浅谈南水北调工程档案整编实践

赵彬

浅谈南水北调工程档案整编实践

赵彬

一、档案整编工作的重要性

工程档案是工程建设的真实记录，是工程验收、审计稽察、运行管理、维修养护、改建、扩建以及工程质量认定等工作的重要依据和参考；是工程建设历史察考、总结经验、技术交流和科学研究的信息资源。工程项目一般都具有隐蔽性，所以对于工程质量的检查以及规范，就要通过档案材料来实现。工程材料作为工程项目建设的依据，其完整与否、质量好坏等都直接影响工程建设各环节或工序的进展、进度及工程结算。所以工程档案材料整编是工程建设管理中非常重要的组成环节。随着工程建设的推进，须及时收集齐全过程资料，并及时分门别类地整编归档。

二、工程档案整编要求

1.基本要求

档案材料整编必须首先符合《中华人民共和国档案法》，符合《国家重大工程建设项目文件归档要求与整编规范》（中华人民共和国行业标准DA/T28-2002）和《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）等法规标准和规范的要求；其次要符合工程建设主管部门所制定档案及工程管理各相关规定要求，如《南水北调东中线第一期工程档案管理规定》（国调办综〔2007〕7号）、《南水北调工程档案分类编号及保管期限对照表》（国调办综〔2009〕13号）、《南水北调工程验收工作规定》（国调办综〔2016〕13号）和《南水北调工程验收导则》等。

2.外观质量要求

随着社会的发展，人们对档案外观形式和外观质量要求也在不断提升，由以前的仅注重于实用性，向既注重实用性又重视档案实体的外观质量转变，即在保证档案实体内容质量的前提下，对外观质量要求不断提高。南水北调工程东线苏鲁省际工程和中线陶岔渠首枢纽工程档案整编过程中，学习借鉴了兄弟单位好的做法，摸索形成了自己的做法，档案外观统一，整齐美观，保证了档案实体和外观质量，得到了国务院南水北调建设委员会办公室认可和有关专家的好评。

三、南水北调工程档案整编做法

1.组卷

组卷是根据工程的特点，结合项目划分，遵循文件材料形成规律，保持文件材料之间的有机联系和案卷的成套、系统，把若干内容相同或相近文件材料组合在一起，便于保管和利用。

2.案卷题名

案卷题名应简明准确地反映本卷具体内容，体式要一致。主要由工程名称、内容、文种等组成，部分档案案卷题名可以是项目名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称，写在卷面，不超过60个字。

案卷题名不是一个完整的句子，而是偏正词组，未尾不用句号。

3.卷内文件材料排列

卷内文件材料的排列顺序一般是文字在前、图样在后，译文在前、原文在后，正文在前、附件在后，印件在前、定（草）稿在后，批复在前、请示在后，复印件在前、原件在后（热敏纸或不能耐久保存的书写材料），一般按重要性和时间先后顺序排列。

4.页码编制

卷内文件材料有书写内容的页面均应编写页码，一般使用打号机或手写页号。页码号书写位置：单面书写文件在右下角；双面书写的文件，编写在正面的右下角和反面的左下角；成套或装订成册图样或文件，如果页号是连续的，可不重新编写页码；各卷之间不连续编写页号。

5.案卷目录与卷内目录

案卷目录用A4纸单面打印，采用固定表格格式，内容字体一般采用统一字体、字号，内容文字较多时调小字号和行距，不改变字体，采用单行或多行排列，但对齐格式保持一致。

6.案卷封皮书写

为保持档案整齐美观，我们在档案主管部门指定或备案的档案用品生产厂家专门定制无酸牛皮纸专用封皮，并将工程名称印制在封面上。案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限等相关内容，全部采用计算机打印，字体、字号、排版格式等统一，实现了美观、整齐和统一的效果。

7.案卷的装订

案卷各部分顺序为：案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表、封底。

案卷装订采用三孔一线的方法（线装主要为以后信息化建设全文扫描提供拆卷方便），孔距为90mm，位置在案卷左侧中部，距订口边12～15mm，装订牢固、整齐，不掉页、不倒页、不压字，便于阅读。装订时去除金属物、塑料夹等，对损坏的文件进行修补。若装订线上有字迹，加贴装订边。

成册的胶装书本式文件，若无其他散装文件自成一卷的保持原貌，并在该卷右上角加盖档号章，填写案卷档号，卷内目录和备考表分别放置于该卷上下方装入档案盒；有多份文件组成的案卷，加装案卷封皮装订。

散装图纸不装订，按A4纸大小折叠，图面向里手风琴式折叠，标题栏处于折叠漏出图标栏内容，并在图纸右上角空白处逐张加盖档号章。档号填写本卷图纸档号，序号填每张图纸在本卷图纸中的排列顺序，用分数表示，分母为本卷图纸累计张数，分子为本张图纸在本卷中的排序，如1/30表示本卷共30张图纸，此张为第1张图纸。

8.案卷排列

案卷排列一般是在保持案卷之间有机联系的前提下，按照工程项目建设程序先后顺序排列。

项目前期文件及建设管理文件一般按照“立项、科研、设计、招投标、合同、征迁、开工后建设管理文件”等顺序排列。

施工文件一般从合同项目开工至合同项目验收的施工程序排列。

监理文件一般按照监理工作程序排列。

设备文件一般按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

9.档案盒的选择

为保证档案外观整体整齐统一美观，我们按工程项目专门定制硬纸板科技档案盒，工程项目名称统一印制在盒面，背脊内容全部采用统一格式排版打印件粘贴，既能较好地保护档案实体，又体现档案装具的整齐美观和直观性。

10.声像档案的整理

（1）照片材料整编

照片档案按照立卷单位撰写照片总说明。内容包括：照片档案的卷数、收集归档总照片数量、拍摄起止时间段、反映工程项目建设内容等，并编制归档照片档案总目录和分卷目录。

照片材料选择重要的、有代表性照片归档。纸质照片冲印为6英寸，按照照片号顺序装于照片档案案卷中，并填写照片说明。照片说明包括题名、照片编号、参见号、时间、摄影人、文字说明等内容。

（2）录音、录像材料整编

录音归档材料简要标明录音讲话的内容、讲话人姓名、职务、录音日期、录制长度等。

录像归档材料整理出简要说明，包括拍摄的内容、制式、密级、规格、声道、录制日期、录制长度等。

数码录音、录像材料采用DVD光盘、移动存储设备（U盘或硬盘）存储。

四、做好档案整编工作的体会

1.加强组织领导是关键

工程建设之初，建设单位即牵头成立由各参建单位相关人参加的工程档案管理工作领导机构。按照工程建设主管部门档案管理要求，结合工程实际制定档案管理办法和整理分类管理办法。开展日常监督与检查，指导和规范工程建设档案管理与整编工作。

2.配备有责任心的工作人员是前提

档案管理工作虽然不是技术最复杂的高难度技术岗位，但也不是任何人都能够胜任和做好的。管理人员需要负责、沉稳、细心，并具有甘于吃苦、乐于奉献、细心认真、精益求精的工作态度，这是做好档案整编工作前提。

3.专业技能是基础

熟悉档案管理法律、法规，掌握档案整编规范技能知识是做好档案工作的基础。档案整编是专业性较强的技术工作，档案管理岗位人员需要了解工程建设程序，熟悉工程建设过程，掌握工程管理和档案管理专业知识，懂得工程建设内容及各部分（环节）的相互关系与有机联系，具有档案整编的专业技能，才能对档案材料进行科学、合理分类、组卷、整编，这是做好档案整编工作的基础。

4.指导服务是支撑

淮委治淮工程建设管理局负责建设管理工作的南水北调东线苏鲁省际工程和中线陶岔渠首枢纽工程都与淮委治淮档案馆签订了工程档案管理与整编技术服务协议。在工程建设的过程中，淮委治淮档案馆根据工程不同的建设阶段安排专家到现场对各参建单位档案管理人员进行培训、指导，为有效地提高工程档案管理水平和工程档案整编质量提供了技术支撑■

（作者单位：淮委治淮工程建设管理局 233001）