EXCEL函数在高校薪酬管理中的应用

2017-01-10刘闫锋

陕西学前师范学院学报 2016年12期

关键词：单元格公式模板

刘闫锋

(陕西学前师范学院，陕西西安 710100)

EXCEL函数在高校薪酬管理中的应用

刘闫锋

(陕西学前师范学院，陕西西安 710100)

信息化进程的迅猛发展使得财务软件成为财务高校财务管理的主要工具，高校工资管理通常使用人力资源管理系统完成，封装完好的系统适合大批量的发放工作，零星的津贴发放还要使用Excel软件，它依然是财务管理不可或缺的工具软件。本文通过使用Vlookup函数和If函数在薪酬管理中，利用Excel函数灵活、方便的优点解决实际问题。

EXCEL；Vlookup；If；高校

PDF获取： http://sxxqsfxy.ijournal.cn/ch/index.aspx doi： 10.11995/j.issn.2095-770X.2016.12.012

高校薪酬管理工作是高校财务管理中的一项重要工作，目前大部分工作可以通过财务软件完成，给复杂的工作带来极大的方便，而财务软件也不是完美的，它也存在一些弊端，零星的薪酬发放管理还要依靠EXCEL电子表格来完成。[1-3]Vlookup函数具有非常强大的数据查找功能，If函数具有查重和比对功能，使用函数功能可以起到事半功倍的效果，可以高效地完成工作任务。[4-5]

一、规则介绍

VLOOKUP函数中“V”代表列的意思，它被称之为纵向查找函数。VLOOKUP函数以某一列作为参照对象，查找与该对象在范围内第一列一致的数值，并返回一个与之对应的指定行列中的数值。VLOOKUP函数的语法规则如下：

Vlookup函数被称之为纵向查找函数，它是以某一列作为参照对象，查找特定范围内指定列的数值，返回一个与之相匹配的数值。其语法规则为Vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)。函数中共包含了4个参数，分别代表要查找的数值，要查找的范围，查找指定的列号，返回值。

函数中包含了4个参数，每个参数代表不同的含义，lookup_value代表要查找的数值，table_array代表要查找的范围，col_index_num代表要返回的查找的数值在设定范围内的指定列号，range_lookup代表返回的逻辑值，可以是代表不同含义的TURE或FALSE。

If函数是假设判断函数，它是通过指定的条件判断真(TURE)假(FALSE)来返回相应的值，在应用中可以判断数据的正确性。其语法规则为IF(Logical_test,Value_if_true, Value_if_false),语法中包含了3个参数，Logical_test为逻辑判断，判定假设条件，Value_if_true返回真值，Value_if_false返回假值。

二、函数运用举例

工资津贴发放工作在高校财务管理中占据一定的地位，随着高校规模的不断扩大，尤其是零星发放的工作量在日益剧增。在工作的过程中，会出现各种各样的错误，给发放工作带来极大的困难，一项发放工作可能要重复无数次才能最终完成，造成人力物力的浪费。为了避免不必要的重复劳动，必须用规范去要求提供原始数据的人员，本文用EXCEL模板去解决这一实际问题，不仅能够减少财务人员的工作，同时也给原始数据提供者极大的方便和免去重复修改的麻烦。

(一)模板初始数据的建立

建立一个人员信息表，应该包含的字段有人员代码、姓名、部门、银行账号等。这些表需要在工作表中保护起来，包含的信息都是个人信息，应该加上密码，防止误操作。人员信息表如图1所示。

建立一个包含人员代码(唯一识别代码)、银行账号、姓名、部门等的人员信息表。这些信息是制作模板的原始数据，这些数据在使用的过程中被隐藏起来并加以保护，防止误操作造成数据取值的错误。人员信息表如图1所示。

图1 人员信息表

(二)模板发放表的建立

建立一个包含序号、部门、人员代码、银行账号、姓名、金额的发放表。发放表和人员信息表分别建立在不同的表单上，在发放表中，用户只能编辑人员代码列和金额列，部门、银行账号和姓名列通过函数来实现自动生成，只有银行账号和姓名的正确统一才能准确无误的完成发放工作。发放表如图2所示。

图2 发放表

(三)完成数据的查找及封装

在发放表中设定公式，运用VLOOKUP函数对各列取值，在相应的单元各种输入公式，如：B3单元格中输入公式=IF(C3="","",VLOOKUP(C3,人员信息!A:D,4))，D3单元格中输入公式IF(C3="","",VLOOKUP(C3,人员信息!A:D,2))，E3单元格中输入公式IF(C3="","",VLOOKUP(C3,人员信息!A:D,3))；只要在相应的人员代码列和金额列输入相应的数据就会出现一张完整的表。公式输入完成后，要对数据进行保护，锁定不允许更改的列并设置密码，隐藏人员信息表，完成数据的封装。整个模板制作过程基本结束，图3为制作好的发放表。

图3 完整的发放表

三、验证模板数据的正确性

当完成了所有的工作，尚且不知道数据取值是否正确，通过实例对取值数据进行正确性判断。人员信息表中设置了12个人员信息，在发放表中也输入12个人员的发放信息，对两张表的数据进行正确性判断，这里用到IF函数，生成的发放表如图4，将发放表中的数据复制到人员信息表中，并按照人员代码排序，在E2单元格中输入公式=IF(B2=H2,0,1)，在公式中，如果B2单元格数据与H2单元格数据相等，则返回一个真值(0)，如果不相等，则返回一个假值(1)，公式输入结果显示全为0，说明银行账号取值正确，用同样的方法验证姓名列和部门列，结果都是相同的，验证结果如图5。

图4 生成的发放表

图5 数据验证结果

四、结语

通过实例对VLOOKUP函数的语法规则进行了很好的阐述，从查找实例的结果可以看出VLOOKUP函数具有非常实用的查找功能，能够解决人工比对查找巨大和繁琐的工作量，提高了效率和准确率。将发放表制作成模板供用户使用，不仅提高了用户的使用效率，同时财务人员的工作繁琐程度也大大降低，提高了工作效率。

通过对Vlookup函数和If函数语法规则的阐述，用实例对函数的功能进行验证，Vlookup函数具有实用的查找功能，If函数具有很强的判断纠错功能，两个函数结合起来使用，不仅能够提高工作效率，而且更能够保证数据的准确性。把繁琐的事情简单化，是科学发展的目标，更是人们在工作岗位上所期待的。EXCEL函数具有强大的功能，还需要进一步去研究发现，把更有效的方法运用到现实工作中，不仅给自己也给别人的工作带来方便。

[1] 施永利.运用VLOOKUP函数改进薪酬管理[J].财会月刊,2014(12).

[2] 李蓉.巧用Vlookup函数完成信息核对——在招生工作中学生信息核对的应用[J].电脑开发与应用，2015(1).

[3] 朱晓峰.VLOOKUP函数在工资调整编辑中的运用[J].电脑编程技巧与维护,2014(10).

[4] 周威. Excel中VLOOKUP函数应用一例[J].电脑知识与技术，2014(29).

[5] 周威.巧用VLOOKUP和IF函数合并工作表[J].科技视界，2014(31).

[学术编辑赵大洲]

[责任编辑李兆平]

EXCEL function in the application of the compensation management in colleges and universities

LIUYan-feng

(ShannxiXueqianNormalUniversity,XI’an710100,China)

The rapid development of informationization makes financial software become the main tool of finance in financial management of colleges and universities, the university salary management usually use complete human resources management system, fully encapsulated system suitable for the issuance of large quantities of work, sporadic allowance and the use of Excel software, it is still an integral part of financial management tools. In this paper, by using the Vlookup function and the If function in compensation management, use of Excel function advantages of flexible, convenient to solve practical problems.

EXCEL; Vlookup; If ; Colleges and universities

2015-12-02;

2016-03-14

2015年陕西省教育厅专项科研计划项目(2015KJ1178)

刘闫锋，男，陕西白水人，陕西学前师范学院财务处工程师，主要研究方向：会计电算化。