浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新

崔 扬

绥化市北林区民政局 黑龙江绥化 152000

浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新

崔 扬

绥化市北林区民政局 黑龙江绥化 152000

随着社会的发展，信息化，数字化成为发展的主流。生产生活方式也逐渐信息化，适应时代发展的需要，文书档案管理工作也应与时俱进，开拓创新，形成信息化，数字化管理方式。文书档案作为重要的参考信息，想要实现档案的长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，就需要加强对文书档案的管理，创新文书管理的方式和方法，这样才能更好的储存和保护文书，才能更好的利用文书，增加资源利用率，并提高办公效率，大大的减少人力物力，促进社会的进一步发展。

信息化；文书档案管理；创新

一、前言

文书档案是各单位、地区记录活动发展的重要资料。而在传统的管理方面，一般都是到处搜集、分类整理、保存资料，然后分类存档，手工编制各种检索工具，费时费力，查询的时候也是人工查找，效率低，速度慢，而且还不利于资源共享等，这种管理方式不仅繁琐而且容易对文书造成一定的损害，因此，在新时代的信息化背景下，传统的文书档案管理方式已经跟不上社会发展的脚步，必须经过改革，经过创新，通过利用计算机的先进技术和网络技术，加速文书管理的信息化，实现资源共享，资源合理利用，这样才能做到利用现代化技术进行科学管理和保存，变革传统档案管理方式，让档案管理更加高效和安全。本文针对传统的文档信息管理方式提出一些问题，并找到一些创新方法来解决问题。

二、传统文书档案管理工作中的问题

（一）资源共享难

在传统文书档案管理工作中，大多都是纸质版的，若是需要什么资料，必须亲历亲为的去查找，而很多很久不用的资料，也许就藏在某所大学的废弃办公室内，比如那些考古资料，几个人去现场考古，就那几人知道，而资料很久不提之后别的人想找都困难，除此之外，找到资料后，还需要资料修复，然后复印，才能实现资源共享的目的，其中的费时费力根本“不足为外人道也”！也许其中包括行走千山万水，来到目的地后再翻越几座书山荡过几片书海才能找到那么不全面的几本资料。

（二）不易搬迁和保存

传统文书一般体积比较大，如果需要搬迁什么的就容易丢失，比如在民国时期，政府决定把故宫中的书籍文物西移，送到四川那边去，当时那一箱一箱书籍光整理就花费了几个月的时间，而且在经过蜀道时，在栈道上还丢失了几箱。除此之外，由于文书是纸质的原因，不时还需要晒晒太阳，不然就会长霉、腐烂，导致一些文字丢失等，极其难以保存。

（三）分类费时费力

传统的文书档案管理全部都是依靠人工完成，工作量较大，花费的时间较多，同时效率低下，已经无法适应当前社会形势发展的需要。传统的文书分类一般需要很多人一起，经过几天几夜的整理，才能完全分类，而且，由于人多，还需要一起编写一些索引工具，便于以后寻找，在分类的过程中，也会因为公人的不小心，损毁一些珍贵的文书。所以，传统文书分类方式费时费力，根本赶不上现实社会的发展速度。除此之外，人们去查找自己的资料的时候，也许还需要排着长长的队，花费大量的时间，过程无比繁琐复杂。

（四）复印文书时，形成资源浪费，而且难以复制如果一些复印的文书被损了，就需要大量的复制原本的文书档案，复制需要大量的纸张，就需要砍伐树木，除此之外，有的还复印浪费的，这些都形成大量的资源浪费，而且，如果有的文件已经没有原版了，那么就会形成永久丢失。比如，在2001年的9.11事件中，美国的几座大楼被毁，其中包括很多世界商界的大佬也不幸去世，其中一个公司的办公室也被毁，很多核心资料被毁，如果当时他们使用的时传统的文书档案保存方式，那可能公司就会面临倒闭，也不会在短短三个月恢复到30%，在短短几年就恢复到70%。所以，在信息时代的背景下，传统的文书档案管理方式必须创新。

三、面对传统管理问题，文书档案的在信息化背景下的管理创新

（一）与计算机融合，实现信息化管理

在信息化的背景下，文书档案的管理也应该实现信息化的管理方式。把文书档案的信息以扫描或者打印的方式传到网上，并建立一个信息库，比如中国知网，使用者建立一个自己的账号，一般的文书可以直接下载，一些珍贵、机密的文书需要申请，当然可以采取在网上申请的方式，批准后才能下载，下载下来就可以直接阅读，这样就大大增加了资源共享的机会。除此之外，在信息库中建立一个引擎，就可凭关键字或者关键词在几秒钟之内找到相关的书籍，便于全民阅读，提高工作效率和资源的利用率。

（二）利用硬盘，便于移动和储存

在信息化背景下，一切都能实现信息化和数字化。在文书档案的管理中，可以使用U盘从网上拷贝所需要的文书内容，由于硬盘体积小，直接可以一只手拿起传统文书几箱子的内容，可以随便携带插到任何一个电脑上就可以直接阅读，而且还可以用多个硬盘拷贝，档案内容不容易丢失，除此之外，也可以存到云盘中，即使丢了一份还有其他的备份。除此之外，文件一旦拷贝到U盘，就不需要进行后期管理，不需要像传统文书档案管理一样要存放在适宜的环境下，还得经常翻出来，而且经常翻出来的过程也增加了损坏和丢失文书档案的风险。

（三）搜索引擎解决分类问题

所有的文书档案内容都可以传到同一个信息库中，即使这样，也能使用搜索引擎快速找出所需要的内容，搜索关键字，比如在一个公司中，需要提取某某的档案，只需要搜他的名字，就可以找出他所有的档案。搜索引擎快捷而且搜索出来的文件比较全面，你可以多方对比，选出最优秀的一份文件或一份档案都只需要几分钟。而且对于网络搜索引擎来说，会随着技术的发展越来越强大，可以准确的通过你需要做的事情找出你所需要的精确资料。

（四）开辟网络空间，不占现实空间

文书档案的储存和放置都是在内存或者外存里面，无论多么多的纸质版文书档案内容，都可以开辟足够多的网络空间来存放。如果是在云盘里面，那就是完全的网络空间，用户需要时，就直接下载使用，如果放在U盘里，就可直接打开使用，网络空间像一个芥子空间，犹如修仙的人使用的须弥袋一样，非常方便！而且U盘体积小，不存在占用大量的现实空间，在网络空间里，对我们现实世界来说，就只是数据问题而已。

四、结语

总而言之，在信息化的背景下，应该把文书档案管理工作与计算机技术和网络技术联系起来，实现文书档案管理的信息化。一方面，可以很大程度上提高信息查询的速度，用户可以在家里就能查询到自己需要的信息，直接通过网络就可以完成所有的查阅过程，而且不需要亲自去档案部门。另一方面，如果某一个部门的人员想要查阅自己需要的档案信息时，不用像从前一样，等很长时间或者是排队借阅，只需要通过互联网就可以解决这一问题。除此之外，互联网+文书档案管理工作还可以提高文书档案管理的信息化水平，促进档案管理资料的开发与利用，进而提升文书档案管理的质量与效率，促进文书档案管理工作的可持续发展。

[1]李剑峰．新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的思考[J]．赤子(上中旬),2014(17):187．

[2]陈黎．信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J]．办公室业务,2013(1)．

[3]胡西春．文书档案管理工作在信息社会的改革与创新[J]．办公室业务,2013(10)．