计算机在档案管理中的相关运用

王继华

摘 要：随着社会经济和科学技术不断发展，传统档案管理已经无法满足现代社会发展需求，面对日益增加的工作量，为档案管理工作开辟了一条新途径，将计算机技术应用到档案管理中，可有效提高档案管理工作效率和质量。本文通过对计算机在档案管理工作中作用和不足，探讨档案管理新路径。

关键词：计算机；档案管理；运用

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案是历史的记录和保存，是国家和社会的宝贵财富，对国家和社会的未来发展有着重要意义。随着我国社会经济的不断发展，档案管理工作在社会发展中显得日益重要。各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性，并认识到档案管理现代化是档案管理工作的必由之路。在这种背景下，此次研究对计算机技术充分运用到档案管理中的相关运用进行分析探讨，并希望为我国各种级别的档案管理提供技术参考，为档案管理现代化发展提供新路径。

1 计算机在档案管理中的作用

1.1 有利于档案的管理、收集和存储

随着计算机技术的发展，应用范围也越来越广，计算机技术引用到档案管理中，充分利用计算机外延设备，可以将档案管理中的纸质档案转化成电子档案，利用这种档案管理模式为档案管理提供科技手段，能够自动处理信息的管理模式，将一些档案刻录成光盘或者是电子文件，完成计算机的自动检测，采用计算机的扫描和光盘存储，有利于实现档案管理信息化。

1.2 有利于档案管理信息的系统化

传统的手工档案管理模式在面对多元化、数量巨大的档案时，往往需要花费大量的时间，还可能因为档案管理保管失误出现档案破损导致档案信息残缺，将计算机技术应用到档案管理中，将传统纸质档案转成电子档案，开发新信息管理系统，从而实现高校管理，有效的提升档案管理的效率。

2 计算机在档案管理中的现状漏洞

2.1 前期的准备工作不充分

多数档案管理手段是一味沿用传统管理手段，陈旧落后的机械管理手段不利于计算机技术的推广应用，很多档案馆准备信息管理系统时，没有完全做好档案管理工作，其中最常见的是档案数据的电子化不到位，在利用计算机技术进行档案管理时，出现了很多明显的错误，比如档案日期、姓名以及档案馆录入时间错误，由于准备工作的不充分，就难以保证计算机技术在档案管理中的有效作用。

2.2 档案管理的计算机不够充分

在档案管理中，很多地方的档案管理部门都已经建立了相应的信息化管理系统，虽然计算机技术得到应用，但是计算机技术管理模式也是建立在传统的手工管理模式上，将档案管理的工作内容放在档案资料上，并没有充分利用档案管理的优越性，也没能建立数据库下的多媒体档案数据，由于缺乏档案管理的有效系统与平台，在档案管理上也无法进行高效管理。

2.3 档案管理的人员素质较低

在档案管理工作中，很多人都将归为档案的抄录保管，作为一项事务性工作进行管理，没有深入理解档案管理的国家财富作用，忽视了档案管理对社会的间接经济效益。利用计算机技术进行档案管理时，档案管理人员素质较低，缺乏有效的计算机的安全防范意识以及安全防范能力，将计算机技术当成是一种档案管理的外在手段，但不能够有效的应用。

3 计算机在档案管理中的实践探索

3.1 转变档案管理观念，提高计算机应用范围

首先，改变现有档案管理观念，从事档案管理的工作人员要认识到档案管理的重要性，并积极学习计算机技术，将其应用到档案管理中，促使工作人员改变档案管理工作态度，增强自身的责任意识，将档案管理工作当做成一项社会事业认真落实。其次，加大对计算机硬件设备以及软件设施的投入，引入现代化的管理模式，从而提升计算机技术在档案管理方面的全面运用，对档案管理工作人员进行必要的思想教育，增进档案管理意识，努力将计算机技术用于档案管理中，利用查找方便，检索迅速，保密性好，存储量大，可靠性高，存储时间长，成本低等优点，逐渐扩大计算机技术在档案管理中的应用范围。

3.2 提高档案管理人员计算机技能水平

档案管理工作不仅是做好档案的保管，还需要通过各项档案的管理做好社会档案信息化建设工作，这就需要档案管理人才要具备相应的职业能力，并合理运用到工作中。档案管理的现代化发展需要提高管理人员素质，并培训其信息化档案管理的基本技能，鼓励工作人员自我发展、不断进步，让档案管理工作在人才的推动下实现信息化档案管理；同时，通过聘请专业的计算机技术人员对档案管理人员进行专门的培训，对他们的计算机操作提供日常维护和管理上的支持，在不断的学习中，加强档案管理信息化水平，通过提高计算机技术应用水平，做好档案管理人员的培训。

3.3 加强创新档案管理水平

建立详尽的社会档案管理系统，实现各级社会档案信息资源共享、传递、存储以及利用的一体化管理模式，将计算机技术、网络技术有机结合起来，根据社会对各种类型档案的具体要求，逐步建立电子档案数据库，运用网络技术对电子档案进行维护和更新，创建适应新的管理模式下的档案管理制度，在档案管理中注重以制度确保计算机技术的应用，保障档案管理工作的有序进行，当然，不论是任何档案管理单位，从事档案管理的工作人员在实际的工作中都应该不断提升自身的管理水平，加强档案管理水平的提高。

4 结语

计算机技术应用到档案管理中已经是大势所趋，注重对档案管理人员思想的转变、技能的培训，提高档案管理水平，在新时期档案管理中应用计算机信息技术，提高档案管理工作质量和效率，让社会档案管理发展紧跟社会前进步伐，促进新时期档案管理事业发展，以更好的适应信息时代的历史洪流。

参考文献

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