基层医院居民健康档案工作的规范化管理探究

基层医院居民健康档案工作是医院工作计划和决策的可靠依据，通过文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式进行记录，形成具有较高保存价值的一种参考资料，为医院各部门的协调工作和正常运行提供保障。随着医院的发展，内部形成的居民健康档案、各种数据资料不断增加，给居民健康档案的规范化管理提出了更高的要求。因此，加强对基层医院居民健康档案的管理，使用科学化、规范化管理方法，从而提高档案管理水平，以适应我国基层卫生事业的发展。然而在居民健康档案管理中，由于人力、物力、财力的限制，存在不同程度管理问题，使得许多重要的文件资料出现丢失，甚至给医院的工作造成损失[1]。本研究分析基层医院居民健康档案工作的规范化管理中存在的问题，提出改进措施，以提高居民健康档案管理能力。

1 基层医院居民健康档案管理中的问题

随着现代信息管理技术的不断发展，医院居民健康档案管理方法也在不断更新进步，但医院居民健康档案管理现状仍不容乐观，无法与快速发展的医疗、科研、教学等相关工作协调一致，出现一些问题。

（1）居民健康档案管理制度不健全。目前基层医院在医院管理制度及各级工作人员岗位职责上的制度建设较为健全，但在医院居民健康档案管理尚缺乏统一规范的制度，居民健康档案管理的制度、职责、考核标准未完善，使得许多有价值的文件资料未得到足够重视和有效收集，导致部分居民健康档案出现损坏或遗失，造成信息管理不畅，与居民健康档案管理严重脱节，使得居民健康档案收集的完整性受到损害，严重影响医院信息资源整合能力，与医院发展的现状不相适应[2]。

（2）医院对居民健康档案管理工作不够重视。医院领导层对居民健康档案管理负有直接责任，其重视程度的高低是居民健康档案质量管理好坏的关键。由于基层医院领导层对居民健康档案管理存在一定认识误区，认为居民健康档案的作用就是简单的整理和存放，与医院的经济效益无关，忽视了居民健康档案管理的文化和社会内涵，“重经营、轻居民健康档案”，使得居民健康档案重视程度不够，对居民健康档案的信息资源开发较少，居民健康档案利用率较低。

（3）居民健康档案管理人员素质参差不齐。基层医院在居民健康档案管理上的人员配置缺乏专业人才，且没有经过系统的居民健康档案知识和技能培训，甚至存在人员配置随意，从行政、护理、医技等部门转岗而来，且多为兼职、流动性大，对居民健康档案管理的保管、利用、开发、编研等业务能力较差，思想观念及管理水平较为滞后，与现代居民健康档案管理的要求有一定差距，难以适应居民健康档案管理的发展需求[3]。

（4）居民健康档案开发利用率低。居民健康档案管理存在“重管轻用”的思想，只重视居民健康档案的收集和整理，却忽视了最为重要的信息资源利用，使得居民健康档案管理处于半封闭或完全封闭状态，居民健康档案管理工作形式陈旧，居民健康档案信息的开发和利用方式单一，医院居民健康档案开发利用工作无明显进展。

（5）居民健康档案室硬件设施不齐全。基层医院对居民健康档案管理的资金投入较少，居民健康档案室狭小，甚至没有设立专门的居民健康档案室，不符合居民健康档案管理的标准，管理设备陈旧，管理技术落后，造成居民健康档案材料霉变，甚至缺损，或居民健康档案查找不便，居民健康档案管理效率低下。近年来，计算机及网络技术在医院管理中的广泛应用，但涉及医院居民健康档案管理的计算机技术较少，对文献的检索、收集无明显改进，不利于居民健康档案管理的开发和利用。

2 加强基层医院居民健康档案管理对策

（1）健全和规范居民健康档案管理制度，促进居民健康档案管理的健康发展。建立完善相关的规章制度是居民健康档案管理的首要任务，以严肃性、科学性和责任性的态度对待居民健康档案管理，保证居民健康档案管理工作的健康、持续发展。根据《中华人民共和国档案法》相关法律法规并结合我院实际情况，逐步完善居民健康档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项管理制度，使居民健康档案管理有章可循，明确居民健康档案管理人员责任，使其获得制度约束，并同步改进居民健康档案管理的考核评价体系，使居民健康档案管理与医院其他部门获得同步发展[4]。

（2）院领导层要重视和支持居民健康档案管理工作。居民健康档案管理工作的好坏与医院领导层的重视和支持密切相关，组建居民健康档案管理的领导小组，统筹档案管理工作，健全居民健康档案管理的各级网络系统，实现院领导专人管理和责任制，重视居民健康档案管理。将居民健康档案管理纳入医院管理的重要议事日程，与医院的医疗事业进行同步规划、共同发展，在医院经济条件允许的情况下，适当给予各项支持，包括人力、物力、财力等方面的倾斜，大力宣传医院居民健康档案管理对医院发展的意义，使全院各级干部和职工均充分认识居民健康档案的重要性，支持居民健康档案管理工作，为居民健康档案工作顺利开展创造条件[5]。

（3）增强居民健康档案管理人员素质。居民健康档案管理人员的工作素质对居民健康档案管理质量有直接影响，院方应配备专业居民健康档案管理人才，要求居民健康档案管理员需具备居民健康档案管理工作的新知识、新技术，具有较高的职业素质和敬业精神，掌握医院居民健康档案管理现代化的具体内容。定期进行居民健康档案管理人员专业技术培训，将居民健康档案人员的培养纳入医院人才培养计划，并引入竞争激励机制，提高福利待遇，调动居民健康档案管理人员工作积极性。居民健康档案管理人员自身需要多阅读居民健康档案类杂志和书籍，对居民健康档案管理和利用具有高度敏感性，主动提升工作效率，发挥居民健康档案价值的最大化，为医院居民健康档案管理工作做出贡献。

（4）增加对居民健康档案的硬件建设投入。根据医院的实际情况适当增加居民健康档案管理资金投入，逐步更新居民健康档案管理场馆、硬件设备，防火设施、自动监控防盗系统，购买居民健康档案密集架，逐步配置办公自动化仪器，如打印机、扫描仪、摄像机等，购买计算机管理软件，建立和完善信息存储和检索系统，并采用居民健康档案管理专用软件进行立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，实现居民健康档案室办公自动化，使居民健康档案资源获得合理配置和利用。尽量减少传统手工居民健康档案信息录入和检索，逐步将居民健康档案目录和部分内容纳入医院OA系统，获得资源共享，满足院内各级人员对医疗、教学、科研等多方面的需求，促进医院各项事业的有序开展[6]。

（5）强化居民健康档案交接工作，明确居民健康档案人员责任。居民健康档案的完整性和安全性需要依靠明确的责任分工和交接制度维持。居民健康档案交接是院内居民健康档案管理的重要环节，其内容繁多复杂，涉及部门较多，其专业性和技术性强，需要完善的居民健康档案交接制度给予保证，对居民健康档案材料的传递、登记实现动态管理。对居民健康档案管理人员的离职和调动需做好居民健康档案移交工作，交接双方对居民健康档案移交、接收等需做到账物相符，手续齐全，在交接单上注明交接时间、地点、移交人和接收人，并签字确认[7-8]。居民健康档案管理人员定期清理保管的居民健康档案，对借出的居民健康档案及时催还，若有归还延期或遗失的需注明原因，从而保证居民健康档案管理工作的正常开展。

综上所述，基础医院居民健康档案工作进行规范化管理符合医院长期发展战略需求，能提高医院居民健康档案的有效利用率，更好的为社会、患者服务。