浅议高校档案管理中办公室主任角色的重要性

许霞

【摘要】高校办公室主任主要职责是带领全体工作人员做好秘书工作和各项综合事务工作，要全面主持部门的大局。是领导的大管家、是参谋助手，同时也肩负着协调各方的重责。除上述工作之外，办公室主任还肩负着更为重要的角色——兼职档案员，本文就高校档案管理中办公室主任角色的重要性来加以分析。

【关键词】办公室主任；档案管理；重要作用

办公室主任通常意义上来说是一个单位综合办事机构的负责人，本文就高校档案管理中办公室主任角色的重要性谈几点拙见。

一、办公室主任在高校不是一个人，而是一个团队

办公室主任不单单指校级办公室主任一个人，还包括各二级单位（科室）的办公室主任。从学校的办公室到二级单位（科室）的办公室，主任扮演的角色都是一样的，承担的责任也是一样的，只是所在的单位不同，所服务的对象不一样而已。所以说，高校的办公室主任不是校级办公室那一个人，而是包括了个二级单位（科室）的所有办公室主任，工作在高校的各个不同职能部门，组合起来的是一支强有力的战斗队伍，是一支起着关键性作用的团队。

二、领导是否重视档案管理工作，办公室主任起到很大的影响作用

参谋和助手一般是指既能出谋划策也能协助办事的角色。在高校，办公室主任就扮演了这样的角色，一方面出谋划策，另一方面协助领导处理事务。也就是说，办公室主任既是领导者也是服务者，既承担着领导决策的参谋责任，也承担着决策落实承办者的责任，还承担着督察督办的责任。可以说办公室主任是领导的身边人，大大小小的决策执行都与办公室主任有紧密的联系，都是在办公室主任的承办、监督下落实的。因此，领导是否能重视档案从业人员的业务培训和学习、管理队伍的建设、管理机制的完善、硬件、软件条件的投入等，办公室主任的思路时刻在影响着领导的决策。

三、档案材料的完整性，办公室主任起到很大的保障性作用

不管是校级机构还是二级机构，领导的政务繁忙，一般情况下是把握方向，拿大主意，定大方案，不会去事事经办，通常都是“交办”，而“交办”的对象往往就是办公室主任，理所当然办公室主任就成了事情的经办者，当然，更多时候还需要办公室主任去协调内外，做好组织工作，把工作“转交”到其他相关部门或人员手中，但同时也要做好督查工作。办公室是大管家，是领导的主心骨，工作面广，点多，涉及到方方面面，俗话说“没人管的最后都是办公室管”。所以想按时、保质地完成各项工作，就需要办公室主任精心组织、统筹安排办公室全员共同努力，统一思想，分工不分家。这些工作中就包含了各类文件、计划、总结、规划、大事记、年鉴、宣传稿、校史等文字的起草，各职能部门或教学单位的业务资料和上级来文的处理等等，正是这些恰恰是档案的基础材料，都是要靠平时点滴的积累。各单位能否做到注意素材的收集、及时整理归档将直接关系着学校馆藏档案的完整性、准确性、系统性、丰富性。而各级办公室主任都是这些材料的经办人或是组织者，所以，各级办公室主任在档案工作中扮演的角色也是非常重要的，与其说是办公室主任，也可以说是兼职档案员，有了他们的重视，档案工作才能取得成绩。

四、办公室主任重视档案工作，才能方便快捷地为领导的决策提供准确的信息服务

文书、业务档案是由学校的各项工作、活动形成的，包括上级来文及处理意见、本单位重大决定、决策、行文、活动等。领导的决策首要就是科学化，必须要了解史料、掌握情况，在调查、研究、论证和分析后才能做出，这就需要大量的档案信息和文件材料作为支撑。那么，就需要办公室主任借助档案的作用，积极主动、方便快捷地为领导提供完整系统和优质的档案信息，也是办公室主任辅助决策能力和参谋水平的体现。办公室主任只有时刻把档案意识装进脑袋、记在心里，从“法”的高度认识档案工作的意义，按照《档案法》的要求，带领、指导、监督档案管理人员担负起档案管理的重任，坚决做到及时归档、不遗漏，以免为领导提供了错误或不精准的信息，造成严重后果。

五、档案管理的制度建设与办公室主任息息相关

制度建设是每个学校都非常重视的工作，这项工作是提高管理水平的基础工作。只有逐步建立比较完整的规章制度体系，全面推进依法治校，形成有章可循，按章办事，规范高效的管理，才能推动学校各项事业的发展。而规章制度的完善、汇编，通常都是由学校办公室来做，办公室主任在此又承担了关键性角色，各二级单位能否拿出可行性的规章制度，办公室要起到督查作用。因此就档案管理工作来说，建章立制是必不可少的，参照有关档案管理的法律法规再结合学校现状出台具有推动学校档案事业高效、规范发展的规章制度，实现档案实体分类、编号、排架、检索等工作标准化，从而提高档案业务建设的整体水平。所以办公室主任首先要学习、了解《中华人民共和国档案法》《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》等文件精神，才能在规章制度出台时有发言权，才能结合学校实际情况给出可行的建议和意见供领导参考。

六、结语

努力将档案工作落到实处，做好档案信息的开发利用是为科学决策提供重要依据的基础性工作，也是最为重要的工作。所以，必须要求办公室主任认识到其关键性，认真将档案工作落到实处，也只有这样，才能成为一名优秀的办公室主任。

【参考文献】

[1]伍玉生.浅析办公室主任如何加强档案的管理.四川档案，1993.

[2]高缨.论充分发挥办公室主任在档案管理工作中的作用.兰台世界.2015.

[3]钟晓芸.办公室主任在高校档案管理工作中的角色分析.城建档案.2013.