新时期加强国土资源档案信息化建设的对策探讨

□浙江省国土资源厅信息中心 傅 宇

探索研究

新时期加强国土资源档案信息化建设的对策探讨

□浙江省国土资源厅信息中心 傅 宇

档案信息化建设是指将纸质等载体的档案实体物质转换为计算机能够识别、存贮和传递的数字化信息流，并与电子形态的档案信息一起经过转换处理，最终建设档案数据库的过程。随着社会的发展，为了使国土资源档案管理高效有序，实现国土资源档案管理信息化势在必行。国土资源档案管理信息化的推行，能促使国土部门充分利用国土资源，化简冗长复杂档案检索，切实保障集体利益，对经济建设与社会发展起着指导和推动作用。

一、国土资源档案信息化建设的作用

档案信息化能够保护档案原件、方便相关人员档案利用、提高工作效率、减轻档案部门工作压力等多方面的效益。国土资源档案种类繁多，既有综合类档案，又有地籍管理档案、建设用地档案、土地利用规划档案、国土资源监察档案、地矿档案等。按其门类和载体划分，国土资源档案包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案、专业档案等。还有其他一些特殊载体档案。就地籍管理档案而言，又分国有土地地籍管理档案和集体土地地籍管理档案两类。

1.保护档案原件

目前，由于电子资料在法律的有效性上还未得到认同，并且多年来形成的工作习惯以及思想观念上的问题，纸质档案还不能完全地从现实的环境中消除，真正意义上的无纸办公还不能够实现。但是，由于档案要求保存永久，在保存的过程中，会经常被查询和利用，这样会导致纸质档案原件的磨损和老化，在利用时，由于保护不善，可能导致档案的损坏。

信息化的档案充分利用先进计算机技术，以磁盘和光盘为存储介质，一般的查询利用可以使用电子文件，因而能够有效地保护档案原件。

2.方便利用

信息化后的档案能够充分利用计算机网络技术，把各个与档案工作相关的人员组织成一个完整、交流畅通的整体，通过授权能够在各个信息点上，利用计算机实现检索，并且能够实现多人同时对一份文件或者一人同时对多份文件的检索，加强档案的检索和利用能力。

3.减轻档案部门工作压力

档案部门工作任务繁重，每年要花大量的时间用于档案的整理、编目、利用，在实现计算机信息化后，档案人员能够从烦琐的工作中解放出来，做一些基础性的研究和档案编研工作，能够更有效地发挥档案的价值和档案部门工作的价值。

4.提高工作效率

档案管理系统能够实现借阅自动统计、年报自动统计、自动组卷、案卷调整等各种功能，提高档案人员的工作效率。

5.提高调阅速度

由于对各类档案资料的查找提供了索引机制，使调阅各类档案的时间极大加快，相对于手工调阅更加快捷和方便，同时还可以满足多个用户同时调阅同一份档案资料。

二、国土资源档案管理信息化建设的思路

1.提高认识，转变观念

要充分认识国土资源档案信息化管理的重要性。只有对国土资源档案管理重要性有一定的认识，才能改变我们对国土资源档案和普通档案一视同仁的观念。以往的国土资源档案管理工作，不仅普通的档案管理人员没有足够重视，就连领导也常常忽视。这就需要有关部门对于国土资源档案信息化管理进行大力宣传，提高国土部门人员对于其重要性的认识。

2.制定计划，分步实施

要细化计划，分步实施，把国土资源档案信息化管理落到实处。首先，一个好的国土档案管理信息系统对国土档案信息化的建设起着决定性的作用。若国土档案信息化建设不基于国土档案信息系统的建设之上，一切都是空谈。其次，档案管理信息系统的应用群体的分工，应该分为档案管理工作人员和档案使用人员。前者以档案日常管理类操作为主，将普通的纸质档案转化为电子档案，将纸质档案中的信息录入到电子档案中。

3.积极创新，勇于探索

基于当前我国国土资源档案管理的现状，想要立即实现国土资源档案管理信息化是不可能的。第一，没有一个好的应用平台；第二，没有这方面的专门人才。第一点的改变需要国家的投资改善，让有实力的软件开发公司研发出能很好的适应我国国情的国土资源档案管理的信息化管理平台。第二点同样需要国家宏观的趋势导向，在社会导向、学校导向上有目的地多重视培养这方面的人才。

4.强抓基础，着眼当前

日常操作中在形成纸质档案的同时要将电子文件和数字处理件归档。若在纸质档案归件完成之后再重新录入形成电子档案，就需要花费大量的人力物力，这背离了档案管理信息化高效化的初衷。所以在平时的操作过程中就需要注意两种档案的同时归档。

5.建立安全的网络体系

要保证档案管理的安全性，建立安全的网络体系。计算机使国土资源档案管理信息化成为了可能，然而网络黑客的攻击使得安全问题变得日益突出。为此，档案室网络计算机应用人员应该做到未雨绸缪，不仅要关注计算机网络的安全，还要提高网络安全防范意识，要采用相关的网络安全技术保障网络系统的安全。

三、新时期加强国土资源档案信息化的几点对策

1.转变观念，做到超前管理

长期以来、我们对国土资源档案内容和工作范围的理解偏于狭窄，思想不够开阔，工作不能创新。对于各类业务档案的管理工作没有一种超前管理的意识、没有将档案工作渗透到各个环节之中，导致各类业务和档案管理长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全，从而给档案的整理归档带来了困难。为此，要转变观念，加大档案管理投入力度，建立档案信息化管理平台，进行档案数字化管理，把纸质档案转化成电子档案。

2.抓完整统一，做到规范管理

加强对国土资源档案工作集中统一管理是国土资源档案齐全、完整、规范的重要保证。通过不断完善档案制度建设，修订档案岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明、层层把关。保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。

3.抓业务培训，做到科学管理

当前档案管理工作日趋复杂，对国土资源档案工作人员的素质提出了更高的要求。为达到国土资源档案整理规范化的要求，专、兼职档案管理人员都应该进行正规的岗前培训，了解国土资源档案工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案，今后需归档、并规定出具体的归档范围。

4.抓开发利用，做到创新管理

做好国土资源档案资料的收集、归档工作，更好地开发利用档案信息，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给工作人员利用。要通过实施计算机管理，将国土资源档案资料及时输入电脑，随时为各类业务提供依据，促使国土资源档案管理更上新台阶。

5.建立健全档案管理，做到职责明确

加强国土资源档案、图件管理、建立严格的保密保管制度，做到职责明确。档案记载汇总了单位的各项活动，矿产资源，土地管理专项规划和土地开发整理，工作报告，会议记录，工作成果，国家政策法规等，资料珍贵，要建立借阅归还制度，对超期借阅的要及时催还，工作要尽职尽责。同时，要不断总结档案管理工作经验，提高工作质量。

四、结束语

国土资源档案种类的复杂多样性，决定了国土资源档案管理的难度。信息化的档案管理，高效便捷的自动分类检索，是新时期国土资源档案管理的趋势。我们要针对国土资源档案的特点，充分利用世界发达的计算机技术，从国土资源档案管理信息化的实现这一角度出发，有目的地改善和改变原有的管理模式，从而使国土部门更好地服务于社会、服务于人民。