妇幼保健院工会档案管理工作的缺失缺位及应对策略

杜鹏菲

【摘要】在妇幼文化建设过程中，工会正在不断对自身所具有的特性和职能进行认识和利用。在众多职能中，收集、整理档案文件，做好档案立卷工作则是工会工作的根本，本文针对工会在档案管理工作中的缺失缺位现象提出了一些可行性的应对政策。

【关键词】妇幼保健院；档案管理；缺失缺位；应对政策

目前，人类社会发展取得了巨大的成就，在生活水平上也得到了很大程度的提高，人们在精神方面的需求也不断上升，其中在医疗保健方面，妇幼文化也在飞快地发展着，并且与人类之间存在着密不可分的关联，进而发展为一种新型的社会理论学科，在人类、自然与社会三方面的关系上发挥着重要的作用，在此基础上，妇幼意识形态建设慢慢得以发展。在妇幼文化建设过程中，妇幼保健院工会应运而生，并对自身的特性和职能进行了明确的定位和分工，其中收集、整理档案文件，做好档案立卷工作是其众多职能的根本。在新时期下，妇幼保健院档案工作在妇幼改革发展中越来越重要，从而给妇幼工会档案管理人员提出更高的要求。

一、目前妇幼保健院工会档案管理工作中存在的问题

现阶段妇幼档案管理工作还存在很多问题和不足，不仅降低了查找、阅读、管理档案的效率，也在一定程度上影响了妇幼保健院全局的工作。主要体现在以下几个方面：

（一）专业人员少，流动性大。目前从事档案管理人员专职档案员很少，具有档案专业技术资格的专职档案管理人员则更是屈指可数。大多数档案管理人员是由妇幼保健院人事部门的工作人员兼任，人员变动频繁，往往工作还未来得及熟悉又重新调换工作岗位。

（二）专业素质弱。档案管理人员年龄结构偏大，未接受正规的档案专业教育培训，档案管理专业知识匾乏，档案管理队伍的整体素质不过硬。

（三）思想觉悟不高，事业心不强。多数管理人员对妇幼档案管理工作认识不足，包括一些领导都认为工会妇幼档案工作的好坏对本单位的发展影响不大，因而没有从思想上真正认识到工会妇幼档案管理及其工作的重要性。

（四）管理方式落后。对计算机的应用只停留在初步阶段，现代化管理手段落后。

二、如何进一步做好工会妇幼档案管理工作

（一）健全规章制度，确保档案管理规范高效。为实现档案管理的规范化、制度化，根据工会妇幼档案目标管理要求，从妇幼工作实际出发，应根据档案管理主管部门的专业要求，结合单位工会实际情况建立适合于本单位的档案管理制度与实施办法。例如，应建立《档案资料归档制度》《保管制度》《保密制度》《查阅制度》以及《归档具体办法》《工会活动记录纪要》等，并通过《岗位责任书》等方式来明确档案管理专职兼职人员的基本职责。由于妇幼保健单位工作的特殊性，医护人员相对较多，也要从工会的角度考虑人文关爱，建立工会慰问事项的档案资料以及创先争优促进工作的相关资料收集，以备围绕中心工作开展相关的活动，促进中心工作的开展。

此外，制度的制定离不开落实，要将各项管理制度落到实处，要与单位的档案管理工作结合起来，做到工会单独组卷，活动分别组卷，与单位档案管理既有区别又有侧重，达到相互配合、相互参考、补充完善的基本效果。当然，对于档案的移交、转移、鉴定销毁，这些相对常规的工作可以借鉴一般档案管理的思路，按《档案法》和单位档案管理的相关制度执行，确保不泄密，不外传，确保档案管理工作的严肃性。

（二）加大投入力度，完善妇幼保健单位工会档案管理基础建设与日常管理。基础扎实是工作取得成绩的根本保证，档案管理工作也不例外。工会工作是我国企事业单位群团组织的重要工作，其专项资金一般来自于工会经费与上级拨款。对于妇幼单位工会档案的相关工作，也需要主管单位的重视，上级工会组织的支持。在基础建设方面，需要妇幼单位提供场地、硬件方面的支持，譬如专门的办公室，安放合适的档案柜、保险柜并落实专兼职人员等。一方面，要及时开展档案的整理、归档等常规工作。由工会专门人员结合单位中心工作，如妇幼保健、母乳喂养、先进妇女工作者等评优活动，积极收集相关资料，做好保管与宣传。另一方面，要结合档案管理信息化的发展趋势，通过电子计算机、声、光、电磁技术，及时记录重要档案。譬如，通过VR的方式记录妇幼单位工会开展的宝贵片断，通过扫描的方式将传统的文件、图片保存到计算机或者刻录成光盘，便于长期保存。此外，要按档案管理的要求配置基本的如空调、温湿度计、灭火器、DPC型防磁安全柜、档案文件电子消毒柜等，使库房达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠“八防”要求，优化综合档案室的环境，使妇幼保健院综合档案室硬件设施达到一流的水平。

三、结语

妇幼工会档案是妇幼保健院工作获取信息的重要载体，是制定妇幼保健计划的主要信息来源。准确完整的妇幼保健档案是妇幼保健工作的重要工具，只有以与时俱进、开拓创新的精神管好用好妇幼档案，全面掌握繁杂情况，开发有用资源，积累可靠信息，才能为妇幼保健院的现代化建设作出更大的贡献。通过提高妇幼保健院工会档案管理人员的综合素质，加强档案规范化管理，使妇幼保健档案管理慢慢走上规范化、科学化的轨道。总之，妇幼保健院工会档案管理工作者素质培养是一项任重而道远的任务，我们要不懈努力为培养和造就一批高素质的妇幼工会档案工作人员队伍而奋斗，使妇幼档案工作发展适应未来信息社会发展的需要。

【参考文献】

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