医疗设备政府采购招标档案管理初探

黄燕

医疗设备政府采购招标档案管理初探

黄燕

随着社会经济的发展和医院的改革创新，医院医疗设备采购的方式已逐渐转变为招标采购。有效地对招标采购中形成的大批档案进行科学管理，充分发挥其档案价值，对医院招标采购管理形成制度化、规范化具有重要意义。本文旨在探讨如何做好医院医疗设备政府采购招标档案的管理。

医疗设备；政府采购；招标档案；档案管理

医疗设备政府采购招标档案是医疗机构在对医疗设备进行招标采购过程中逐渐形成的，具有利用和保管价值。其表现形式为纸质文件、电子文档、录音录像等档案[1-2]。它涵盖了医疗机构的采购申请、预算编制、招标计划、办公会纪要、参数论证、需求公告、招标会议、中标公示、签署合同、入库验收等全过程原始记录，可以为医院设备的后期维保维修以及报废鉴定等工作提供有效的参考依据，是做好医疗设备政府采购招标工作的重要内容之一。因此，对医疗设备政府采购招标档案进行管理具有十分重要的作用。

1 科学管理招标档案的作用

1.1 经济纠纷的佐证

医疗设备政府采购招标档案涵盖了招标采购中各项决策进程，既体现着采购人严格执行各项法律的情况，又实时跟进各级管理部门为改革创新制定的各项新政策、新规定，还反映了采购人遵循公开、公平、公正、诚信原则进行采购的具体过程。科学、妥善地保存政府采购档案，可以为解决政府采购争议、政府审计提供依据。

1.2 未来招标项目的有力借鉴

医疗设备政府采购招标档案真实、全面、完整的记录了招标过程以及招标结果，能够科学有效地进行整理，并对有效数据进行分析、归纳，逐渐建立并完善科学的供应商评价体系，建立动态地供应商考核机制，为未来的招标项目提供有力指导与借鉴。

1.3 医院招标管理规范化、制度化的必要措施

医疗设备政府采购招标档案是招标工作的历史总结。科学管理招标档案是规范招标工作的重要组成部分，对于促进医疗机构招标管理工作的、规范化、科学化、制度化具有极其重要的促进作用[3-4]。

2 医疗设备政府采购招标档案管理中存在的问题

2.1 缺乏招标档案管理制度

部分医疗设备政府采购招标档案收集成册后，缺乏后续的整理，类别混乱，杂乱无章，难以在最需要之时快速、准确地提取出来，加以利用。管理制度的缺失导致档案管理混乱，无章可循，漏洞百出，有些包含投标人商业秘密的投标档案，有时会被当做普通档案任意借出，造成供应商的商业秘密外泄，甚至遭到索赔或诉讼。

2.2 管理部门职责分工不明确

医疗机构各个职能部门职责分工不清，各自为政，常出现重复管理或管理空白，原因在于在实际工作中，各职能部门对医疗设备政府采购招标档案的重视程度不够，只重视招标项目本身给医疗机构带来的经济效益，常常忽视招标档案本身的管理效益，管理中常常缺少协调与沟通，缺乏严格的流程与规范，造成医疗设备政府采购招标档案管理工作很难有序开展。而医疗设备采购档案管理的不完善，无法为医疗机构的设备管理及政府部门节约资金提供参考，势必会造成损失[5-6]。

2.3 档案收集整理与实际业务不同步、管理脱节

医疗设备政府采购招标档案是在招标过程中逐渐形成的，在项目进行的过程中，每一个流程都会有新的档案形成，所以档案的及时收集整理，保持与实际业务的同步对保证档案的完整性至关重要。但由于医疗机构管理缺失，岗位职责设计不合理，造成政府采购档案文件收集脱节，导致政府采购档案归档不完整及管理的脱节。

2.4 档案管理标准不一致

由于档案管理标准的缺失，哪些需要收集整理、以什么样的形式保管等等这些标准只停留在经验管理的程度上，使得各个职能部门自行收集整理，处于分散管理的状态，造成了医疗设备招标档案科学化、标准化管理困难，也给档案的查阅利用带来不便。

3 医疗设备政府采购招标档案管理的改进措施

3.1 制定符合实际情况的招标档案管理制度

遵照《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》和各级相关管理部门对档案管理工作的要求，结合政府采购工作的特点和各个医疗机构的实际情况，制定符合实际情况的招标档案管理制度，包括归档的时间、内容、类别、立卷、保密保管、传递、查阅、销毁等做出明确详细的规定，定期核查，发现问题及时上报和处理，确保医疗设备政府采购招标档案工作有章可循[7-8]。

3.2 明确各部门职责，形成上下联动的管理机制

为了破解管理部门职责分工不明确的症结，确保招标采购管理部门的统筹管理、分级指导的地位具有重大意义，避免各自为政的尴尬局面。需求科室上报招标项目资料，代理机构发布招标公告，供应商进行投标文件的上报，招标采购管理部门负责设备招标采购资料的收集、整理、立卷，最终移交档案科存档。同时做好资料的保密工作，任何人不经过招标采购管理部门允许不得擅自查阅、复制档案资料。

3.3 招标档案项目负责人管理，及时归档

招标采购管理部门经办人员负责对指标档案的收集整理与管理，实行动态归档，及时跟进项目进度，保证项目档案的连贯性、及时性。设立专门的医疗设备招标采购档案室，配备专职人员对移交的档案资料进行管理，审查备案、排序上架。项目档案未移交时，由招标采购管理部门经办人员妥善保管，对招标资料按照项目编号成册存放，并确保资料真实、完整、有效。

3.4 定期对招标档案管理人员进行培训，提高其业务素养

招标活动是严格依照法律法规来进行的一项采购活动，为了提高医院招标档案的管理水平，定期对管理人员进行法律法规及业务能力培训，使其与时俱进，不断开阔视野，更新业务知识，推动医院招标工作的不断发展。

总之，医疗设备政府采购招标是保证医院正常运行和重要保证，是保证医疗质量的重要环节。医疗设备政府采购招标档案的管理是对日常工作总结，整理和升华，是一项复杂的系统性工作。提升管理水平，规范管理流程，是一项长期的探索性工作。

[1] 张家明． 浅谈医疗设备招标采购档案的管理[J]． 黑龙江档案，2016（2）：61．

[2] 欧丰霞，王健智，席凤梅． 科学管理招标档案为医院建设和发展服务[J]． 中医药管理杂志，2013，21（3）：310-311．

[3] 胡玉华，秦玉芝． 浅谈医疗设备招标采购中应注意的问题[J]． 中国医疗设备，2011，26（10）：78-79．

[4] 李慧，陈珍，倪萍． 浅谈医院医疗设备档案管理的系统建设[J]． 中国医学装备，2014，11（7）：86-87．

[5] 刘静，尚辉，王国忠． 浅议医疗设备招标中的几个重点环节[J]． 中国医疗器械信息，2005，11（4）：12-13．

[6] 黄瑞峰． 浅谈医院医疗设备档案管理工作的现状与对策[J]． 医疗装备，2007，20（1）：25-26．

[7] 金鑫，龚纯贵． 浅谈利用信息化管理系统构建医疗设备电子档案[J]． 中国医学装备，2012，9（6）：64-67．

[8] 吴芝芝，柯大观． 浅谈现阶段医疗设备档案管理的难点和加强措施分析[J]． 数理医药学杂志，2016，29（11）：1731-1732．

Preliminary Study on the Management of Medical Equipment Procurement Bidding Archives

HUANG Yan Assets and Bidding Management Office, The Affiliated Hospital of Qingdao University, Qingdao Shandong 260000, China

The procurement method of medical equipment was changed into purchasing by invitation to bid gradually in the wake of the development of economy and the reform and innovation of hospital. Managing the large number of fles formed in purchasing by invitation to bid scientifcally and effectively can give full play of the archives, and also have a significant meaning for the institutionalization and normalization of hospital bidding procurement management. In this study, we aimed to investigate how to complete the archives management of government procurement auction of medical equipment.

medical equipment; government procurement; bidding archives; archives management

R197．32；G271

A

1674-9316（2017）02-0012-02

10．3969/j．issn．1674-9316．2017．02．008

青岛大学附属医院资产与招标管理办公室，山东 青岛 260000