量与日俱增。档案资源不再是政治部门的附属品，而是社会公众的共同财富。学校内的档案资源具有独特的条件，使学校内的师生与档案管理者对档案管理的服务理念与服务方式提出新要求，提出知识管理理念，可以在根源上解决学校因为信息发展所带来的挑战，在学校的终极目标上实现知识的创新与分享，从而使学校中的档案管理效应充分发挥出。在对学校的档案信息化建设时，需要对档案的服务理念进行转换，只有在根源上解决问题，才会提高档案管理信息化发展的进程。

（二）加强档案管理信息化建设

构建档案管理信息化建设，首先需要把工作的重心放在软件与硬件这两点建设上，它们是决定档案信息化建设的直接因素，所谓将军难打无兵之仗，硬件设备的配置是不可或缺的因素，它主要是基于档案管理信息化资源所构建的网络平台，充分利用计算机结构的框架，来对档案信息资料库的接纳与存储；而软件的存在是灵活应用计算机技术的基础，充分结合职业要求以及档案专业技术等，来对其进行科学规范的编程与操作，这两点的重视程度会关系到档案信息管理工作开展的效率，是改变传统的档案管理的新模式，也是增加档案开发程度的突破口，而在此时，是需要一定资金来对设备进行维护与修复的，有多媒体的有效配合，可以使档案信息化管理的价值得到深入保障，从而防止学校中的档案信息化管理与社会群众对档案工作的需求相违，从而影响学校档案事业的发展。

（三）对档案管理人员进行教育培训

对于学校中的档案管理者的综合素质不高以及专业技能差的情况，需要加大对档案信息化建设管理人员的培训力度，同时还要增加其福利待遇，通过诱人的待遇来留住一些档案信息化建设管理人才，以此来激发他们的工作热情。加大培训力度是为了提升档案管理人员相关工作技能，比如督促工作人员熟练掌握计算机来对档案资料进行编辑、检索，通过档案管内的文献与资源来对自身文化进行丰富，从而加强自身知识储备量，可以与档案方面优秀人员开展学术交流，对档案信息化建设进行专题探讨，分析当前档案管理的新动态，以此来提高管理人员学习的主动性与积极性，提升档案管理人员对未来地憧憬以及当前的紧迫感，来督促档案信息化建设人员不断加强自身素质，从而提高工作效率。在对学校中的档案管理信息化建设中，要保障管理人员的管理水平，才会切实提高档案管理工作的质量

结束语

综上所述，学校档案网络信息化发展对于我国教育事业发展具有至关重要的作用，因为当前科技的发展，使信息化成为了社会当下发展的主要依据，而在学校中实行档案信息化建设，是确保学校得到长足发展的基础。档案信息化管理的发展是当前教育行业发展的必然趋势，它具有流动性强、方便且快捷的特点，是提高学校档案信息规范化的关键，切实开展档案信息化建设，从而确保学校档案网络信息化发展。

[1]卢晓茜.加快推进档案信息化建设进程的几点思考[J].机电兵船档案,2015,03∶57-59.

[2]周芬玲.信息时代高校档案服务模式转型之思考[J].青海师范大学学报（哲学社会科学版）,2014,03∶162-164.

[3]李阳.浅谈管理信息化背景下档案管理者素质的提高[J].中小企业管理与科技（下旬刊）,2016,08∶24-25.