规范管理提升工程档案质量

□ 万佳梅

规范管理提升工程档案质量

□ 万佳梅

要全方位规范工程档案管理，形成完善的管理体系，提升工程档案质量，进而提高其价值。

近年来，工程建设事业发展迅速，与此同时，也形成了大量的工程项目资料即工程建设项目档案（以下简称“工程档案”）。工程档案是工程建设质量监督部门进行竣工验收的重要依据，对后期的改扩建、检维修都有很大的参考价值。做好工程档案管理有重要的现实意义。

完善工程档案管理体系

当前，在工程档案管理方面还存在重视程度不够、档案质量不高、管理不够规范等问题。针对这些问题，要全方位规范工程档案管理，形成完善的管理体系，提升工程档案质量，进而提高其价值。

领导重视是做好工程档案管理的前提。工程档案管理需要各级领导的充分重视，并强化责任意识。首先，要根据工程量的大小，合理设置基层工程档案管理机构和配备专职档案员，从机构和人员编制上保障工程档案工作有人抓、有人管，从宣传、经费等方面予以倾斜，形成施工现场工程管理人员自觉参与工程档案管理的良好氛围。其次，要建立工程档案管理领导责任制。将工程档案管理工作纳入企业管理工作的整体规划，明确责任主体，建立主要领导负总责，分管领导为第一责任人，现场专兼职档案人员抓落实的工作机制，做到层层有人抓，处处有人管，形成纵向逐级负责，横向联系紧密，工作协调一致的工程档案管理网络。

建立健全档案管理制度是做好工程建设档案管理的基础。在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建设实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确业主单位及各参建单位工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责。

加大工程档案管理人员和有关技术人员的培训力度。针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与基建负责人员工作不协调等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位现场管理人员的培训，增强他们的档案意识；二是组织本单位及参建单位档案人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，提高业务能力，增强责任意识。要运用现代信息化技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于工程建设档案管理工作。

加强过程控制管理

在工程档案资料管理的过程中，抓好事前、事中、事后三个环节的控制非常重要，是工程档案真实、齐全、准确、系统的有效保证。

事前控制是抓好工程档案资料管理的基础。首先要从工程立项开始介入管理，把好档案资料的质量关。关键是建立健全质量控制机制，从组织上保证工程档案管理工作的顺利进行。其次从源头抓好有关档案的合同约定。整个项目的各类合同（采购、设计、勘察、施工安装、监理合同等）都应增加档案资料的约定条款（资料份数、质量要求、过程控制措施配合等），使参建单位意识到档案工作必不可缺。要留有一定比例的档案移交保证金，这部分资金需在档案移交后，经档案管理人员确认签字后方可支付。

事中控制是抓好工程档案资料管理的关键。档案管理人员在工程建设过程中，要依据前期制定的各项档案管理标准对相关单位的档案形成、积累、整理归档工作进行监督指导。首先明确“谁形成，谁负责”的原则，做好档案记录，要调动全体参建人员积极参与档案记录。其次进行同步检查。工程档案资料与工程建设每一个阶段、每一个环节同步形成、积累，只有实行同步检查，才能及时发现问题，针对工作中出现的问题，具体指导有关人员改进工作或共同商讨改进措施，使工程档案从形成到整理直到最后竣工组卷、归档移交和总结，都能够按计划、按要求一步步进行，确保工程项目文件在转化为工程档案时符合归档质量要求。

事后控制是抓好工程档案资料管理的重要环节。工程竣工验收时，档案管理人员要会同工程项目管理人员，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，查漏补缺，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《工程建设质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关。要把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由业主单位发给《工程建设档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《工程建设档案合格证》，业主单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

做好资料管理 发挥更大价值

在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。要确保档案的完整性和有效性，确保相关部门及时获取有效档案资料或信息。

要积极学习和借鉴先进工程建设档案管理经验，发挥自己的优势，重视加强工程建设档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结工程建设档案管理的经验，使工程建设档案更好地为企业服务。

（作者单位：催化剂分公司）