论机关单位日常事务中的碎片化时间

袁亮+张晓露

现在随着政府职能角色的转变，机关单位的工作面临日常工作任务量大且繁杂、人力不足的问题。如何提高机关工作效率、缓解人力资源短缺成为当下机关工作的难点。本文从碎片化时间管理的角度出发，对某机关岗位的日常事务的时间分布进行分析，建立了年度工作任务完成情况Y的简要模型，并提出了减少碎片化时间的建议，对未来移动互联网在减少碎片化时间发挥的作用进行展望。

管理碎片时间建议

1序言

随着我国政府职能由管理型向服务型转变，机关单位工作人员的工作内容较以往发生了较大变化，工作压力越来越大。越来越多的工作人员“白+黑、5+2”地工作，却仍然无法完成工作任务。时间管理作为一种企业管理中较为成熟的方法，在实现优化时间资源分配、提升团队效率、避免组织浪费等方面有明显的效果。在机关单位的工作中引入科学有效的时间管理方法，可以为单位、部门提升工作效率，缓解人手不足的现状。

2机关单位人员工作现状分析

目前机关单位人员日常事务工作主要分为五类：一是年度任务目标，通常以项目完成为工作目的，需要调研、分析、规划等，工作时间较短的1个月，有的工作完成时间长达2至3年。二是固定的季度、年度考核，业务信息报表，总结和任务布置会等，以总结归纳上一阶段的工作为主。三是上级部门临时任务报表，以汇报特定工作、统计特定数据、预测特定的需求为主。四是平级单位部门需要配合的工作，如联合考察、共同起草文件、提供本部门掌握的信息数据、政策依据等。五是下级部门来访，主要是反应工作中的问题、汇报工作，另外窗口单位还有接待办事群众、办事单位等任务。

机关单位人员除以上事务工作外，还有参加临时性会议，流转公文，新闻宣传报道，完成在线、脱产培训学时等要求，党员干部还应按期进行支部学习、思想汇报、年度党风廉政总结等任务。工作人员全年基本都处于满负荷、高强度的工作状态。如果大量临时性工作插入到已规划好的工作计划进程中，就会产生大量碎片化时间，造成原有工作计划无法按期完成，对其他工作，尤其是年度工作任务的完成产生很大影响，而年度工作任务涉及到人员及所在部门的各项考核指标，也会对单位的整体工作产生重要影响，本文从碎片化时间的影响角度出发对年度工作任务的完成情况进行分析。

3实验

笔者从事机关人事工作，记录了1周内普通机关人事岗位的工作时间分布，如下图：

图1：一周工作时间分布图

从采集的数据得出，在日常八小时的工作时间内，长期性（年度）工作被大量临时性工作打断，工作状态大量呈现出时间碎片化。在周二、周五出现的3个较长的连续工作时间段，其中2个为参加会议、1个为年度工作。经数据分析可得，临时性任务是由领导指派、职工电话咨询、部门工作配合等计划外工作构成，具有时间分布不可控、任务紧（立即回复）、占用资源高（需统计分析完成）的特点。年度任务是每年计划按期完成的规定工作，具有时间跨度长、工作量大、工作涉及面广的特点。实际工作中，需要按期完成的年度任务经常被临时性任务穿插，临时性任务的优先级、时限性均比年度任务要高，因此年度任务在执行当中遇到临时性任务必须回避，待临时性任务完成后才能继续进行。另一方面年度任务由于其工作涉及面广的因素，连续工作时间越长工作效率越高，可见碎片化的工作时间是与年度任务的完成进度负相关。

4模型分析

假设碎片化时间的产生S与上级指派临时性任务A的数量正相关，与其他临时性工作B的数量正相关，与年度任务完成情况Y负相关。可以得出：Y=XS=X（αA）2×βB

（其中上级指派任务的优先级应大于其他临时性任务的优先级；1≤β<α≤2 表示具体工作的完成难易程度，X表示年度任务自身的影响因子）

全部年度工作中∑ni = 1Yi = ∑ni = 1Xi ∑ni = 1Si = ∑ni = 1Xi ∑ni = 1（αi Ai ）2×∑ni = 1βi Bi = ∑ni = 1Xi α2β×∑ni = 1A2i Bi

其中在全年所有工作中α、β的近似相等，由工作人员的工作能力决定。因此全部年度工作一般只与上级指派任务和其他临时性任务负相关。

年度工作是机关工作的重要考核指标，临时性工作主要影响机关形象、单位口碑。由于上级指派任务的优先级较高且与年度任务完成情况Y显著负相关，为了尽量减少对年度任务的影响，应提早规划准备材料，尽快完成。可通过规范工作数据、分工合作处理等方式加快工作进度。临时性工作B与Y非显著负相关，非紧急、工作量不大的情况下可以通过固定时间受理、集中时间办理、同类合并处理等方式，尽量减少同一时间段内的临时性工作，减少碎片化时间S，将临时性工作安排在年度工作Y之间的时间，提高年度工作完成效率。

5结论

机关人员处理上级指派任务应优先进行、处理临时性任务应统一处理，避免增长碎片化时间，影响年度任务的完成。实际工作中除紧急突发事宜外，通过邮件咨询、固定时间咨询、制定专人咨询解释等方法均可达到这个目的。作为上级领导指派临时性任务时，充分考虑一般业务人员的工作状态，提早安排，统一部署，为具体办事人员留出工作时间调整的余地。

6未来研究方向

机关工作中各部门、各领导签批文件也增加了日常工作时间碎片化的增加。随着手机终端和其他移动设备的普及，尤其是领导干部随时处理公务的需求可能得到增长，数字签名、在线编辑、视频会议等应用的普及会极大地提高办公效率，有效解决机关单位公文流转问题。不论相关负责人在哪里，只要能够连接网络，就可以通过移动终端完成文件的审签、修改、批注，甚至可以通过召开视频会议等方式实施进行讨论，避免了文件积压导致任务无法及时完成。未来研究可通过移动办公因素对碎片化时间管理进一步研究，充分挖掘通过移动互联网提高机关工作效率的潜力。

参考文献：

[1]朱艳艳.我国公务员工作压力及管理研究[D].内蒙古大学，2010.

[2]黄贵生.时间管理的三个技巧[J].决策，2014.