如何发挥高职院校办公室的职能作用

李彩玲

办公室工作是处在承上启下、沟通内外、联系左右，具有十分重要的作用。因此，在工作中要突出重点，确保各项工作有序进行；强化服务意识，充分发挥窗口作用；同时还要着眼全局，发挥领导的参谋助手功能，使各项工作有效落实；在日常业务中要注重细节，高质量完成各项工作；不断虚心学习，提高个人综合素养，以优质、高效的服务来赢得领导的信任、部门的理解、同事的支持和学生的欢迎。

高职院校办公室职能

办公室承担承上启下、协调左右、联系内外的职能，贯彻学院领导意图，促使学院的工作目标得以圆满实现。办公室工作要做到热情、周到、及时为领导、师生、员工、学生家长、来访客人等提供高效、勤政的服务，外树窗口形象、内树职业风尚。如何发挥办公室的职能作用，应从以下几个方面着手：

一、突出重点，确保各项工作有序进行

办公室的工作是很复杂的工作，要理清思路，抓住重点，加强对重点工作落实情况的督查，确保学院重点工作部署得到及时贯彻落实，进行事前调研，事中的控制，事后分析，对存在的问题及时进行解决，并提出工作建议，做到“交必办、办必果、果必报”，确保件件有反馈，事事有回音。

二、强化服务，发挥学校的窗口作用

办公室工作要紧紧围绕提高工作效率和服务质量，才能最大限度地实现为学校教育教学服务的工作宗旨。在实践中总结，在总结中提高，努力提高适应新形势和完成新任务的能力。通过认真学习，加强对学校整体发展思路的理解，加深对学校领导工作思路的理解，把握工作方向，开拓工作思路，执行好学校各项重要方针政策，与学校保持高度一致。在为领导、师生、员工和外界服务的工作中，要做到：礼貌、耐心、细心、诚心，并灵活掌握办事的尺度，对临时性的急件，要特事特办，实实在在为领导、师生、员工服务，跟外界往来过程中做好桥梁作用。

三、着眼全局，充分发挥参谋助手功能

在办公室工作中，要想发挥好参谋助手作用，深入调查是成事之基，谋事之道。从某种意义上说，办公室的调研工作水平如何，直接关系到领导工作的准确性和有效性。如学院办公室科级干部经常深入各系参加相关会议，体验民情，了解民意，广泛收集基层信息，认真分析研究，积极参与谋划，既要吃透上情，也要吃透下情，努力为领导出好谋、划好策。围绕学院不同时期的中心工作，我们时刻要求自己要学会超前思考，无论是信息调研、综合协调，还是督促检查，都力争想在先、谋在前，做到领导未谋有所思，领导未问有所行，积极、主动、超前地搞好决策服务。

四、综合协调，使各项工作有效落实

首先要搞好上下、内外关系的协调，对上要尊重而不盲从、服务而不奴婢，待下以礼、以诚、以情、不欺下瞒上，对外求支持协作，待内求团结向上，既敢于牵头，当好主角，又善于协作，当好配角。特别要搞好领导成员之间的协调，当班子中意见不一致、甚至出现对立状况时，多做促进统一认识的工作；要搞好单位或部门之间的协商，当遇到发生“扯皮”的情况时，应全面了解情况，找有关人员进行协商，将意见汇集、归纳，呈报给领导，以利于主要领导作正确的决定，保证工作的正常运转。其次在处置事务中要讲艺术，既讲原则，又讲灵活，不能一个面孔、一个腔调、一种方法；要讲精神，敢碰硬，否则协调苍白无力、处事优柔寡断，什么事也办不成。

五、注重细节，高质量完成各项工作

细致—办公室工作的灵魂。因此在办公室工作中做到：办文要细致，确保充分发挥“以文辅政”作用。主要体现在：把好格式关，认真学习、熟练掌握文件格式，加强文件清样校对，保证公文的规范性；把好内容关，确保公文的合法性、准确性和可行性；把好程序关，严格实行归口把关、逐级审查、有序运转制度；把好实效关，坚持急件急办、急件急传，在符合程序和保证质量的前提下，限时按要求处理公文，提高办事办文效率。不放过任何一个细节，实现“零出错”；办会要细致，确保会议取得预期效果。承办会议，是办公室的一项重点工作。党委、政府一年要召开大大小小许多会议，大多数都要由办公室负责，筹备。会务组织工人离不开一个“细”字。从会议通知、会场布置、制挂会标、摆放座牌，到会议签到、文件发放、调试音响话筒、维护会场秩序等，每一个环世都要落实到人，严明责任，反复细致检查，防止出现纰漏。把工作做得精细些；要杜绝侥幸心理，把工作做得认真些。要识大体顾大局，用心将每一个会议办好、办周全、办出色；办事要细致，确保充分发挥综合协调作用。对领导交办的事情，随时记录，包括需要协调处理事情；已经解决的问题；事后的总结分析。要在细微之处见精神，时刻保持一种如履薄冰。

六、虚心学习，提高个人综合素养

办公室人员必须具有较高的政治思想水平、有较强的政治洞察力和政治敏锐性。除了了解国内职业教育的先进理念，同时还要了解国外高职教育的发展动态、管理经验、办学条件，具备较强的实际工作能力，具有使用现代化办公设备和娴熟的文字及口头表述能力等等。只有具备扎实的基本功，才能在实际工作中得心应手，因此，办公室工作人员要自觉加强学习，提高自身业务素质，不但要掌握一定文秘、行政管理等方面的专业知识，还要学习和贯彻执行《教育法》等教育法律，努力做到一专多能、融会贯通，不断丰富工作经验，提高应变能力、政策分析能力和组织协调能力，从而提高自身管理水平和办事效率；要加强品德修养，办公室人员要有强烈的事业心和责任感，要坚持、讲文明、讲团结、待人诚实、热情大方、廉洁自律、克已奉公，不为私心杂念所左右，不为名利所困扰，以勤政廉洁的良好形象和出色的工作业绩实现自身的人生价值。

总之，在办公室工作，具有吃苦奉献的精神。办公室工作无论是起草文件、组织会议，还是处理突发事件、协助重大决策，都十分繁杂而具体，就是我们常说的时间紧、任务重、要求高，很多工作看似小事、琐事，若办不好就可能出大事。另外，工作人员常常是无节假日，招之即来，加班加点是家常便饭。办公室工作的这种特殊性，就要求工作人员要有吃苦奉献的精神，做到重事业、轻得失，重奉献、轻索取，达到甘于寂寞、淡泊名利，甘当无名英雄的思想境界。

参考文献：

[1]尹国华.浅析高校办公室干部的职业素质[J].吉林省教育学院学报，2015（11）.

[2]麦茂生.新时期高校办公室功能新探[J].前沿，2012（12）.

[3]流下.新形势下高校院系办公室工作中的语言运用[J.]科教文汇，2010（10）.