蒙医医院办公室文书档案规范化管理研究

乌 云

(内蒙古国际蒙医医院，内蒙古 呼和浩特 010010)

医院管理

蒙医医院办公室文书档案规范化管理研究

乌 云

(内蒙古国际蒙医医院，内蒙古 呼和浩特 010010)

蒙医医院办公室文书档案管理是衡量蒙医医院档案管理质量和水平的重要标准，在蒙医医院自身的建设和发展中有着举足轻重的作用。蒙医医院办公室文书档案管理是医院管理趋于规范化、制度化、科学化、现代化、信息化方向的重要标杆，是不断提高医院行政管理水平的重要保障。

蒙医医院;文书;档案;规范

蒙医医院办公室文书档案管理是衡量蒙医医院档案管理质量和水平的重要标准，在蒙医医院自身的建设和发展中有着举足轻重的作用。蒙医医院办公室文书档案管理是医院管理趋于规范化、制度化、科学化、现代化、信息化方向的重要标杆，是不断提高医院行政管理水平的重要保障。因此，做好蒙医医院办公室文书档案规范化管理工作为医院不断繁荣、发展、进步提供了有利的基础。

1 蒙医医院办公室文书档案的定义及特点

1.1 蒙医医院办公室文书档案的定义。蒙医医院办公室文书档案是指蒙医医院在行政管理活动过程中，由各种行政性公文，如医院中长期建设发展规划和实施方案、年度工作计划和总结、统计资料、会议记录、通知、通告、决议、决定、委任书、协议、合同、基建项目、图片材料等转化而成的文书档案。这种档案是在蒙医医院管理和组织活动中形成并被完整保存起来的，具有不可替代的参考保存价值，是做好蒙医医院行政管理工作的必备工具。

1.2 蒙医医院办公室文书档案的特点。蒙医医院办公室文书档案管理工作具有重要性、整体性、综合性特点。

1.2.1 蒙医医院办公室文书档案管理的重要性。文书档案主要是做文书材料的立卷，文书档案的收集、整理、检索、保护、利用等环节的工作。这些环节之间既互连互通，又相互制约，而其中的利用功能则是各个环节中的中心环节，其他环节都是为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好办公室文书档案工作，为本部门本单位的中心工作服务，是办公室重要工作职能之一。做好办公室文书档案规范化管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中能够发挥作用。蒙医医院办公室文书档案参考价值、原始记录性、人文性、社会性等特征充分证明了蒙医医院办公室文书档案的重要性特点。

1.2.2 蒙医医院办公室文书档案管理的整体性。办公室文书档案应用于文书工作，也形成于文书工作。文书档案整理是文书工作的最后归宿，是在文件搜集、文件运转、文件交办、文件催办、文件承办的基础上进行的。这些所有环节相辅相成，自然形成了一个整体。

1.2.3 蒙医医院办公室文书档案管理的综合性。由于办公室文书档案的管理工作是通过办公室的内设机构即档案室进行的，所以具有综合性特点，不仅是管理了文书档案，同时还统筹管理了本单位人事、科研、财务、医保、后勤等各个部门的档案，种类繁多、内容丰富、工作复杂，体现了办公室文书档案的综合性特点。

2 蒙医医院办公室文书档案管理现状分析

2.1 医疗卫生业务指导性文件逐年增多。在1所三级甲等蒙医医院中，设有临床科室、行政后勤科室、医技辅助科室等。其中，临床科室包括普外科、耳鼻喉科、急诊科、蒙医针推科、蒙医血液科、蒙医脑病科等40余个一级科室；行政后勤科室包括办公室、党办、人事部、财务部、医务部、对外联络部等10余个行政科室；医技辅助科室包括检验科、放射科、病理科、功能检查科、药剂科等。此外，随着医疗技术迅速发展，不断出现新的疾病种类如“埃博拉病毒感染”、“H7N9”等，使医疗卫生业务指导性、规范性文件数量很多，而且更新很快。

2.2 外事接待任务文件逐年增多。蒙古国是中国的友好邻国，中国政府一贯重视中蒙关系，把发展对蒙关系作为周边外交的重要方向。中国在“一带一路”战略中，通过北疆的内蒙古，与蒙古国加快丝绸之路经济带同“草原之路”倡议战略对接，拓展务实合作。内蒙古国际蒙医医院的建立与发展为蒙古国、俄罗斯等国家的病患提供医疗服务。同时，也加大了两国之间在医疗卫生等方面的交流、沟通与互助。内蒙古国际蒙医医院也多次组织医护人员赴蒙古国进行义诊。这就必然加增加了医院与卫生行政管理部门、行政公署等部门之间的文件往来。

2.3 医、教、研业务类文件逐年增多。医疗、教学、科研是蒙医医院的基本职能，是医院发展的“三驾马车”，医院的一切工作都围绕临床医疗服务进行，医疗预防、保健服务也是医院的主要业务之一。随着，我区人民生活水平不断提高，对医疗服务数量及质量的需求不断加大，使得教学医院的发展面临着前所未有的机遇与挑战，因此关于医疗、教学、科研业务类文件的数量也越来越多。

2.4 党务工作类文件逐年增多。党务工作主要是宣传贯彻党的路线、方针、政策和国家法律法规；执行上级党组的决议、决定；组织党员职工完成的各项工作任务；开展党建宣传、送温暖等活动。上级党组织颁发的文件也呈逐年增多的趋势。

3 蒙医医院办公室文书档案需要规范化管理

根据上述现状分析，蒙医医院办公室文书档案更加需要规范化、科学化的管理。

3.1 规范和健全蒙医医院办公室文书档案管理制度和体制。完善办公室文书档案管理制度，完善档案管理需要的软硬件配套，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进办公室文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书档案规范化现代化管理水平。

3.2 加强领导重视是做好蒙医医院办公室文书档案管理的前提。办公室文书档案管理对一个单位的管理有着重要意义，单位领导应该重视文书档案的管理工作，文书档案管理工作施行“一把手”负责制，不断提高对文书档案管理工作的认识。领导应重视档案管理人员的培训与培养工作。档案管理人员通过学习进修，培养档案管理工作人员的责任意识，不断提高档案管理人员的专业技术能力和水平。目前，办公室人员兼档案室人员的现象普遍存在，因此，办公室人员在加强文秘工作素养的同时，又必须具有文书档案工作人员的专业理论、业务、纪律、技能等方面的修养，才能成为一名合格的文书档案管理工作者。

3.3 做好蒙医医院办公室文书档案信息化是做好档案服务的有效途径。随着信息技术的不断进步发展，只有对办公室文书档案管理工作进行信息化建设，才能快速有效地解决档案管理中存在的问题。档案管理人员应充分了解并掌握信息化技术，把电子计算机技术融入到文书档案管理工作中。还可以通过信息化技术完成办公室文书档案的整理、编辑、查阅者自行检索、档案管理人员进行统计、及办理借阅等。因此，为确保文书档案管理有效准确，实现不同文件信息资料的交换共享，应制定相关措施，规范有关系统的数据接口，避免数据重复输入情况出现，对计算机技术要不断深入研究，以便使文书档案管理工作实现信息化。文书档案信息化管理，具体就是要实现信息管理网络化。这是实现文书档案信息化的重要途径。在安全、科学、实用的前提下，通过建立和完善内部局域网的建设，实现信息化技术管理文档，使其资源共享空间不断扩大，为单位提供快速高效的信息服务。

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1006-6810(2017)07-0073-02

2017年3月15日收稿