浅析企业知识产权管理体系“贯标”与风险管理

2017-01-23王义刚

专利代理 2017年3期

王义刚

王义刚*

本文基于《企业知识产权管理规范》（GB/T 29470—2013）的认证审核实践经验，阐述了企业建立知识产权管理体系的意义，从管理体系、管理职责、资源管理、基础管理、实施与运行、审核与改进等角度给出规范条款的解读和在企业知识产权管理中的适用性。本文进一步围绕企业知识产权管理中存在的普遍问题，探讨了企业知识产权管理存在的风险点，并给出降低企业知识产权管理风险建议。

贯标知识产权管理体系企业风险管理

随着国际技术竞争的加剧，知识产品在全球经济贸易份额的大幅增加，知识产权的作用大大提升，已经成为企业生存发展的重要战略性资源。企业对知识产权的有效管理成为其在未来占据有利市场并保持竞争优势的必要条件之一。在实施国家知识产权战略的背景下，国家部委和各地政府陆续发布文件，深入推行国家标准《企业知识产权管理规范》（GB/T 29470—2013）（以下简称“规范”），越来越多的企业参与“贯标”工作。

一、“贯标”政策与意义

（一）相关政策

2013年3月规范颁布实施，2013年5月启动企业“贯标”工作。2014年7月国家知识产权局等八部门联合印发了《关于深入实施国家知识产权战略加强和改进知识产权管理的若干意见》（国知发协字〔2014〕41号）文件，明确提出引导企业标准化管理知识产权，实施企业知识产权管理标准化工程，推广国家标准，引导企业加强知识产权管理机构和管理制度建设，将规范管理贯穿到企业生产经营全流程。将企业知识产权管理规范认证情况作为科技项目立项，以及高新技术企业、知识产权示范企业和优势企业认定的重要参考条件。随后，《深入实施国家知识产权战略行动计划（2014—2020年）》（国办发〔2014〕64号）进一步明确了建立知识产权管理标准认证制度，引导企业贯彻知识产权管理规范。

为全面推行规范，2015年7月国家知识产权局等八部门印发《关于全面推行〈企业知识产权管理规范〉国家标准的指导意见》（国知发管字〔2015〕44号）的通知，进一步要求指导企业通过策划、实施、检查、改进环节持续改进知识产权管理体系，规范生产经营全流程，提高知识产权管理水平，提升企业核心竞争力，有效支撑创新驱动发展战略。①国家知识产权局．知识产权局等八部委出台《关于全面推进〈企业知识产权管理规范〉国家标准的指导意见》［N/OL］．（2015-08-03）．http://www．sipo．gov．cn/zlssbgs/bwdt/201508/t20150803_1154554．html．

综上，各级政府都对深入开展推行国家标准作出了努力，进行了政策扶持和资金资助，越来越多的企业通过了认证并对企业发展带来了切实的保障。

（二）“贯标”的意义

该规范提供基于过程方法的企业知识产权管理，采用PDCA管理模型，指导企业策划、实施、检查、改进知识产权管理体系，规定了企业知识产权管理的所有方面和环节，给“知识产权资产”穿上“管理的鞋子”，对企业发展起到保驾护航的作用，有助于降低企业生产经营风险，避免或减少企业在产品全生命周期管理过程中出现知识产权风险。

企业通过规范认证能够激励创造知识产权，促进技术创新，形成新产品和新技术；还能够灵活运用知识产权，提高产品附加值，改善企业竞争地位，并且可以全面保护知识产权，防范知识产权风险，支撑企业持续发展，提升企业核心竞争力，同时也可在一定程度上增值无形资产。

二、企业知识产权管理体系“贯标”与风险管理

（一）规范的适用性

企业应当结合自身行业特点与原有知识产权工作基础，首先识别知识产权，甚至包括所有以“形式、结构、符号系统”等为存在方式的知识，②刘春田．知识产权法［M］．北京：中国人民大学出版社，2000：221-227在此基础上建立知识产权管理体系，实施、运行并持续改进，保持其有效性，并形成文件化的管理体系：知识产权方针、目标，知识产权手册及程序文件和记录文件。企业的最高管理者需要从管理层中任命知识产权管理者代表，建立知识产权主管部门，明确知识产权管理体系覆盖的所有部门的职责。

企业需要齐全地配备人力资源、基础设施、财务资源和信息资源等有关知识产权运作的各项资源，确保知识产权管理体系的有效运行。还需要对知识产权的获取、维护、运用、保护、合同管理和保密都形成程序文件和管理制度，有效运行并控制上述过程。在知识产权实施和运行过程中，针对立项、研究开发、采购、生产、销售和售后过程制定相应的控制程序或管理制度，并按要求实施管理。最后还需要组织内审和管理评审，对各部门工作中存在的问题进行分析并有效整改，且对整改情况进行后续验证。

（二）体系建立与风险点

1．管理体系和职责方面

知识产权“贯标”具有动态性，是一个系统性工作，在管理体系和职责方面，最高管理者是企业知识产权管理的第一责任人，采用以知识产权部门为主导的，从上至下传递的形式，员工服从企业对工作的整体安排和指示。企业应该明确管理职责，制定知识产权方针；细致策划知识产权管理体系，制定清晰的企业内部职能分工和权限；建立知识产权管理机构及沟通渠道。把最高管理者的重视和全员参与相结合，最高管理者作为企业的领头人，对资源的配置决定了企业发展的重点，最高管理者的重视和参与将是“贯标”成功与否的基本保障。企业“贯标”涉及企业业务领域的各环节，涉及企业的全体员工，企业的所有部门、所有员工都应当了解知识产权的作用以及自己所需承担的责任。

2．资源管理方面

人力资源管理是资源管理中最重要的方面，人力资源包括知识产权工作人员、教育与培训、人事合同、入职、离职和激励等方面。一般而言，对知识产权工作人员作限制性理解，是指在企业中从事知识产权工作的人员，但根据企业实际情况，在人力资源短缺的情况下，知识产权工作人员可以包括兼职人员。无论是专职还是兼职知识产权工作人员，都必须具备一定任职条件，既非广义的知识产权相关人员（例如规范6.1.2 b 中涉及的全体员工），也非知识产权关系密切的岗位人员（例如规范6.1.2 d 中涉及的知识产权关系密切的岗位人员）。

需要注意的是，对知识产权工作人员的培训必须在体系中予以明确，这是持续满足知识产权工作人员具备任职条件的要求，而对其他人员的培训和教育，则不要求在企业规定中明确，接受按计划进行的培训即可，例如研究开发人员，中、高层管理人员要接受知识产权培训，采购、生产、销售和售后人员要按照各自领域和岗位接受相关的知识产权培训。

3．基础管理方面

基础管理包括知识产权的获取、维护、运用、保护、合同管理和保密，企业应当充分重视基础管理编制形成文件的程序，知识产权的获取、维护和保密的所有过程和环节都必须编织形成文件的程序。对于知识产权运用和保护中要求对部分环节编织形成文件的程序，包括两方面：第一，知识产权的实施、许可和转让，第二，知识产权风险管理和争议处理。而基础管理中的合同管理则不要求编织形成文件的程序，因此企业对知识产权的基础性工作管理时不宜采用一刀切的方式，对于不同环节执行不同的管理标准，使之既符合企业管理实际情况，又有效防范风险。

知识产权获取中尤其要注意的是知识产权获取之前需要完成的工作，主要要求在获取知识产权前进行必要的检索和分析。对“必要的”有不同理解：其一，“必要的”是相对知识产权获取难易程度以及对涉及知识产权技术状况的了解程度而言，为了提高知识产权时效利益，认为没有检索必要的可不检索，直接申请或委托相关知识产权事项。其二，“必要的”考虑了知识产权的稳定性和显而易见性，例如据已掌握的情报可知，截至目前对A产品的研发、生产企业在全球范围内仅有一家，研发人员对该A产品的相关情报进行检索时，仅进行了有限范围内数据库的文献检索和官网信息追踪，这被认为是进行了“必要的”检索，即“必要的”是对一项知识产权状况进行的充分程度和终止检索条件的判断。二者共同点都是为了获取知识产权而进行的必备工作，但获取一项知识产权的风险在于创造性劳动成果是否具备排他的专有权属性，关键在于知识产权的稳定性。基于此后者的观点更符合企业知识产权保护本质，是目前“贯标”实践工作中执行的通常做法。

对知识产权的变更和放弃需要有程序文件专门规定，一般来讲在放弃和变更前进行知识产权评估有利于理清权属关系，在涉及企业对外债权债务的按份承担或知识产权转让评估时，有利于明确法律关系，避免后续纠纷，而在知识产权实施、许可或转让前，必须进行知识产权评估，且还应当制定实施、许可或转让的具体调查方案。该调查方案应当是全方位的、综合性的，涉及到知识产权相关的各方面。与投融资活动前的调查方案有所区别，投融资前的调查是针对知识产权的开展的尽职调查，主要侧重防止欺诈和腐败、内部审计、了解客户、计算机取证、员工忠诚度、承包商和供应商情况。在企业重组方面，对于知识产权的调查分为两种情况：第一种情况是企业合并或并购前的调查，该调查应该是尽职调查；第二种情况是企业出售或剥离资产前的调查，该调查应该是全方位的、综合性的调查。

4．实施和运行方面

对企业运转流程的各环节进行知识产权管理，需要明确两点，第一是企业知识产权形成阶段，第二是文件形成的记录。企业知识产权主要形成于研发、生产阶段及时对研究开发成果进行评估和确认，明确保护方式和权益归属，适时形成知识产权。值得注意的是，在产品升级或市场环境发生变化时，应当及时进行跟踪调查，调整知识产权策略和风险规避方案，销售人员应当及时与研发、生产人员沟通，发现新的知识产权，密切与知识产权工作人员配合，形成新的知识产权。

对企业实施和运行的管理体系应注重运行的实效性，规范中仅3个环节需要留存文件形成的记录，但并不意味着其他环节不形成相应记录，相反不同岗位人员具体作业中应按照体系要求，执行标准化的操作并形成相应记录，例如同类产品知识产权状况调查（销售人员），知识产权风险规避方案（立项研发人员、知识产权工作人员），知识产权保护方案（立项研发人员、知识产权工作人员），供应方知识产权情况调查（采购人员），年度知识产权预算（财务人员），知识产权经费使用评估和监督（财务人员）等。

5．审核和改进方面

企业需要进行定期的内审检查，确保产品、软硬件设施设备符合知识产权有关要求，明确内审的任务以确保持续改进知识产权管理体系。

（二）风险控制建议

1．健全企业知识产权管理体系，注重产品全生命周期的知识产权管理

企业应该注重知识产权流程工作的优化管理，最大限度地规避风险，使得企业的知识产权得到有效保护。企业完善的制度，有利于对工作手册的执行到位，有利于记录文件的留存和整理，是健全知识产权管理体系的保证。

大多数企业重视知识产权保护，能够注重产品周期各阶段知识产权工作流程优化，能够注意在立项和研发阶段产生的知识产权问题，但容易忽略其他生命周期阶段的知识产权问题，构成了企业知识产权纠纷和风险的主要来源。企业在生命周期中的立项、研究开发、采购、生产、销售和售后服务中均会遇到知识产权问题，企业应该注重所有生命周期阶段的知识产权流程工作的优化管理，避免忽略除了研发和生产之外的其他环节的知识产权问题，最大限度地规避风险，使得企业的知识产权得到有效保护。③郭强．中国知识产权管理报告［M］．合肥：中国科学技术大学出版社，2006：23-70．

2．加强人力资源的全面化分类化管理，关注入职离职人员的知识产权管理

涉及知识产权纠纷的核心条款在于人事合同、入职、离职，其中规定对离职员工签署知识产权协议仅针对涉及核心知识产权的员工，这是一种列举式加概括式结合的表述，并不意味着对其他员工一定没有任何要求，企业应该根据具体情况作出相应限制，例如以告知的形式列出各自领域和岗位的知识产权清单、以书面形式告知知识产权事项提醒等。对离职员工限制还可以执行竞业限制协议，而竞业限制约定不限于签订在劳动合同或者劳务合同中，可以在新员工入职时签订。企业应加强人力资源的全面化分类化管理，关注入职离职人员的知识产权管理。

3．基础管理环节严格执行管理体系，确保关键环节知识产权检索和评估的有效性

“贯标”实践中发现企业容易缺乏基础管理的知识产权维护措施，这与企业特点是有关联性的。一般而言企业能比较好地融合市场信息，从而助力产品评估与研发。但与高校和科研院所不同的是，在企业中知识产权分布过于零散，各个部门基本都含有与知识产权相关的工作，使得企业统一有效管理知识产权存在一定难度。为了解决管理难题，知识产权管理成熟企业有值得分享的经验，比如制定系统化管理流程，出台知识产权参与激励机制，执行有约束力的合作协议。

企业知识产权管理要结合自身特点和规范要求，为确保知识产权管理尤其是基础管理不疏漏，可以执行企业知识产权全过程管理体系，该体系包括企业文化部分，外部支持部分，管理实体部分。其中企业文化包括：价值认同、保护意识、培训教育等，外部支持包括：专利检索、专利预警、知识产权咨询、代理与托管等，管理实体系统的考虑人才、经费、工具和信息，将知识产权的获取、维护、运用、保护、合同管理和保密分别细化成具体清单，分部门负责和落实，形成知识产权维护、风向防控、价值运营和争诉解决的基础管理内容。总之，在基础管理环节要更加严格的执行管理体系，确保关键环节知识产权检索和评估的有效性。④孙朗．贯彻企业知识产权管理标准构建知识产权全过程管理体系［M］//中华全国专利代理人协会．提升知识产权服务能力促进创新驱动发展战略：2014年中华全国专利代理人协会年会第五届知识产权论坛优秀论文集．北京：知识产权出版社，2014（4）：1-4．,⑤李伟，谢雪凯．企业知识产权能力的内涵和外延［J］．科技管理研究，2010（21）：1-3．

4. 确保体系运行的适宜性和有效性，加强PDCA循环的过程控制以防范风险点

知识产权管理体系是一个系统的完整体系，采用的是PDCA的过程方法，其中一个环节的改变可能会引起体系其他环节的变化，例如企业对主营业务产品的研发需要制定明确计划，计划明确则研究方向定型化，这是制定涉及人才、经费、工具和信息制度的依据，再例如制定激励机制和财务资源分配计划要以定型化产品研发生产流程为根据，在此基础上形成的知识产权权责归属才是清晰和明确的。

总之，在审核和改进方面，应当以考察管理体系的有效性、适宜性和运行的充分性为根本任务，对问题原因的分析要客观，确保整改措施有效，验证不仅针对整改措施的实施是否有效，还应当举一反三，以克服所有类似问题，严格防范风险点。