医院药库外置管理模式的初步探索

张宜梅，禹 颖，王 斌，王卫平，丁 征，郑英丽（中国医学科学院阜外医院药剂科，北京 100037）

·药房管理·

医院药库外置管理模式的初步探索

张宜梅＊，禹 颖，王 斌，王卫平，丁 征，郑英丽#（中国医学科学院阜外医院药剂科，北京 100037）

目的：改进药库管理模式，为医院管理改革提供借鉴。方法：从人员数量、配送及时性、出入库的准确率等方面介绍我院药库外置模式运行3个月的管理情况，并总结出实施外置库管理、保证临床药品供应的有效、可行的方案。结果：通过确定药库外置的药品种类、管理级别、医院和医药商业公司相关人员的工作职责、信息平台和配送管理等细则，我院药库外置工作基本完成。与运行前比较，该模式运行后有效降低了医院对库房人力、物力资源的投入，库房管理人员由原来的4人减少到3人；且采购药品均能在指定时间内完成配送。结论：在医院管理面临不断改革的形势下，可考虑药库外置的管理模式，以降低医院的管理成本、扩大企业经营规模。

药库外置；管理模式；医院；医药商业公司

医院药库主要承担药品采购供应及管理工作，药库管理是医院药剂科管理中需关注的重要环节。药库外置是医院药库通过医药商业集团有限公司（简称医药商业公司）实现统一、专业的药品代收货、代储存、代管理和代配送的管理形式，可以充分利用社会化资源。目前药库外置是一些医院正在试行的药库管理方法，并有报道此药库外置管理改革取得了较好成效[1]。药库外置不仅可降低医院管理成本、节省医院空间，而且减少了药师的人员占用，以便后者能更好地向患者提供合理、安全用药的药事服务。根据2009年3月17日发布的《中共中央国务院关于深化医药卫生体制改革的意见》中“有条件的医院按照区域卫生规划要求，可以通过托管、重组等方式促进医疗资源合理流动”相关内容，我院从2016年4月5日开始实行药库外置方案，经过与医药商业公司几个月的磨合，基本梳理完成各项工作流程，并走入正轨。现将我院的药库外置情况进行详细介绍。

1 我院外置库房的管理模式

我院医务处、财务处、药剂科、信息中心等部门对药库外置的合作项目首先进行了可行性讨论，对医药商业公司的规模、业务覆盖、信息系统、运输管控能力、外置库房地址及配送服务及时性等项目进行考察，通过公开招标、竞标的形式，最终确定药库外置合作的医药商业公司，并签订《药品物流服务项目合作协议》。

1.1 外置库房药品的选择

药剂科将我院使用量大、用量稳定、各药品配送商业公司储备充足，且不受季节、天气、环境等影响的药品（占全院总药品品种一半以上），按照协议约定的方式交付给医药商业公司，由其负责收货、储存、养护、出库并向医院各调剂药房配送。麻醉药品、精神药品、急救药品、易短缺药品（例如硫酸鱼精蛋白、罂粟碱注射液）、用量少但必须储备的药品（例如阿托品注射液、胞磷胆碱注射液）则放在院内库房，遵循原来的管理模式。

1.2 外置库房的管理级别

医务处、药剂科与信息中心主管领导从医院管理的角度出发，经过多次协商，最终确定将院内库房作为一级库、医药商业公司和医院内各调剂库房作为二级库管理。

1.3 医院药库工作人员的职责

医院药库工作人员作为管理的主体，负责外置库房的管理工作，每月1次到外置库房盘点库存；制订外置库房所有药品的采购计划；负责外置库房药品的发票录入；负责外置库药品入库与出库的账、物管理；负责协调大宗送货车辆的配送事宜；负责协调各医药商业公司之间的协作。

1.4 医药商业公司的职责

医药商业公司按照医院的管理要求，履行协议约定，为外置库房配备专业的、有一定工作经验的技术人员4名（其中专职管理外置库房人员2名、兼职人员2名），主要负责药品的验收、储存、养护、发放等工作。

医药商业公司在外置库房设置专用办公区、收货区和专用药品储存区域，仓储总面积约400m2。按照《药品经营质量管理规范》（Good Supply Practice，GSP）的标准，医药商业公司根据药品储存要求，配有专用药品库（包括阴凉库、低温库和冷库），所有药品有货位编号和明显标识；医药商业公司给外置库房配备的工作人员必须完成药品的验收、储存、出入库及报表填写，确保外置库房药品的出入库账、物应与医院出入库的账、物相符，并及时反馈药品出、入库指令执行情况，能定期盘点，报告实时动态库存。

1.5 外置库房的信息平台

设置外置库房，必然有信息和物流数据的交换。从信息安全角度考虑，医药商业公司的系统与我院的医院信息系统（HIS）没有实现基础信息的对接，医院仅仅向医药商业公司提供药品数据交换接口的部分信息，包括药品名称、HIS中的编码号、规格、厂家、二级库编码等基础信息。医院发送采购信息是通过HIS导出药品采购单的Excel表格，再发传真给外置库房。出库单是从内网导出，再通过外网发邮件给外置库房，以保证我院药品信息的安全。

医药商业公司建立了自己的内部信息管理程序，该程序能识别医院导出的Excel格式的出库单，并能打印外置库房的出库单（两份出库单内容无差别），出库单按照药品名称首字母排序；另外，外置库房也可接收其他各药品的商业公司从北京市药品采购平台上传的医院采购药品的品种、规格、数量等发票信息，核对无误后入库。

1.6 外置库房的配送管理

根据我院配送药品的要求，我院对物流服务工作职责、流程进行了规范。医药商业公司每周2次负责将大宗药品配送到医院各调剂药房，并每天保证有专用车辆负责补货，确保临床使用的药品不间断。对需特殊储存和运输的药品，在配送过程中配备可保证运输条件并提供有信息记录的周转设备（如冷链运输设备和冷链药品使用射频识别技术进行温度监测等），确保配送效率，使药品在保质保量的情况下安全送达[2]。

2 管理效果

经过3个月工作流程的梳理，外置库房的管理逐渐规范，效果明显。

2.1 节省医院人力资源

医院设置外置库房后，优化了资源，有效降低了医院对库房人力、物力资源的投入[3]。库房管理人员和药品配送人员均由原来的4人减少到3人。

2.2 保障供货准确、及时

医药商业公司根据标准操作规程对药品出入库及配送进行规范管理，收到出库单后准确调配药品。从2016年4月份设置外置库房至今，未出现任何配送差错，并确保了医药商业公司的账、物与医院的出入库账、物相符。针对紧急短缺的药品，医药商业公司能够及时响应，均在1～2 h内或指定时间内送达，保障了临床科室药品供应。

2.3 工作效率不断提高

在收货方面，设外置库房前，需要2个人合作在6 h内完成药品的收货、上架工作；设置外置库房后，同样的工作量，只需要2个人合作在3 h内就可以完成。在调剂方面，设外置库房前，调剂出库100种（约200～300箱）药品，需要3个人合作在1 h完成；设置外置库房后，同样的工作量，只需1人1 h就可以完成。可见，工作效率大大提高。

3 讨论

探索药库、药房药品管理创新模式，引进并利用现代化物流管理机制，是为了提高医院药事管理水平，实现医院药库管理达到GSP标准，实现药品流转的专业化。

3.1 药库外置的优点

3.1.1 节省医院空间成本 可利用医药商业公司提供的场地放置药品300余种，节省医院400m2的储存空间，医院可以更好地利用此空间开展其他临床诊疗项目，增加效益。

3.1.2 降低医院管理成本 药库外置使医院相关成本和消耗大幅度降低[4]，医药商业公司提供专业的库房管理人员，节省了相应的医院的人力资源。此举减少了医院库房配置的药师，并减轻了药师体力劳动，使其有更多的时间致力于专业药学服务。

3.1.3 提供更好的药品质量监管 药品的养护直接关系到药品的质量，也关系到患者的用药安全。医院选择规模大、信誉好并且通过GSP认证的医药商业公司，其条件优越、设备齐全、管理规范，能根据药品温湿度的要求设有低温库、阴凉库、冷库，能够更好地保障药品的存储质量。

3.1.4 奠定商业公司的行业基础 医药商业公司与医院合作，前者负责管理，包括收货、入库、出库、配送等，医院目前虽未向医药商业公司支出任何费用，但是有利于其扩大经营规模、奠定行业基础、提高社会效益；另外还有利于推动医药商业公司提高自主创新能力和医药产业结构优化升级，发展药品现代物流和连锁经营，促进药品生产、流通企业的整合。

3.2 药库外置管理模式存在的问题和改进方法

3.2.1 医院与商业药品信息未完全对接 在医院药库与医药商业公司磨合期中也发现了一些问题，比如在我院药品初始账页的药品中，有的采用通用名称，有的采用商品名称，药品转换比与采购平台不匹配，与外置库房药品入库和出库时名称、数量核对不上，加之我院药品账页信息不能随意更改，故多次出现信息无法对接的情况。针对此，我院信息中心只能先导出药品的名称、规格、转换比等原始信息，再与医药商业公司的信息对接；对其他信息不匹配药品，则及时进行调整，通过医院与医药商业公司的共同努力，经过一段时间后最终达到信息无缝对接。

3.2.2 医药商业公司之间的配合 医院的药品是由多家商业公司配送的，各商业公司之间也存在药品数据编码不一致问题，包括供货商业随货同行的票据、药品名称、规格、数量、剂型、转换比、单位、厂家、批号、效期、批准文号、外观质量、冷链温度信息等[5]。任何一项比对不上，则都可直接影响药品入库验收的效率，这时需要三方沟通。针对此，我院首先确认我院信息中心上传给医药商业公司的药品编码是否有问题，若无问题再去核对其他医药商业公司上传的数据编码，逐一进行排除。笔者的建议是遇到同类问题，首先以医院的原始药品信息为基础，再寻求各医药商业公司积极配合，以缩短药品入库时间。

3.2.3 外置库房药品出库拆箱问题 医院各调剂药房在网上填写请领申请单，库房出库原则是按“先进先出”“近期先出”“易变先出”和“按批号发货”的原则进行出库，以避免留陈发新造成药品过期[6]。外置库房接收各调剂药房的申领数据后，会根据入库批次，先发近效期的，再发远效期的。但在实际工作中，调剂药房申领药品的数量不完全是整包装，会有拆箱、发零的现象，由此导致各调剂药房领用时会领入不同批次的药品，而对患者用药产生一定的不利影响。针对此，库房人员积极与各调剂药房沟通，作出针对性的调整：医院每2个月进行1次药品大盘点，在药品大盘点之前外置库房将拆箱后药品即非整包药品一次性配送到各调剂药房。这样，不但避免了外置库房拆箱药品过多占据货位，也缩短了平时各调剂药房核对拆箱药品的时间。

3.2.4 外置库房初期成本增加 在医院和医药商业公司签订的《药品物流服务项目合作协议》中，目前未要求医院向医药商业公司支付任何费用，导致医药商业公司在早期运营成本增加，但此模式的实行也利于医药商业公司收获总结出一定的医院药库外置的管理经验，有利于提高其社会效益。但这样的合作模式能否具有可持续性还有待商榷，双方尤其是医院方面必须考虑“双赢”的策略才能长久合作[7]。

3.3 外置库房模式的优势和展望

近些年，医药改革中不断出现新型的药品管理模式，“药品集中配送模式”就是其中的一种。医疗机构在相关的法律、法规、政策所规定的药品使用单位的权利、义务不变的前提下，以签订契约的方式，将医院的配送权交予具有较强的服务经营管理能力的医药企业[8]。但是药房工作人员对药品的采购渠道和药品的进货流程不直接参与，对药品的质量问题难以管控，给医院患者安全用药留下了隐患[9]。

我院设置的外置库房是医院的二级库，药品采购是由主管药师负责，药库工作人员是管理的主体，其参与和监管药品收货、储存、出库等工作，能更好地保证患者用药安全。

药库是一个集管理、技术和服务多方面的专业职能部门，其承担着医院药品从采购到管理的整个过程的职责[10]。经过我院与医药商业公司3个月的磨合，该模式的优势初步显现，即节省了医院空间成本、降低了医院管理成本、保证了药品储存和运输质量、提高了工作效率。这种新形式下的管理模式，具有一定的时效性和先进性[11]，为医院的管理模式提供了一种较好的借鉴方法，也为医院与医药商业公司合作模式的改进提供了坚实的基础。

尽管外置库房模式有一定的优势，且我院已建立了该模式下的基本工作规程，但也需注意工作中潜在的风险。如医院药品的使用信息有泄露的可能；配送次数的增加可能导致配送不及时；医院和医药商业公司数据不对接，造成信息不匹配的问题等。因此，相关药库工作人员还需要继续探索改进，规避风险，完善药库药品的管理，充分发挥外置库房模式的优势，保证药品和服务质量，更好地满足临床需求。

[1] 李玉欢.医院库房外置的探索与实践[J].航空航天医学杂志，2014，25（7）：988-989.

[2] 张奕明.药库管理中相对零库存的可行性研究[J].首都食品与医药，2015（22）：17-18.

[3] 张雪梅.零库存管理模式在医院药库管理中的应用研究[J].中国卫生产业，2014（35）：35-37.

[4] 赵琳琳.五常法在库房管理中的应用[J].今日健康，2014，13（1）：213.

[5] 郭凤英.浅谈我院药品的库房管理[J].基层医学论坛，2015，19（11）：1516-1517.

[6] 徐世英.药品库房管理体会[J].医学美学美容，2015（5）：782-783.

[7] 蔡晓波，丰嘉驹，姚永康.关于医院药库管理目标的探讨[J].中国药房，2005，16（10）：744-745.

[8] 梁建立.我院实行药品集中配送的体会[J].右江医学，2012，40（2）：254-255.

[9] 康亮化.浅谈我院药品集中配送的利弊与展望[J].海峡药学，2012，24（3）：262-263.

[10] 邱德英.现代药品库房管理之我见[J].北方药学，2013，10（7）：112-113.

[11] 武洁，赵永波.“零库存管理”模式在医院药库管理中的应用[J].亚太传统医药，2013，9（4）：206-207.

（编辑：刘 萍）

Prelim inary Exp loration of External Drug Storehouse M anagement M odel

ZHANG Yimei，YU Ying，WANG Bin，WANG Weiping，DING Zheng，ZHENG Yingli（Dept.of Pharmacy，Fuwai Hospital，Chinese Academy of Medical Sciences，Beijing 100037，China）

OBJECTIVE：To improve the drug storehouse managementmodel，and provide reference for hospitalmanagement reform.METHODS：Management operation of external drug storehousemanagementmodel in our hospital in 3 months was introduced from aspects of number of personnel，delivery timeliness as well as accuracy rate of entering and going-out storage，etc.Effective and feasible solutions for developing external drug storehouse management and guaranteeing clinical drug supply were summarized.RESULTS：Through ensuring drug category，management level of external drug storehouse，job responsibility of related staff in hospital and pharmaceutical business companies，information platform and distribution management，external drug storehouse work in our hospitalwas basically completed.Compared w ith before，it had effectively reduced the investment of human and material resources，management staff was decreased from 4 persons to 3 persons；and purchased drugs could be completely delivered w ithin the specified time.CONCLUSIONS：Under the circumstances of hospitalmanagement facing constant reform，themanagementmodel of external drug storehouse can be considered to reducemanagement cost of hospital and expand the scale of company.

External drug storehouse；Managementmodel；Hospital；Pharmaceutical business companies

R95

A

1001-0408（2017）16-2238-03

2016-09-11

2016-11-18）

＊主管药师。研究方向：医院药学。电话：010-88322527。E-mail：zhangyimei2006@sohu.com

#通信作者：主任药师，硕士。研究方向：医院管理。电话：010-88322511。E-mail：zhengyl1625@sina.com

DOI10.6039/j.issn.1001-0408.2017.16.21