谈档案管理现代化理念的实施

李爱静

摘 要 本文对如何实施档案管理现代化理念进行了浅要分析。

关键词 档案管理 现代化理念 实施

中图分类号：G271 文献标识码：A

1全面与重点相结合，科学阐释档案管理现代化理念

轻重的价值。正值整个社会现代化建设浪潮当中，档案管理现代化是不可或缺的重要部分。那么怎样才算真正的档案管理现代化呢？是不是拥有几台计算机，建立一个网站就实现现代化了呢？傅著在绪论中开宗明义地指出：“档案管理现代化是一个非常动态的概念，是定位于由先进的管理理念和管理技术支撑的一种管理环境，建立这种管理环境的目的在于比传统档案管理产生更大的社会效益和经济效益。因而，档案管理现代化除了档案信息处理管理技术现代化外，还需要包括档案管理思想的现代化、档案业务规范标准化、馆藏结构合理化、馆网建设科学化、档案信息服务社会化、档案人员专业化等。”对于傅教授的这一观点，笔者深有同感。笔者认为，所谓的档案管理现代化，并不只是指技术设备的现代化，还必须要有先进的管理理念作为现代化本质的内涵。人说“腹有诗书气自华”，这里的“气”指的就是内涵。只有将现代的信息技术与先进的管理理念贴切契合，才有可能实现真正的档案管理现代化。先进技术是基础、是保障，但是制度、理念、机制和人员的现代化同样不可或缺。人的理念和相关规范、规则的现代化，既是结果，同时也是先导。

傅著把档案管理现代化建设的条件分为内部和外部两个方面。外部条件包括经济、科技和社会档案意识，先进的技术属于外部条件之中的科技条件。而内部条件主要是对档案工作本身而言，主要包括档案管理业务和技术的标准化、档案人员的专业化以及档案管理行为的科学化，而这些都要以先进的管理理念为先导。所以笔者认为，傅著关于内部、外部条件的这种区分，是从一个特殊的角度阐释了如何有效把握现代信息技术和先进管理理念两者的关系。

全面把握不等于没有重点。在重视管理理念现代化的前提下，傅著着重对管理技术的现代化作了研究。傅教授以文献信息系统自动化的实现方式为模型，构建了档案管理技术现代化的实施方案；并认为，我国档案管理现代化的基本标志包括以下几个方面：档案信息处理计算机化、档案信息传递网络化、档案信息存储海量化与档案实体管理和保护现代化等等。另外，电子文件归档与数字档案馆建设等现代化管理模式也是衡量整个档案管理现代化的基本指标。

计算机技术的运用程度是档案管理现代化实现程度和成熟程度的一个外在的可以量化的重要衡量标志，但是需要注意的是，现代技术设备只是实现现代化管理的手段之一，衡量档案管理现代化建设程度，包括在企事业单位、政府机关档案工作达标升级的时候，硬件设施只是量化评分的手段之一。购买设备不是目的，在达标时应该更多地注重这些技术设备的实际运用程度、对现实工作的价值和它在实现现代化管理理念过程中实际发挥的作用。

2准确分析现状，提出切实可行的档案管理现代化途径

在调查研究的基础上，傅著对我国档案管理的现状作了客观的分析。一方面认为，我国的档案管理现代化建设已经取得了一定的成绩，例如，“适合于机关档案工作的文书工作一体化管理系统已逐步开始应用”，“光盘技术在档案信息的存储和检索中进入了实质性的应用阶段”，“计算机管理档案中的多媒体技术运用已从调研论证阶段进入到应用系统的研制与开发阶段”，“档案计算机管理正逐步走向网络化”，等等；另一方面，仍然存在许多问题，如“文档一体化管理体制没有理顺，文件处理和档案管理容易脱节”，“档案自动标引系统中的标准化标引、主题标引与分类标引的结合问题没有完全解决”，“软件开发缺乏规划，软件层次较低”以及“计算机档案管理专业人才相对缺乏”等。从存在的问题来看，最大的症结在于缺少统一规划。这不单是档案管理现代化进程中的问题，也是任何一项事业发展初期必然经历的一个阶段。我们要学会用发展的眼光看问题，比如档案管理软件的开发，必然会有一些单位一些部门根据自己的情况先做起来；随着技术的不断进步，越来越多的部门纷纷着手开发自己的档案管理软件，百花齐放；再后来随着社会的进步，要求电子文件的归档移交有相对统一的格式和运行平台等，档案管理软件必然会走向更高层次的统一。现在我们正处在第二阶段向第三阶段过渡的时期，总体的规划显得尤为重要。

（1）要研究制定总体规划，加强宏观管理。“国家档案事业行政管理机关应该把运用计算机处理和管理档案信息作为一个重大的工程来对待”，“尽快地制定出全国档案部门运用计算机进行自动化处理和管理的方向和战略，制定一个周密、系统的档案计算机处理的管理标准”，“从整体规划着手，开发通用软件以减少差别”。另外还要“加强部门间的交流和协作，避免软件开发的低水平重复，及时地使档案信息自动化处理和管理技术能够得到推广和普及”。同时，诸如档案馆网布局、档案库房建设、设备购置、人才培养等也都应该有个规划。

（2）要“提高对档案管理现代化的认识，增强技术能力，改变与档案信息自动化处理和管理不相适应的传统工作手段与方法”，“加大资金的投入，改变我国计算机分布不均、使用不合理的现象”。

（3）要实行档案工作的改革。现代化技术的采用要求有与之相适应的管理体制、管理方法和理念，改革的基本原则是要“有利于档案信息资源的开发，有利于现代技术设备的应用，有利于提高档案工作质量和效率，有利于节省人力、物力、财力的支出”。

在现代化的管理环境中，傅教授认为，档案管理人员应尽量避免“档案信息孤岛”现象的出现，主动转变角色，与更大范围的信息服务联系起来；与专业技术人员、信息技术专家、软硬件设备公司保持联系，进行合作；与文件制作、办理部门人员更紧密地联系，实现“前端控制”；争取得到法律、安全方面专家的支持，比如解决电子文件法律凭证等与立法相关的争议问题等。只有这样，档案管理现代化才能在更为广阔的背景下得以实现。